文檔管理系統-如何避免企業重要文件泄漏丟失?

職場 發佈 2022-01-18T09:09:02+00:00

在日常的辦公場景中由於人為誤操作導致企業文件信息泄露今天帶大家一起看看如何通過潤普文檔管理系統保障企業文件的安全防止企業數據信息泄露打開百度APP看高清圖片一、文件分享安全防範有80%以上的文件信息泄露,是由於文件分享操作不當導致的,因此通過以下功能,可以有效規避在文件分享中的操

在日常的辦公場景中

由於人為誤操作

導致企業文件信息泄露

今天帶大家一起看看

如何通過潤普文檔管理系統

保障企業文件的安全

防止企業數據信息泄露

打開百度APP看高清圖片

一、文件分享安全防範

有80%以上的文件信息泄露,是由於文件分享操作不當導致的,因此通過以下功能,可以有效規避在文件分享中的操作漏洞;

【外鏈分享】為分享的文件加鎖

在日常辦公中,應對超大的文件傳輸,如果通過及時通訊軟體做文件傳輸,不僅傳輸慢,而且還容易造成一定的數據泄露風險;

通過【外鏈分享】功能,不僅可以便捷分享文件,還可以為分享的文件加上多層保護鎖。例如可以設置連結的提取密碼,對文件的訪問有效期、訪問次數進行限制,還可以限制訪問者的操作權限。

【文件水印】為PDF文件加水印

重要的文件已經設置為禁止分享,但仍然無法阻斷操作人員通過截圖方式把信息進行記錄和分享;

這時候可以通過,系統管理員可以在管理後台打開【文件水印】功能,該功能可對系統內PDF文件進行水印加密,如遇上有用戶通過截圖分享文件,截圖上也會帶上分享者信息,萬一發生信息外泄,也可以及時溯源。

二、文件訪問安全防範

文件共享存儲在雲端,人人都可以隨意查看、下載、分享,但這樣的無序訪問,使得數據得不到有效的安全性保障,潤普文檔管理系統提供以下一系列的訪問安全管控,以加強文件訪問的規範管理,提升文件訪問的安全性。

【權限管理】分配不同操作權限

在同一個部門內,並非所有文件都適合與所有成員共享,如有涉及敏感信息的文件,應該怎樣指定可操作的成員呢?

潤普文檔管理系統的文件夾支持精細化權限管理,提供12種操作權限(包括上傳、下載、複製、轉存、編輯等等),涵蓋用戶各種使用場景及操作。對於不同的用戶,可以分配不同的操作權限,以達到對文件的操作權限精細化管控,從而徹底杜絕員工有意或無意中進行的高風險操作。

【操作日誌】讓操作無所遁形

面對系統內成員每日頻繁操作,如果企業出現了信息安全的泄露事故,則需要做緊急的操作行為排查。


潤普文檔管理系統提供成員操作日誌,系統管理員可以定位到操作的時間段、操作的動作類型、操作的內容、操作的IP位址以及操作的客戶端,同時,也支持對操作人的姓名進行搜索定位。當企業文件出現信息泄露時,可以通過該功能做精準的安全隱患排查。

【成員鎖定】限制違規人員登錄

經過對【操作日誌】的排查,成員確實存在違規操作,需要對其登錄進行限制;


對於存在違規操作或已離職的成員,可以通過【成員鎖定】進行登錄訪問的限制,有效阻斷企業信息的外流。

潤普文檔管理系統旨在給用戶帶來更加專業、規範的文檔管理升級和流程優化體驗,全面助力企業實現安全、高效的協同辦公環境。截止到2020年底,潤普已為全國10000萬+企業提供數位化轉型服務。

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