今年受武漢肺炎疫情影響，各省已經出台延遲復工的消息。
不少小夥伴都需要發延遲復工通知的郵件。
你是不是還在通過郵件單個單個地給同事發送通知呢？
你是不是還在用複製、粘貼的方法製作通知書呢？
對於這些重複性的工作，為什麼不使用輕鬆、快速的方法來批量完成呢？
今天就給大家分享一個批量生成文檔的功能，那就是Word的郵件合併功能。當我們在製作文檔主體內容相同，只是具體數據有變化的文檔時，就可以靈活運用郵件合併功能，快速批量生成各種文檔，不僅可以以郵件的形式批量發送，還可以批量列印，非常快速和方便。
我們這裡以「面試通知書」為例，大家可以參照著根據自身情況製作批量文件。
創建數據源
在郵件合併前，需要預先設定或指定收件人信息，若是沒有現成的收件人列表信息，就需要用戶手動進行創建。如在「面試通知書」文檔中輸入收件人列表並將其保存為「面試人員信息」的列表文件，具體操作步驟如下。
Step 01 打開【新建地址列表】對話框。打開「面試通知書 .docx」文檔，選擇【郵件】選項卡，單擊【選擇收件人】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【鍵入新列表】命令，如下圖所示。
Step 02 單擊【自定義列】按鈕。在打開的【新建地址列表】對話框中單擊【自定義列】按鈕，如下圖所示。
Step 03 重命名欄位。打開【自定義地址列表】對話框，選擇【稱呼】欄位，單擊【重命名】按鈕，輸入名稱為「職務」，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
Step 04 上移欄位。返回【自定義地址列表】對話框，選擇【名字】欄位，單擊【上移】按鈕，如下圖所示。
Step 05 刪除欄位。A選擇要刪除的欄位，如這裡選擇【姓氏】欄位，單擊【刪除】按鈕，在彈出的提示框中單擊【是】按鈕，如下圖所示。
Step 06 刪除其他欄位。以同樣的方法刪除其他欄位，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
Step 07 確定新建地址列表。返回【新建地址列表】對話框，輸入收信人信息（按【Table】鍵快速新建新條目），單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
Step 08 保存通訊錄。打開【保存通訊錄】對話框，選擇保存位置，在【文件名】文本框中輸入保存名，單擊【保存】按鈕，如下圖所示。
關聯數據源
在郵件合併中，用戶可直接調用事先已準備的聯繫人列表，從而真正實現郵件批量合併的目的。
下面將已準備的收件人信息（包含在「.txt」文件中）導入面試通知書中作為合併數據，具體操作步驟如下。
Step 01 選擇現有列表進行郵件合併。在「面試通知書.docx」文檔中，單擊【開始郵件合併】組中的【選擇收件人】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【使用現有列表】命令，如下圖所示。
Step 02 選取數據源。打開【選取數據源】對話框，選擇聯繫人列表文件保存的位置，選擇保存有聯繫人列表數據的文件，這裡選擇【收件人信息】選項，單擊【打開】按鈕，如下圖所示。
技術看板
作為郵件合併的外部數據，有3種文件類型：TXT文件、Excel文件和Access文件。用戶手動創建的收件人信息在保存時系統會自動將其保存為Access文件。
Step 03 確定文件信息。打開【文件轉換-收件人信息】對話框，直接單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
插入合併域
數據導入文檔中只是將相應的數據信息準備到位，仍然需要用戶手動將對應欄位數據插入對應位置，也就是插入合併域，具體操作步驟如下。
Step 01 插入姓名域。在「面試通知書 .docx」文檔中，將文本插入點定位在需要插入姓名的位置，在【編寫和插入域】組中單擊【插入合併域】按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的
下拉列表中選擇【姓名】選項，如下圖所示。
Step 02 插入應聘崗位域。將文本插入點定位在需要插入應聘崗位的位置，在【編寫和插入域】組中單擊【插入合併域】按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【應聘崗位】選項，如下圖所示。
Step 03 編輯單個文檔。插入合併域後，就可以生成合併文檔了。在【完成】組中單擊【完成併合並】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【編輯單個文檔】選項，如下圖所示。
Step 04 合併全部記錄。打開【合併到新文檔】對話框，選中【全部】單選按鈕，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
Step 05 查看文檔合併效果。Word 將新建一個文檔顯示合併記錄，這些合併記錄分別獨自占用一頁，如下圖所示為第 1 頁的合併記錄，顯示了其中一位應聘者的面試通知書。