一、檔案室環境
應認真做好「防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物」的檔案室「五防管理」。
1. 防火：檔案室一般應配備滅火器等防火設施。
2. 防盜：檔案室應設置門鎖，並由專人管理，檔案室門口應設置「未經允許 請勿入內」等限制進入標識。
3. 防潮：檔案室一般應安裝空調（應帶有除濕）等溫濕度控制設施，並定期監控檔案室的溫濕度情況。
4. 防塵：檔案室應及時打掃，設置必要的防塵設施。
5. 防有害生物：應定期檢查檔案存放情況，必要時，應放置除蟲的藥物等，防止檔案資料發生蟲蛀等損壞。
註：
1. 一般還應編制檔案室管理制度，並上牆公示。
2. 檔案室中還應放置文件借閱、複印記錄。
3. 檔案室中應有溫濕度監控記錄。
二、檔案資料擺放管理
檔案室內應設置檔案櫃或檔案架，按順序擺放各類檔案資料，可按照檔案資料的時間段（如年度、月度等）或者檔案類別（如人員、設備、檢測報告等），在檔案櫃或檔案架上應做好標識，以方便查找。
1. 人員檔案
人員檔案應一人一檔，可以採用檔案盒或檔案袋存放每個人員的檔案。人員檔案中一般應包括人員的相關資格、能力確認、授權、教育、培訓和監督的記錄，相關記錄應包含但不限於：
1）人員檔案目錄
2）員工個人簡歷
3）身份證複印件（也可不放）
4）學歷證明文件複印件（畢業證、學位證等）
5）駕駛證複印件（引車員檔案必須放，其他人員可不放）
6）職稱證明文件複印件（如職稱證書、技師證書或同等能力證明等）（技術負責人、授權簽字人檔案中必須放，其他人員可不放）
7）勞動合同
8）承諾書
9）人員培訓檔案（可附培訓記錄和考核記錄）
10）人員上崗資格確認表
11）任命、授權文件
12）上崗證、外部培訓取得的證書複印件
13）質量監督記錄
PS：為方便查找，可給每個人員的檔案按照人員一覽表的順序進行編號管理。
2. 設備檔案
設備檔案應一機一檔，多個同類的小設備（如多個濾光片）可放置在同一個檔案盒中。設備檔案資料較多，一般放置在檔案盒內，檔案盒外可標註設備的名稱、型號、編號等信息。設備檔案中一般應包含儀器設備合格證及隨機資料、設備的採購、驗收、安裝調試、使用、操作、計量、期間核查、維護、維修、降級和報廢等記錄。相關記錄應包含但不限於：
1）設備檔案目錄
2）合格證
3）設備使用說明書（二次儀表使用說明書）
4）設備驗收記錄
5）設備安裝調試記錄
6）檢定/校準證書
7）設備檢定/校準證書評價確認表
8）量值溯源圖
9）期間核查記錄
10）維護保養記錄
11）維修記錄（可放置空白表格）
12）降級和報廢記錄（可放置空白表格）
PS：為方便查找，可給每台設備的檔案按照設備一覽表的順序進行編號管理。
3. 體系文件及運行記錄
（1）管理體系文件
a）質量手冊（第一層次）
b）程序文件（第二層次）
c）管理體系的支持性管理文件（第三層次：指程序文件中涉及的有關規定、其他管理文件、作業指導書、操作規程等）
d）質量表格記錄（第四層次：管理類、技術類記錄表格）
體系文件應進行受控管理，正本應存放於檔案室內，受控管理。若有其他非受控版本，應做好非受控標識。
（2）體系運行記錄
可按照程序文件中各個程序建立對應的檔案盒，檔案盒上標識程序編號和程序名稱，按照程序文件的目錄順序進行擺放，相關記錄按照時間順序放入對應的檔案盒中。
PS：記錄與檔案盒的關係：可查看記錄左上方的受控號，如受控號為：XGZJC/QR04/10/02 ，該記錄就應放入第10個程序對應的檔案盒中。
4. 檢測報告
檢測報告可按年度、月度的順序，分類擺放，做好標識。
5. 其他文件
（1）公司文件：可建立「公司文件」檔案盒，將公司的任命、授權等文件放入該檔案盒中。
（2）公司管理制度：公司制度類文件可放入該檔案盒中，如用章管理制度等