有哪些是你一直努力堅持的好習慣?

職場 發佈 2022-02-17T08:42:11+00:00

熟悉我的人,知道我同時可以干很多事情。所以,經常會有人問我,有什麼好的習慣、高效的學習方法,可以提高效率?還真有,今天我就從下面兩個問題出發,聊聊我是如何提高工作效率的。1.管理好工作任務,為什麼對你很重要?

熟悉我的人,知道我同時可以干很多事情。所以,經常會有人問我,有什麼好的習慣、高效的學習方法,可以提高效率?

還真有,今天我就從下面兩個問題出發,聊聊我是如何提高工作效率的。

1.管理好工作任務,為什麼對你很重要?

做一件事情之前,最重要的是明白這件事情對你的意義有多大,這樣你才有動力和意願去付諸實踐。這部分我們會聊聊為什麼管理好工作任務,讓你可以超過同齡人。

2. 管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼?

這部分我會通過自己的真實例子來告訴你,如何用三個原則設計出每天的任務管理清單,從而讓你避免低水平勤奮。


一.管理好工作任務,為什麼對你很重要?

讓我們先聽幾個問題,看現代職場人會遇到哪些問題,你有沒有躺槍。

早上到了單位剛打開電腦,你看到的卻是亂糟糟的桌面文件。老闆這時候走過來說最近安排的幾個工作任務,乾的怎麼樣了,一會匯報一下。你心裡焦慮呀,因為還沒有完成。

幹了會工作,你覺得應該休息下,於是拿出手機看到朋友圈的小紅點,然後刷一刷,你覺得反正就一兩分鐘的事情,勞逸結合,無所謂了。
但是,刷完以後抬頭一看,發現時間居然已經過去了一大半,手頭的工作還有一大堆。

突然被亂七八糟的東西打亂了計劃,你覺得這都是別人傻逼,突然增加了自己的工作量。

做一件事的時候突然想起另一件重要的事,你覺得另一個事情的緊迫程度更高,得先做那個,反正都一樣。

你每天似乎都很忙,但是一天下來也不知道做了些什麼,甚至還有一堆事情沒有做完。

如何解決這些問題,提高你的工作效率呢?


出現這些問題的根本原因是,你不知道如何管理自己的工作任務。

那麼,問題就來了,為什麼管理好工作任務就可以避免這些問題呢?

這是因為管理好工作任務可以防止我們犯錯。人的錯誤可以分為下面圖片中的兩種。

1)第一種錯誤無知之錯

說的是因為你沒有掌握正確的知識,或沒有相關的知識而犯了錯。比如,你不知道蓋房子要考慮地震的可能性,把房子蓋錯位置或選錯材料了,這算是無知之錯。

或者你沒學過統計概率知識,拿全部身家去創業,最後創業失敗,連翻盤的資本也沒有了,這是因為不懂概率中的風險知識。

這種錯誤可以通過學習獲得某種知識來避免。

2)第二種錯誤是無能之錯

說的是你雖然掌握了正確的知識,但沒有正確的使用知識而犯下的錯。比方說,你是航空駕駛員知道起飛前的所有程序,但是你起飛前卻忘記解鎖方向舵(duo),結果導致飛機失事,這就是無能之錯。

這個無能之錯的悲劇,是真實發生過的。當年美國波音轟炸機 b17 在給美國軍方進行演示的時候,就是因為飛行員起飛的時候忘了解鎖方向舵,結果導致飛機墜毀,這次事故差點把波音公司搞破產。

不僅僅是像轟炸機事故這樣的事情,工作生活中我們會犯各種各樣的無能之錯。比如,開會記錯了時間。再比如,每天工作任務太多,沒有管理好任務,導致一天下來很多事情沒有做完等等。

無能之錯,原本是完全有能力避免的,但這種錯誤卻不斷地在發生。這是為什麼呢?

這是因為我們人類並不能把所有的事情都記住。比如,你剛接完一個客戶的電話,又一個電話打進來,這個電話剛打完,同事過來找你商量開會的事兒,結果你就很可能忘了頭一個電話答應客戶的承諾,導致客戶很不滿。

你看,不是你無法完成客戶的任務,而是要處理事太多而忘記了。這種情況很常見,人在高壓的情況下往往很容易忘掉一些事情。

那麼,問題就來了,如何避免無能之錯呢?

