編譯／眾壘編輯團隊
當我們在談論「精益化」時，我們並不是在談論「便宜」、「簡單」。精益化是一種方法論，源於製造業的生產系統，其核心是將無效環節與高價值環節分離，以實現對生產環節的衡量和改進，最大化為客戶提供價值。
我們正處於一個變革的時代，法律服務行業是否會像其他行業一樣受到衝擊還有待觀察，但行業的一些變化已經初見端倪，規則的邊界不斷受到挑戰，技術不斷的疊代，模式也在不斷的創新。律所也到了對經營方式進行瘦身的時候了，「精益化」可以以一種可預測的方式幫助律所增加創收。
一
律所「精益化」運營的現實意義
企業運作的基本邏輯是一致的，都是製造和銷售解決問題的產品或服務，以甜甜圈為例，顧客缺少甜甜圈，所以他們願意付錢給甜甜圈店來提供解決方案，包括生產系統、質量控制、包裝等等。甜甜圈通過一條迷你的生產線，從原料變成圓形的麵團卷，然後油炸，再加上美味的調料，最後放進一個盒子裡。
律所就像甜甜圈店一樣，為客戶解決問題以獲得報酬，律所也有一條生產線，在解決客戶問題的基礎上，提高生產效率，實現利潤的最大化，才能收穫成功。
（一）律所生產系統的可視化
甜甜圈是有形的食品，而法律服務不是，因此，將律所生產系統可視化是困難的，而看板可以在這方面提供幫助。
看板是分析生產系統的最佳方法之一，它可以被視作一條通道，從左到右模擬一個案件可能處於的階段。在這個簡單的模擬形式中，你可以清楚的看到正在進行的環節是什麼，將要跟蹤的下一步是什麼以及已經完成了什麼。律所需要更為完善和複雜的通道設定，可能需要從客戶的第一次接觸開始，直到完成收款才能結束。將這樣的生產系統思維應用到律所，律師可以測量出案件每個階段需要花費的時間，以及這些階段在整個系統中花費的時間。
（二）系統思維與關鍵績效指標
系統思維依賴於關鍵績效指標，精益運營需要跟蹤一個重要的關鍵績效指標——時間周期，時間周期是一個案件從開始到結束所花費的時間，「結束」的意思是收到了錢，案件結了。
對於固定費用和偶發帳單，最終目標是儘可能的減少時間周期，較低的時間周期可以增加律師在特定時間內完成的案件數量，這意味著更多的收入。在法律服務行業，並非所有的事情都在律師的掌控之中，但當事情發生時，律師需要儘可能的高效完成。
如果小時制的律所可以向統一收費模式過渡，他們有機會賺更多的錢，原因在於律師不再受時間的激勵，減少他們的時間周期，從而增加每年可以完成的案件。在案件平均價格不變的前提下，完成更多的工作，必然意味著更多的收入。
二
最弱環節決定整體速度
想像一下，你正帶領一支由12名偵察兵組成的隊伍進行一次荒野之旅。你的責任是確保孩子們在徒步旅行中從A走到B時，沒有任何意外發生，你很快就會發現，最快的孩子多快並不重要，因為整體速度是由隊伍中最慢的偵查員決定的。
《目標》一書中的這個故事告訴我們整體速度與系統中最慢的環節一致。
假設一個生產系統由四個環節組成，環節1每天生產60個組件，環節2每天生產70個組件，環節3每天只能完成40個組件，環節4每天可以處理60個組件，那麼整個系統每天最多只可以生產40個商品。
從這個例子不難看出，即使有一些環節表現優秀，但整個系統仍舊只能完成40件商品，環節3就是整個系統的瓶頸，限制了整體的輸出能力。
律所瓶頸可能存在於系統的每一個環節，如果律所能夠發現自己系統內的瓶頸，那麼律師可以減少時間周期，從而提高接案量和收入。
常見的瓶頸發生在營銷環節。律所往往熱衷於推銷自己，但在線索的跟進上卻表現不足。Rocket Matter嘗試了一種在線營銷服務，為律師事務所建立網站，並為它們帶來流量。然而接受服務的律所最後卻獲得了完全不同的結果。一家律所構建了完善的銷售系統在200條線索中實現了30%的轉化，而另一家律所因為線索沒有被跟進而浪費了機會。
另一個比較常見的瓶頸發生在律師以為案件已經結束的時候，對於律所的生產系統來說，案件的解決並不意味著已經跨過終點線，真正收回所有款項才是，但律師可能會專注於法律上的勝利而忽略了及時回款的重要性。
瓶頸可能發生在法律程序的任何階段，律師在各方交接工作的時間越長，拖延的機會就越大。在你的腦海中想像一下，哪些人的收件箱總是爆滿的狀態，只要團隊有一個人反應慢，那麼整個系統就會慢下來。
