遠程辦公時如何保持高效率的溝通?

甜薪工場 發佈 2024-04-03T10:49:05.196866+00:00

疫情期間讓很多公司都開啟了遠程辦公模式,疫情後不少企業為了保持遠程的降本增效仍然選擇了延續遠程辦公模式;對於一些還沒有或者剛剛推行遠程辦公模式的企業或許會疑惑,遠程辦公真的靠譜嗎?其中的溝通問題又該如何解決呢?

疫情期間讓很多公司都開啟了遠程辦公模式,疫情後不少企業為了保持遠程的降本增效仍然選擇了延續遠程辦公模式;

對於一些還沒有或者剛剛推行遠程辦公模式的企業或許會疑惑,遠程辦公真的靠譜嗎?其中的溝通問題又該如何解決呢?

其實隨著各種網絡以及工具的成熟化,遠程辦公的溝通早已經不是問題了;

想要解決遠程辦公時的溝通問題,咱們首先需要知道問什麼會出現這類溝通問題,小編整理發現,基本上對於遠程辦公存疑的公司都面臨以下3大溝通問題:

1、沒有及時反饋也沒有形成閉環

遠程辦公想要溝通並不難,打開一個聊天的微信對話框或者隨手撥打一個電話,這可能就開啟了一個溝通。但是這種溝通最要命的是沒有閉環,也沒有及時反饋,這就會造成信息的斷層。

但是由於遠程辦公和線下溝通的傳達路徑不同,線下溝通時我們通過聊兩句就能解決,而線上溝通即使很小的事情,你都要把它變成文字等可視的信息。

而有時候對方的回覆可能沒有那麼快,工作就無法推進,辦公效率也會大大降低。

2、溝通過於頻繁

很多人都會抱怨在工作的時候經常會被臨時性的溝通,或者預約性的溝通給打碎、打散,沒有整塊的時間留給工作。

通訊軟體在如今的生活中可以幫我們隨時隨手隨地拉起一個會議,或者聊一個微信對話框進行討論來解決。

但是過於頻繁的溝通,可能會削弱我們的獨立思考能力,也從另一個方面折射出團隊內部沒有獨立思考文化。

實際上,如果能做到獨立思考,你就會發現很多問題有了答案,或者討論的時候,你的條理也會變得清晰,而且迅速地知道了溝通的目的,這樣就會提高整個溝通的效率。

3、溝通節奏的把控特別難

不在一起辦公,無法及時了解彼此的工作進度和工作狀態,不知道什麼節點上,用什麼節奏和團隊溝通,常常有一種身在孤島的感覺。

那麼,如何解決這些問題呢?

1、學會異步溝通

公司確定遠程辦公之前需要整理一些溝通的方法和制度。

比如什麼樣的場景適合什麼樣的溝通方式:什麼樣的工作溝通適合電話會議、什麼情景又適合及時討論.....

除此之外,公司還要傳授員工異步溝通的方法,即通過視頻回饋(提前準備好工作具體細節和要求)的方式進行溝通,充分利用好時間差,協調工作。

2、提前預約時間+合理透明的排期

遠程辦公最理想的狀態的是真正實現任務驅動,根據工作優先級和和完成期限推進工作,但在遠程辦公初期大部分團隊無法駕馭,所以不可避免出現依舊每日8小時的工作,只實現地點靈活。

如果有重要事情,肯定要提前預約大家的時間。

如果是突發事件,聯繫對方聯繫不上時,譬如通過信息、電話都聯繫不上,要麼換一個可能解決這個問題的其他人,要麼自己嘗試先幫這位小夥伴過渡性地解決。

事後跟之前失聯的小夥伴好好溝通。譬如上班時間,最好能保持聯繫方式的暢通。

建議每一位準備或正在遠程辦公的員工,可以給到工作夥伴一個合理透明的預期:

比如我這一個小時需要做瑜伽,我提前告知需要我溝通配合的同事,這樣工作夥伴就知道我什麼時候有時間,什麼時候沒有時間,根據我提供的公開透明的時間表來和我溝通工作,這樣既不影響工作的協同推進,也可以在一定程度上保證個人時間的靈活性。

3、發展更適合遠程辦公的企業管理思維,制定明確的工作目標

在遠程辦公的管理方式不同於線下辦公,最重要的一點是由傳統的監管思維向讓員工自我驅動的管理思維的轉變。

管理者需要相信員工在家中也能完成和在辦公室一樣,甚至更好的工作。

為了支撐這種信任,相對應的績效方式應以付出時間為主轉向以結果導向為主。在此基礎之上,管理層實行清晰可執行的目標管理、強調溝通效率的流程管理是幫助遠程辦公健康發展的必修課。

以任務和成果導向來驅動團隊,讓每個人手裡面都有清晰的任務,也有具體的目標。

一旦人忙起來,員工手裡有具體的事情可做,就會感覺前方的路很清晰,眼前的大霧漸漸散開,孤獨的感覺就會煙消雲散。

有了工作確定的目標後,員工就好像把吸鐵石抓在手裡,就知道在什麼節點上,他應該和哪些人溝通,溝通什麼樣的問題,達成什麼樣的成果,那些小的顆粒、溝通環節就會被吸附在吸鐵石上。

4、招聘更適應遠程辦公的人才

當然,需要注意的是,並不是每名員工都接受並適合以上的溝通方式。

對於企業來說,遠程工作不只是簡單換個地方工作,更要求人才擁有符合這種工作方式的綜合能力。在篩選遠程辦公人才方面,也要更加重視候選人的自我管理和自驅能力,以及溝通能力。

所以,企業如果想要更好地評估員工的遠程工作技能,可以考慮進行一段時間的「遠程試用」。

對於企業來說,找到合適的遠程辦公人才,就成為重中之重。

甜薪工場這樣的平台,裡面匯聚了20w+的新媒體行業、短視頻營銷等各方面優質遠程專業人才,可以為企業提供長期、穩定的服務,是一個非常不錯的選擇。

最重要的是,企業不用支付任何平台費用,就可以在甜薪工場找到心儀的遠程辦公人員。

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