其實很簡單,用一個工具將多個任務管理起來就可以了(我日常用的是有道雲筆記,它手機上和電腦上都可以隨時隨地記錄想辦的事情)。

這時候你可能會說,這很平常啊,怎麼樣就能幫助我們去避免犯無能之錯呢?

下面圖片是用工具將多個任務管理起來起到的2個作用。

第一個作用是外包。

當我們用工具來管理多個任務時,就相當於把大腦需要記憶的工作,外包給工具來管理。

要知道,人在壓力的情況下,大腦的記憶能力其實是非常不靠譜的。有個說法叫「神奇數字七」,說的就是大腦最多能夠同時記住7件事,超過了以後就記不住了。也有腦科學家實驗論證,可能大腦只能同時記住4個記憶組塊。

不管怎麼樣,我們都知道,大腦在事情多又高度緊張的時候,就很容易犯錯。

而使用工具來管理任務,就相當於讓大腦把記憶的工作外包了出去,讓大腦集中注意力做判斷的工作,這樣就可以避免因為大腦記憶的局限而犯錯誤。


第二個作用是可以對管理的任務進行數據分析。

當我們把工作內容任務記錄到一個工具里,就可以對裡面的數據進行分析,從而發現潛在的風險。我曾經就對管理的一個事情進行了分析,為此每個月節省了1萬元。

現在我們明白了,使用工具管理好工作任務對我們的重要意義是,它可以讓我們避免無能之錯。


三、總結

我們聊了管理好工作任務,為什麼對你很重要。

因為用工具管理多個任務,讓我們可以避免無能之錯。使用工具管理多個任務,相當於把大腦需要記憶的工作,外包給工具來管理。同時,我們還可以使用工具來分析多個數據,從而發現潛在的風險。

下面我會繼續告訴你,管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼?

我會通過自己的真實例子來告訴你,如何用三個原則設計出每天的任務管理清單,從而讓你避免低水平勤奮。


二、管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼?

這部分我會通過自己的真實例子來告訴你,如何用三個原則設計出每天的任務管理清單,從而讓你可以避免低水平勤奮。

1.原則一

第一個原則是任務管理的清單設計要簡單可執行。


簡單原則在產品設計中我們會經常會看到,例如小米決定,把傳統電視的「72鍵」,縮減為11個鍵。大受歡迎。

同樣的,任務管理不用面面俱到,不要將各種注意事項、操作無巨細全部列出來,而是找到需要提醒我們的關鍵內容。

可執行是說任務管理清單具有可操作性。我見過有些人將任務密密麻麻的寫幾頁紙,看上去很高大上,最後都扔到馬桶旁邊了,這就是不可執行。

哪怕你有再多夢想,不可執行的最終都是炮灰。你想想看,如果讓你去背公司的人員管理條例,你肯定背不了,這就是不可執行。

下面圖片裡的表格是我之前在IBM工作期間的任務管理清單,用來記錄每天的工作任務。就是遵循了這條原則。


這個每天任務管理清單里只有4個關鍵欄位,足夠簡單。我們看下每一列里都有什麼。


1)第1列時間

這一列沒有將時間分成幾點到幾點那樣的時間段,因為實際工作中你不可能將時間分的太細。因為你可能在干一件事情的時候,領導突然又來了另一件事情。

所以,將時間劃分成小時來幹活是不現實的。為了保持簡單的原則,我把時間劃分為一天3個時間段,上午、下午、晚上。足夠簡單吧。

你或許注意到在時間這一列還有上午路上,下午路上的任務安排,這是我給自己碎片化時間系統學習安排的。我習慣在上班的路上,比如坐地鐵,坐公交的時間看電子書。

你可不要小看這碎片化時間,當別人刷微博,玩抖音的時間,你卻可以完成某本書的幾個章節。

從大學到現在工作,我一直保持這個習慣,很多書、還有我寫的書稿審閱都是在路上完成的。這樣平均每天比別人多學習2個小時,超過同齡人那就是命中注定了。

我這裡說的碎片化時間學習,可不是像現在很多人喜歡那樣路上隨便看幾篇朋友圈的文章,今天學這個,明天學那個。看起來很忙碌,但是學來的都是皮毛,哪個領域都不精通。

我一般都是有個長期目標,比如要成為某個領域的專家,就朝這個方向系統學習,碎片化時間只是這個系統學習的一種形式。

你也會看到,我每天晚上會給自己安排一個小時的跑步,為什麼要有這個習慣呢?