識別瓶頸的最佳方法是通過「看板」。在下面的例子中，我們可以看到有6個紙牌在存檔環節，只有1個紙牌在等待環節。
那麼，問題出在哪裡不言而喻，接下來就需要看看這個環節到底發生了什麼，這些業務為什麼被耽誤，誰是參與者，怎樣才能解除這種僵局。
律師可能會發現消除瓶頸的過程有點像打地鼠，消除了一個，另一個可能會浮出水面。這也意味著每清除掉一個瓶頸，都會帶來整體效率的提升和時間周期的縮短，也就代表著獲得創收的機會在增加。
三
任何削弱價值的環節都是浪費
律所可以通過提高吞吐率來增加收入，通過減少循環時間來提高吞吐率，通過消除「浪費」來減少循環時間。在律所的生產系統中，浪費被定義為任何不能直接或間接增加客戶體驗價值的事情。
例如，立刻回復客戶的一個建議是有直接價值的，但某些勞動密集型環節帶來的計費工時則不是，因為自動化可以更短的時間解決問題。
在精益化的方法論中，我們使用「muda」這個詞，這個詞來自日語，意思是浪費。Taiichi Ohno 是豐田生產系統的創始人，他列舉了導致生產放緩的7個環節：運輸、移動、庫存、等待、生產過剩、過度加工和殘次品。如果你想讓律所像工廠一樣高效運作，讓我們探討一下這些環節是如何影響律所的案件流程以及該如何解決這些問題。
（一）運輸和移動
在製造業，運輸或移動中的浪費是指產品和工人在不需要的時候被移動。對於律所來說，這意味著律師在一個案件的初始階段要更多的藉助數位化。能否通過電話或郵件與客戶進行溝通，這樣可以避免出差。能否使用協作工具徵詢同事的意見或更新案件進度，那麼就不用花費太多的時間在會議上。能否實現無紙化辦公，這樣律師就不用將紙質文件從架子上拿下來再放回去。
Dave Maxfield將整個律所搬遷到了一個聯合辦公的空間，不僅減少了辦公室的開銷，還鼓勵律師採用更多的虛擬解決方案，以便在不浪費時間的情況下與團隊溝通。
（二）庫存和等待
製造業的存貨浪費是存儲並不真正需要的有形產品或材料。對於律所來說，不要輕易地放棄一個沒有完成的案件，律所最大的財務損失就是沒有把一個案件推過終點線，在已經完成的工作中或者即將完成的工作中，有可能會帶來可觀的收入。
此外，太多未結案件的積聚也不是一個好的現象，這不僅意味著律師不能把所有的注意力放在下一個案件上。在一個案件上花費太長的時間也可能意味著客戶可能會有所不滿，所以讓案件有序地推進是非常重要的。
（三）生產過程
正如《The Lean Law Firm》中所寫的那樣，「在追求精益的運營方式中，浪費是不能容忍的，在任何情況下都必須消除，這是技術真正發揮作用的地方」。律所能做的最有價值的事之一就是查看服務流程，尋找可以實現自動化的環節。
例如：
1、為新的案件設定期限和流程通常是一項勞動密集型且容易出錯的任務，相反使用具有模版的軟體則可以立即實現截止日期和流程的設定。
2、大多數律所的帳單流程包括：列印帳單、摺疊帳單、蓋章、郵寄等等，而電子帳單可以立刻發送給客戶。
3、在尋找文檔的時候，複製、查找和替換來創建新的文檔，不如使用文檔彙編，它可以在律師需要的時候立刻創建一個新的文檔。
（四）殘次品
律師是嚴謹的服務者，如果律所的服務出現「殘次品」這意味著律師可能會失去客戶，輸掉官司甚至被吊銷律師資格，在法律服務行業，「殘次品」是非常嚴重的問題。即使「殘次品」沒有引起災難性的後果，律師也必須花費時間和精力去修補這些問題。
為了避免產生「殘次品」，律師有時候傾向於成為完美主義者，這並不是一件壞事，但完美在某些時候可能會成為效率的敵人，並可能產生一些原本不需要做的工作。有時候，足夠好就是足夠好，如果律師追求的是完美，那麼律師可能是在浪費時間和金錢，而回報卻在遞減，這就是過度加工。
四
結語
隨著律所規模與業務複雜程度的不斷提升，律所在高效分工協作，精簡服務流程上也一直在努力探索，在某些領域，律所已經摸索出完善且高效的服務流程，並藉此在領域內實現領先。雖然，我們知道法律服務是無形的，要求律師像「機械」一樣嚴守服務流程是過於苛刻的，但將某些環節交給自動化，將不必要的環節砍掉，最大化服務效能是有機會實現。
在激烈的市場競爭中，一點細微的進步都有可能在某些領域實現突破，而這也是律所服務流程精益化的價值所在。