簡單的來說，外包過程就是一個合同協議簽訂及履行的過程。
當企業（外包方）需要把人力資源職能外包的時候，需根據外包內容制定一個項目需求的說明書。人力資源服務公司（承接方）如想承接此項目，需針對企業（外包商）提供的的項目需求說明，編制項目計劃書。外包雙方針對項目計劃書達成一致後，簽訂並履行正式協議或合同，如發生意外情況，雙方可根據協議或合同的約定終止合同。
成本壓力：人力資源外包是企業降低人工成本最好的方法方式之一。一般情況下企業聘請一些有能力的專業人才付出的成本很高（例如：人力資源、財務、律師等），但聘請普通人員又很難把工作做好，這時企業可以採用外包的方式，不僅讓專業的人才為企業提供服務，而且企業付出的費用也相對較低。
對專家服務的需求：對專家服務的需求是人力資源外包存在的重要原因。
人力資源職能部門再造：人力資源職能部門再造也是人力資源外包的主要原因。隨著大環境及市場環境的變化，人力資源在企業中的職能正在轉變，如人力資源部仍完成一些事務性工作，就會阻礙人力資源部的轉型。
從上表我們可以看出，那些外包原因是企業實施企業外包的主要因素。調查發現：
1.因外包能夠改進成本效益、利用技術進步/專門知識或降低企業一般管理費用的原因，進行人力資源外包的占到80%以上。
2.因外包能夠降低管理成本、改進客戶服務的原因，進行人力資源外包的占到70%以上。
3.因外包能夠調整人力資源職能方向，聚焦於戰略/規劃、使企業得以聚焦於核心業務及職員不夠的原因，進行人力資源外包的占到60%以上。
4.企業因外包能縮短對參與者要求的響應時間、控制法律風險/改進遵守法規的情況、提高參與者的滿意度及提高適應特殊需要的靈活度的原因，進行人力資源外包的占到50%以上。
5.企業因外包能提供周密的服務、提高準確性及使管理成本更可明確的原因，進行人力資源外包的占到40%以上。
6.企業因外包能執行全面質量管理的原因，進行人力資源外包的占到17%。
現在很多企業在實際操作過程中，願意採取短期外包而非長期外包。企業總認為長期依賴於人力資源外包可能會使企業的相關的能力減弱。邱野老師告訴大家，其實這是一種錯誤的概念。邱野老師說尤其是中小企業正處在成長期的過程當中，需要考慮企業的人力資源成本及從業人員的素質水平。所以，使用長期的人力資源外包對企業的成長和發展是非常有幫助的。
員工績效評價從整體來講不適合人力資源外包。但企業在績效管理的過程當中就會發現企業的中高層管理者的績效管理很難進行。因為他們的考核人都是企業總監或總經理等，即使發現他們有問題，也很難對他們進行直接的考核和評價。所以現在很多優秀的中小企業，將中高層（尤其是高層）管理者的月季績效考核進行人力資源管理外包，委託專業機構進行評價。