因為跑步的時候不僅能做自我反省,讓我解脫感的感覺,還會讓一個人長期堅持一件事情,培養耐心,從而治癒拖延症。


2)第2列

我們再來看每天任務管理清單的第2列要做的事情,這一列列出了當天要做的事情。


3)第3列

第3列截止時間表示每個任務要完成的截止日期。這可以時刻提醒我哪些任務要在截止日期前完成,可以有效的避免我拖延而導致任務沒有完成。

中國社科院的一項調查顯示,中國有80%的大學生和86%的職場人都患有拖延症。

50%的人不到最後一刻,絕不開始工作。13% 的人沒有人催,不能完成工作。

不得不承認,截止日期是非常偉大的發明,如果沒有截止日期也許很多公司都已經停止運轉了。


4)第4列

在這個每天任務管理清單里的第4列是狀態。我會在下班前檢查每個任務是否完成,然後記錄到這一列裡面。


我看到過有人將狀態這裡寫了很多值,比如未開始,正在做,還剩百分之幾。這其實是違背了原則一的簡單。

為了保持設計簡單可執行,第4列狀態中我只會填寫2個值,也就是完成任務或者未完成任務。

這樣保證足夠簡單,就會讓這個每日任務清單執行起來很容易,因為你不需要記住太多內容。

2.原則二

管理工作任務清單要遵循的第二個原則,在執行上要有明確的檢查點。什麼是檢查點呢?


比方,你開車的時候,突然儀錶盤上的電瓶燈亮了,這個時候你可能要停車,拿汽車手冊翻到電瓶儀表燈亮的那章,看看接下來該怎麼樣去處理。儀表燈亮就意味著是一個檢查點。

同樣的,要讓每天任務管理清單用起來,就要設置這樣的檢查點,告訴我們什麼時候使用任務管理清單。

前面設計好的每天任務管理清單,我設置了兩次檢查點。

第一次檢查點是在任務發生前,也就是早上的第一件事情,就是打開任務管理清單,看看今天要做什麼事情。這保證任務能順利進行。

第二次檢查點是在任務發生後,也就是下班離開前的最後一件事情,就是打開任務管理清單,檢查今天做了哪些事情,並在狀態這一列里標明哪些完成,哪些未完成。

要想任務管理清單持續有效,一方面要保證任務管理清單做得簡單可執行,另一方面就是設置這樣的檢查點。就要像儀錶盤上的報警器,通過這些明確的檢查點,來告訴我們什麼時候使用任務清單來避免風險。


3.原則三

管理工作任務必須遵循的第三個原則是,任務管理清單里的內容要不斷地更新。

任務管理清單要能使用,必須不斷地符合實際情況,不能現在用的內容還是當年的老黃曆。

在每天下班前,我都會計劃第二天要做的事情,並更新到這個每天任務管理清單里。對剛才的任務清單,我是這樣操作的:

第1步,刪除掉已經完成的任務 第2步,添加第二天要做哪些新的任務 第3步,對任務的優先級進行排序。


很多人喜歡在任務後面加上一列用於表示任務的級別,比如不重要,不緊急,緊急不重要等等。

這看上去寫的清楚,但是執行起來很難。因為你還要做任務的時候進一步去識別哪個任務要先完成。這違背了第一關原則:簡單可執行。

因為人肉眼的習慣是從上往下去看,所以我的做法是把任務按重要程度從上到下依次排列好,排在前面的就是要先完成的,這樣在任務清單里一看就明白先要做哪個了。

為什麼要對任務的優先級進行排序呢?不是哪個緊急做哪個嗎?

