有的人認為文字只是平淡無奇的方塊，PPT高手卻認為文字是可塑性極高的璞玉。只要將一個個的方塊字打磨雕琢，再少的文字也能表達無盡的話語，再多的文字也不會顯得擁擠累贅。

PPT不是Word，不要將幻燈片當成Word頁面放上大段的文字，這是製作PPT的大忌。

永遠記住這麼一個理念：放在PPT中的文字是精華，如果將所有內容都放在頁面中，還需要演講者做什麼。

如果放到幻燈片頁面中的內容太多，如何刪減才能保證不會「誤傷」重要信息，才能給觀眾留下深刻的印象？文字的刪減要從目的出發，將文字的提取當成廣告文案細細推敲，提取出內容的關鍵信息，留下最能說明主題的文字。

文字太多，如何刪

❶ 發布會

如果製作PPT是為了在發布會上播放演講，那麼演講者想說的話一定要保留，不能完全輸入PPT中。否則觀眾在看到了頁面文字內容後，就會失去對演講的興趣。總體來說，發布會上播放的PPT信息要精簡，能給觀眾留下懸念。文字內容可以是演講者演講內容的關鍵詞提煉，也可以是問句，不斷地引起觀眾的興趣。

例如，一個關於人工智慧產品發布會的PPT，當演講者講到人工智慧的概念時，可以提取的關鍵詞就是「人工智慧」，但是僅在頁面中放上「人工智慧」4 個字又顯得平淡無奇。這場發布會的目的在於引起觀眾對人工智慧產品的興趣，那麼將信息內容與觀眾聯繫起來，同時又製造懸念，可以將文字修改為「人工智慧如何改變你的生活？」，其思考過程如下圖所示。

根據以上思考，這頁PPT的文字精簡後，效果如下圖所示，此時演講者就可以開始口述人工智慧的概念了。

❷ 教學課件

教學課件的目的是傳播教學信息，因此需要將知識點條理清晰、內容齊全地列在PPT中，此時文字就等於知識點的大綱框架，提醒觀眾當前在講的知識點是什麼，幫助觀眾梳理邏輯。

課件類PPT中，知識點數量較多，但是謹遵一個原則：一頁PPT只講一個知識點，不要貪多。基於此，頁面中所有的文字都應該圍繞一個核心。

例如，一份講解著裝禮儀的PPT，當講到領帶打法時，如果講解的目的是要詳細介紹常用的領帶打法，可以一個頁面放一種打法的文字信息。文字信息只需要說明打法的名稱和簡要介紹。至於具體的操作方式、典故、知識延伸，應該由授課老師口述講解，如下圖所示。

❸ 宣傳推廣

宣傳推廣的PPT，目的在於讓觀眾對產品產生興趣，需要用產品亮點、真實數據、觀眾痛點來直擊觀眾內心。精簡這類PPT的文字，可以圍繞的問題核心是「觀眾最想知道什麼」「產品能給觀眾帶來什麼」等。

如下圖所示，是一段馬術俱樂部的招生信息，在這段信息中，該俱樂部有多少個班是觀眾不太關心的信息，這類信息應該刪除。事實上，在這段信息中，招生對象、費用及課時數量是最需要傳達給觀眾的信息，也是觀眾最需要的信息，基於這樣的數據信息觀眾可以考慮是否要報名。

文字精簡後的PPT效果如下圖所示，可以將數據類信息加粗強調顯示。

❹ 工作匯報

工作匯報類PPT，其目的就是讓觀眾快速了解工作的進展、成果。這類PPT在精簡信息時，方法是「結論先行」，再根據版面的大小決定是否保留導致結論的相關因素、相關數據。換句話說，工作匯報型PPT要保留的信息是齊全的工作數據、明確的工作總結。如下圖所示，左邊的紅色是提取出的重點信息，由這些重點信息可以提取出結論和相關因素。

用同樣的方法，可以對年度工作的其他內容進行精簡。完成內容刪減後，發現版面有空間可以排列導致結果的因素，因此製作出的PPT頁面效果如下圖所示。

文字太多不能刪，只需3步就搞定

PPT的文字太多，刪減一些可以減少頁面擁擠感。但是如果每個文字都是重點的，都不能刪除呢？大段的文字，要保證可讀性和美觀性，十分考驗設計者的功力。其實搞定文字很簡單，只要整理清楚文字邏輯、提取出重點、進行修飾，再多文字也不是問題。

❶ 整理文字邏輯

文字的邏輯常見的有3類，可以按照如下圖所示的思路進行整理，其中按類別進行整理是最常見的一種。

具體的整理方法是，對大段的文字內容進行分段，然後增加段落間的間距，將段落內容彼此區分開來。如下圖所示，這段文字是按照業績的類別進行整理的，根據業績的不同，可將其分為3個部分。

❷ 提取關鍵詞

文字內容進行邏輯整理後，就需要提取不同內容的關鍵詞，擬定標題。需要提取的關鍵詞通常有兩類：一是標題性關鍵詞，起到概括總結作用；二是需要強調的信息，如數字、項目名稱。

如下圖所示，是完成關鍵詞提取後的結果。在此例中，既有標題關鍵詞也有強調關鍵詞，可根據後面的版式設計來決定強調關鍵詞是否需要單獨展示。

❸ 修飾文字

如何將整理好的大段文字變成美觀的PPT？只需要符合兩個原則，一是對關鍵詞進行強調，二是排版整齊，思路如下圖所示。下面重點講解如何強調關鍵詞。

（1）加粗字體

針對大段的文字，即使是簡單地加粗、加大關鍵詞字體，也可以讓觀眾快速找到重點。將標題加粗、加大，再根據段落數量設計不同的對齊方式即可。如下圖所示，因為有4個段落，所以設計為左右兩兩對齊，即使文字很多，觀眾也可以快速明白這頁幻燈片所表達的文字內容。

（2）添加色塊

強調標題文字，還可以為文字添加色塊。色塊可以起到視覺聚焦的作用，同時突出主題，效果如下圖所示。

（3）圖標修飾

如果想豐富介面內容，且高度強調關鍵詞，可以使用圖標修飾。因為圖標有很強的設計感，使用符合關鍵詞內容的圖標，可以使內容形象化。如下圖所示，在只有3個段落的前提下，使用了圖標 + 色塊的方式單獨強調關鍵詞，並且加粗了標題，使得大段文字內容的重點信息得到較好的突出，讓觀眾即使不閱讀段落文字，也能抓住信息的核心。如果段落有4段，為了使頁面不那麼擁擠，可以使用左右兩兩對齊，為標題添加圖標即可。