高效使用待辦清單

raymond成長記 發佈 2022-12-04T14:52:38.853199+00:00

限制當前任務數為 7 個:這個建議僅涉及至少需要 15 分鐘才能完成的任務,那些少於 15 分鐘就可以完成的任務,建議放在「微任務」清單中。

待辦清單(to-do list)是一種用起來最簡單的任務管理方法,我們將需要完成的任務列下來,在之後的時間裡,每完成一個任務,就在待辦清單中勾掉一個。但一段時間過去後,我們可能發現自己的待辦清單中的待辦事項越來越多,很多事情也沒有按照我們預想的進展進行。似乎待辦清單用與不用並沒有太大區別,但事實是否真的如此?為什麼沒有完成的待辦越來越多?究竟如何正確的使用待辦清單?

事實上,當我們談到完成任務時,需要關注「我們是如何完成的」。清單將展示你在哪裡無意義地消磨了時間。你將知道哪些任務優先於其他任務,哪些任務值得你立即投入時間和精力。在這樣持續的訓練中,你可以專注於完成重要的工作,而不是將時間浪費在微不足道的活動上。

本文基於《高效清單工作法》 總結,將從沒有完成待辦清單的原因出發,告訴你如何高效的使用待辦清單,從而提升自己的效率。本文最後附了《高效清單工作法》的思維導圖,方便大家快速了解如何創建高效的待辦清單。最後,由於圖片壓縮太厲害,導致思維導圖無法看清,所以提供了pdf版的連結。

為什麼沒有完成待辦清單

理想情況下,你應該在每天結束時完成出現在清單中的所有項目。

誤解了待辦清單的目的

待辦清單的作用如下:

  • 待辦清單幫助你組織任務和項目,並突出最重要的內容
  • 一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作上,防止你轉向那些不太重要的項目
  • 待辦清單確保你完成了那些真正要做的事情

忽略了截止日期

沒有截止日期的待辦清單只能稱為願望清單。截止日期幫助我們根據完成任務和項目所需的時間來確定任務和項目優先級。

清單太長

一天的時間有限,所以應該根據實際的時間來設定待辦事項,否則就可能無法完成。

清單沒有分類

將任務不分優先級,不分完成時間長短,彼此毫無聯繫的任務放在一起,會導致嚴重的後果。

帶來的問題

面對一長串的可能選擇導致的「選擇困難」,這可能導致以下行動:

  • 不採取行動而陷入「癱瘓」狀態;
  • 選擇一些低性價比的活動;
  • 可能需要更長的時間才能完成任務;
  • 任務過多會導致壓力增加。

可選項太多會導致「決策疲勞」,這種狀態下將導致大腦無法做出正確的決策。

什麼是「決策疲勞」?

認知資源耗盡的時候,我們會變得不那麼理性、不那麼專注,也不太能控制自己的衝動,這時大腦更傾向於選擇能夠提供即時滿足的活動,而不是那些有價值的活動。

沒有為任務添加場景

大多數清單最大的問題之一就是缺乏任務的背景。

任務背景幫助我們明確以下幾點:

  • 哪些任務需要立即關注;
  • 任務需要多長時間完成;
  • 任務的重要性;
  • 該任務與哪個任務相關聯;
  • 該任務的截止時間。

任務定義過於寬泛

任務定義過於寬泛,導致任務缺乏明確的起點和終點,所以沒辦法衡量任務是否成功。

任務具體和細化給我們帶來以下好處:

  • 鼓勵你去行動
  • 容易知道項目何時達成

10 種常用的待辦清單法

「事無巨細」清單

將你能想到的每個任務都寫到清單中。 這種清單存在以下問題:

  • 清單會不斷增長,幾乎不會有清空的那一天;
  • 面臨太多選擇,會削弱你的決策能力;
  • 清單變數太多,沒有分類。

「任務+開始日期+結束日期」清單

這種清單形式簡單,引入開始日期、截止日期。引入開始日期帶來以下優勢:

  • 迫使你專注於少量待辦
  • 提示你儘早處理待辦

待辦事項清單「兩人組」:主任務清單+每日任務清單

這種清單的特點是引入兩份清單:主任務清單和每日任務清單。其中主任務清單用於滾動存儲你能想到的每項任務,記錄每個項目。主任務清單無需考慮優先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關聯的項目。每日任務清單用於記錄每天的工作,僅用於規劃一天要完成的任務。

這兩份清單的具體用法:每天晚上查看主任務清單,尋找在不久後要到期的任務或需要完成的任務,以便推進其他任務,然後從主任務清單中選擇幾個任務轉移到第二天的每日清單,並估算是否有足夠的時間來完成待辦。

「3+2」 法

「3+2」法要求每天從待辦中選出三項大任務+兩項小任務。其中大任務需要一兩個小時才能完成,而小任務一般需要 30 分鐘或更短的時間完成。

「3+2」法的優勢如下:

  • 限制了每日清單的個數:5個;
  • 可以和番茄工作法一起使用;
  • 減少不必要的任務切換。

但該方法也存在缺陷:

  • 沒有提到為每個待辦事項提供具體說明;
  • 沒有說明這五個任務的選擇標準;
  • 缺乏靈活性。

「1-3-5」法

「1-3-5」 法可以看作是 「3+2」 法的擴展,它將三項大任務+兩項小任務擴展為一項大任務+3項中型任務+五項任務,每日任務數擴展到 9 個。

該方法的優勢如下:

  • 有中型任務選擇,提供更大的靈活性;
  • 和「3+2」法一樣,都鼓勵你專注於高價值任務;
  • 限制每日任務數,防止任務無法完成。

但該方法也存在以下缺點:

  • 沒有提到為待辦事項提供更詳細的背景信息;
  • 沒有提到從中選擇9項日常任務的主清單;
  • 這種方法不允許使用批處理任務清單。

基於項目的清單法

基於項目其實就是將待辦清單按照項目之間的關聯性進行分類,每個項目對應一份清單。雖然這樣讓我們更能直觀的了解正在的項目,但是也存在如下問題:

  • 多份清單,效率較低;
  • 太多任務選項帶來的任務切換導致效率低。

3-MIT 法

MIT:Most Important Task

顧名思義,3-MIT 法就是確定三項重要任務,並專注於完成這些任務。原則上只有這三項任務完成後,才能切換到其他任務。但該方法並沒有要求完成這三個 MIT 所需的時間,所以可能會提前完成。

「便利貼」法

「便利貼」法應該是比較常見的,具體做法是拿一塊兒軟木板和一堆便利貼,將木板從左到右分為三欄:待辦、進行中、已完成。很多 APP 都提供了類似的功能,例如 Trello、LeanKit、Kanbanflow、KanbanNote。

該方法可以很直觀的看到項目和任務,同時很容易跟蹤任務的進度:待辦、進行中、已完成。任務之間可以很容易的做關聯,任務優先級可以通過使用不同顏色的便利貼來標記。

「四象限」法

「四象限」法是將坐標系分為四個象限:

  • 第一象限(重要緊急):需要立即處理的任務
  • 第二象限(重要不緊急):應該在不久的將來完成的任務
  • 第三象限(緊急不重要):可以委派給他人的任務
  • 第四象限(不緊急不重要):可以放棄的任務 然後將任務按照不同的級別放在不同的坐標系中。

使用「四象限」法可以非常便捷的看到各項任務的重要性,鼓勵我們專注於與自己目標一致的任務。我們應該重點關注第一和第二象限中(即重要且緊急和重要但不緊急)的任務,因為這些任務與我們的目標密切相關,而在第四象限(不重要且不緊急)的任務則可以放棄,因為它們對我們的影響微乎其微。

但「四象限」法也存在一些缺點。首先它不要求提供任務的具體細節,其次它沒有提到每項任務的完成時間,最後,它沒有反映項目之間的關聯關係。

GTD 法

GTD 法要求我們:

  • 記錄想法:將出現在腦海中的想法都放進主清單,變成可操作的項目;
  • 將待辦按場景分類:寫進主清單時,要花時間將這些待辦根據它們具體的場景組織,分類,所以我們會創建多份清單將項目放在它們所屬的位置;
  • 每周回顧:每周回顧一次待辦,保證我們處理的是那些重要的任務。

但 GTD 也存在如下缺點:

  • 它更專注於處理你頭腦中的想法,而不是真正意義上的完成它們;
  • 沒有注意到大腦中的項目是怎樣和真正需要完成的目標發生關聯的;
  • 太過靈活對戰勝懶惰不利;
  • 使用 GTD 時很容易被「反噬」:並非頭腦中的所有東西都值得在清單上占一席之地。大部分其實和你的目標無關。

創建完美的待辦清單

那麼我們如何創建一個完美的待辦清單呢?

  1. 從任務中分離出當前任務:使用「當前任務」清單決定如何分配每天的時間和精力,使用「未來任務」清單來跟進需要你關注的所有項目,在一天結束時,它可以用來參考創建第二天的清單。
  2. 根據期望的結果確定任務:完成每日清單最簡單的方法就是為清單上的每個項目指定「原因」,說明為什麼要完成它,然後在任務旁邊寫下來。當任務與特定的結果聯繫起來後,會讓我們感覺到有必要完成這項任務。
  3. 將項目拆分成單個任務:將項目拆分成更小的可行的任務,這有助於你根據優先級和價值將有限的時間和精力集中在特定任務上。
  4. 設定每個任務的截止日期:設定截止日期是必要的,我們可以根據截止日期來劃分優先級,完成那些重要事情。
  5. 限制當前任務數為 7 個:這個建議僅涉及至少需要 15 分鐘才能完成的任務,那些少於 15 分鐘就可以完成的任務,建議放在「微任務」清單中。
  6. 按項目、類型和地點三個方面對任務進行分類
  7. 定時更新任務清單,刪除那些不必要的任務:刪除不再需要或重複的任務,能幫助我們輕鬆找到重要的任務,從而大大提高工作效率。一般的「待刪除」備選項有願望、含義不明確的任務、瑣碎的任務以及承諾和決心。
  8. 估算完成每個任務所需的時間:我們可以按照每個任務所需的時間為每日清單選擇對應的任務,規劃每日時間。在估算時間時一定要抵制「能力高估」,即對自己的工作能力估計的過於樂觀,低估了該任務所需要的時間。
  9. 使用主動動詞引導每項任務: 把動詞放在待辦任務的前面更可能完成任務,例如「開始XXX」、「完成XXX」等。
  10. 注意哪些任務會受到他人影響:每條待辦旁邊寫一個簡短的筆記,說明需要的信息類型、格式,以及期望對方交付的日期。

《高效清單工作法》思維導圖:https://www.aliyundrive.com/s/GB4LipM62TL

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2021-11-08T07:17:46.806847+00:00

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