很多人沒有排列任務優先級的習慣,想起哪個就做哪個,一天下來看起來很忙,但是效率和成績卻很低。導致這種結果的原因就是沒有按優先級對任務進行排序。


劃重點:按優先級去完成任務的人,可以主動支配並優化自己的時間。只要優先級出現,這個人的行為就會遵循冪律分布的規律。

這是因為你為事情設定了優先級,對每一個問題響應的時間就會變得相當不均勻,有一些任務會在第一時間被執行,還有一些就會永遠往後推,甚至被無限期擱置起來。

想深入了解冪律分布是如何改變個人命運的,可以看我之前寫的這一篇文章《知道這知道這兩個商業模式的人,都實現了財務自由》


到這來你已經明白了任務排序的重要意義,那麼你可能會問了,猴子,我還是不太會安排任務的優先級,有什麼好的辦法嗎?

這張圖片裡是我每天如何安排任務的優先級的,這套方法也適合你去實踐。

如果把時間從不緊急到緊急畫成橫軸,,把事情從不重要到重要畫成縱軸。這樣就把整個空間劃分成四個象限了。這就是時間管理四象限方法。


我們分別來看下這4個象限。

第一象限是緊急而重要的事情,必須首先處理優先解決。例如重要的會議工作。

第二象限是事情在時間上不緊急,但是它對於我們有重要的影響。例如你學習某個新的技術,對於以後工作或者職業發展就是重要的。

我一般會把重要的任務放到上午去完成,因為上午大腦是最清醒的,而且是最高效的。比如編寫代碼,分析數據,寫書稿等,這些需要耗費腦細胞,必須單腦清醒才能高效完成。

第三象限包含的事情是那些緊急但不重要的事情,這些事情很緊急但並不重要。


我們要特別注意,這一象限的事情具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區,認為緊急的事情都顯得重要,實際上,像那些無所謂的電話、附和別人期望的事都並不重要。

例如領導要求你下班前給聯繫下某個客戶的系統是否開發完。這個事情看起來緊急,但是不重要。所以你可以放到下午去完成,因為下午人的大腦沒有上午有效率。有的人把這樣的事情放到上午去完成,而占用了自己重要的事情,是得不償失的。

所以,你看到雖然同樣一家公司的同事,由於工作任務優先級安排的不合適,過幾年再看,有的人還繼續幹著原來的工作,而有的人卻技術能力提升,實現職位晉升。

第四象限的事情大多是些瑣碎的雜事,沒有時間的緊迫性,沒有任何的重要性,比如工作裡面反鎖的不重要的事情,你都可以安排到下午。

我自認為比周圍的人工作效率更高,工作質量也更高,是因為我一直把重要,不緊急的事情放到上午,因為這個時候單腦是最清醒的,效率也是最高的。其他亂七八糟不重要的事情放到下午去完成。


4.總結

1)第1部分,我們聊了管理好工作任務,為什麼對你很重要。

因為用工具管理多個任務,讓我們可以避免無能之錯。使用工具管理多個任務,相當於把大腦需要記憶的工作,外包給工具來管理。同時,我們還可以使用工具來分析多個數據,從而發現潛在的風險。

2)第2部分,我用自己的親身實踐案例,每天的任務管理清單,我們聊了管理工作任務,必須遵循的三項原則管理工作任務必須遵循的三項原則。

如果你有認真學習這些內容,那麼恭喜你已經掌握了如何使用工具設計每天的任務管理清單,從而提高工作效率。

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關鍵字:

我跟溫昂的『運動』一直很不協調!!

2021-06-25T09:20:00.012685+00:00

不是我太乾澀,會痛!就是他說很沒有fu

 

我跟溫昂的『運動』一直很不協調!!

不是我太乾澀,會痛!就是他說很沒有fu

長期下來兩人關係變得很差⋯

我是一個很注重保養的女人,

但從沒想過要保養咩咩耶,

但不得不說生完小孩真的有差~

緊緻感啊、保濕潤感啊、都大不如前,

尤其是在結婚多年之後後,

會發現兩個人的時光正在逐年遞減,

甚至要靠其他輔助液才可以順利結束…

但自從吃了蜜嫩香,讓我超驚艷

居然可以變緊緻水潤,

最讓我開心的是整個人都變香香的!咩咩也是了!

而且夏天容易有悶感,現在也完全都不會有了~

各位女生真的要吃吃看拉

(現在老公還會定期幫我補貨XD)

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