輕鬆辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖
（十四）
對數據進行篩選、排序並設置條件格式
（1）
篩選數據透視表或數據透視圖中的數據
通過篩選數據，你可以快速輕鬆地在數據透視表或數據透視圖中查找和使用數據子集。
篩選出的數據只顯示符合你指定的條件 （條件：所指定的限制查詢或篩選的結果集中包含哪些記錄的條件。）的數據子集，並隱藏你不想顯示的數據。與篩選單元格區域或表格不同，你不需要重新應用篩選。每次刷新或更新數據透視表時都會自動重新應用篩選。
在數據透視表或數據透視圖報表中，篩選是累加性的，也就是說，每增加一次篩選都以當前篩選為基礎，這樣可進一步減小數據子集。在數據子集中，最多可以同時創建三種篩選類型：手動篩選、標籤或日期篩選以及值篩選，並且這三種篩選即按此順序計算。可以通過選中或清除「數據透視表選項」對話框的「匯總和篩選」選項卡中的「每個欄位允許多個篩選」複選框來控制此行為。
一、篩選使用說明
- 通過設置或清除「數據透視表選項」對話框的「顯示」選項卡中的「顯示欄位標題和篩選下拉列表」複選框，或單擊「選項」選項卡上的「顯示/隱藏」組中的「欄位標題」，可以控制篩選按鈕是否可用。
- 你還可以篩選數據透視表欄位列表中的數據。
- 你不能按顏色、字體顏色或圖標集在數據透視表或數據透視圖中進行篩選。
- 如果數據透視表數據源是不支持 MDX 表達式再選擇語法的 OLAP 資料庫，則你不能按標籤、日期或時間、值或者前幾項或後幾項進行篩選。
- 你只能在報表篩選中執行手動篩選。
二、篩選標籤或標籤內的文本項
- 標籤
在數據透視表或數據透視圖中，單擊列區域（系列欄位）或行區域（分類欄位）中的篩選下拉箭頭
。
（提示：要在不關閉「篩選」菜單的情況下更改欄位，請在頂部的「選擇欄位」框中從下拉列表中選擇一個欄位。）
請執行下列操作之一：
1、從文本值列表中選擇(手動篩選)
在文本值列表中，選擇或清除一個或多個要作為篩選依據的文本值。
如果該列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的特定文本值。
（提示：要加寬或加長「篩選」菜單，請單擊並拖動底部的抓握控點。）
2、按文本值篩選
- 指向「標籤篩選」，然後單擊其中一個比較運算符 （比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於等於、<= 小於等於和 <> 不等於。）命令。
例如，要按以某特定字符開頭的文本篩選，請選擇「開頭是」，或者，要按其中任意位置有特定字符的文本搜索，請選擇「包含」。
- 在「標籤篩選 <欄位名稱>」對話框中，在右側的框中，輸入文本。
例如，要按以字母「J」開頭的文本搜索，請輸入「J」，或者，要按其中任意位置有「bell」的文本搜索，請輸入「bell」。
在非 OLAP 數據源中，如果您需要查找部分字符相同而其他字符不同的文本，請使用通配符。
可以使用下面的通配符作為文本篩選的比較條件：
|
用法 |
要查找 |
|
? （問號） |
任何一個字符 例如，sm?th 可找到「smith」和「smyth」 |
|
*（星號） |
任意數量的字符 例如，*east 可找到「Northeast」和「Southeast」 |
|
~（波形符） |
後跟 ?、* 或 ~ 問號、星號或波形符 例如，fy06~? 可找到「fy06?」 |
- 項目
- 在數據透視表中，右鍵單擊該項目，指向「篩選」，然後單擊「標籤篩選」。
- 在「標籤篩選 <欄位名稱>」對話框中，請執行下列操作：
- 在左側的框中，單擊其中一個比較運算符 （比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於等於、<= 小於等於和 <> 不等於。）命令。
例如，要按以某特定字符開頭的文本篩選，請選擇「開頭是」，或者，要按其中任意位置有特定字符的文本搜索，請選擇「包含」。
- 在右側的框中，輸入文本。
例如，要按以字母「J」開頭的文本搜索，請輸入「J」，或者，要按其中任意位置有「bell」的文本搜索，請輸入「bell」。
在非 OLAP 數據源中，如果您需要查找部分字符相同而其他字符不同的文本，請使用通配符。
可以使用下面的通配符作為文本篩選的比較條件。
|
用法 |
要查找 |
|
?（問號） |
任何一個字符 例如，sm?th 可找到「smith」和「smyth」 |
|
*（星號） |
任意數量的字符 例如，*east 可找到「Northeast」和「Southeast」 |
|
~（波形符） |
後跟 ?、* 或 ~ 問號、星號或波形符 例如，fy06~? 可找到「fy06?」 |
三、篩選值區域內的數字
- 標籤在數據透視表或數據透視圖中，單擊列標籤（系列欄位）或行標籤（分類欄位）中的篩選下拉箭頭。 （提示：要在不關閉「篩選」菜單的情況下更改欄位，請在頂部的「選擇欄位」框中從下拉列表中選擇一個欄位。）請執行下列操作之一：
- 從數字列表中選擇(手動篩選)
- 在數字列表中，選擇或清除要作為篩選依據的一個或多個數字。
如果該列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的特定數字。
（提示：要加寬或加長「篩選」菜單，請單擊並拖動底部的抓握控點。）
- 按數字值篩選
- 指向「值篩選」，然後單擊其中一個比較運算符 （比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於等於、<= 小於等於和 <> 不等於。）命令。
例如，要按數字上限或下限篩選，請選擇「介於」。
- 在「值篩選 <欄位名稱>」對話框中，在右側的一個或多個框中，輸入數字。
例如，要按下限數字 25 和上限數字 50 篩選，請輸入「25」和「50」。
- 項目
- 在數據透視表中，右鍵單擊該項目，指向「篩選」，然後單擊「值篩選」。
- 在「值篩選 <欄位名稱」對話框中，請執行下列操作：
- 在左側的框中，從下拉列表中選擇一個欄位。
- 在中間的框中，單擊其中一個比較運算符 （比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於等於、<= 小於等於和 <> 不等於。）命令。
例如，要按數字上限或下限篩選，請選擇「介於」。
- 在右側的一個或多個框中，輸入數字。
例如，要按下限數字 25 和上限數字 50 篩選，請輸入「25」和「50」。
四、篩選日期或時間
對於 OLAP 數據源，日期篩選要求時間是 OLAP 多維數據集欄位層次結構數據類型。如果日期是作為文本在文本欄位中輸入的，則日期篩選將不可見。
- 標籤
- 在數據透視表或數據透視圖中，單擊列區域（系列欄位）或行區域（分類欄位）中的篩選下拉箭頭。
（提示：要在不關閉「篩選」菜單的情況下更改欄位，請在頂部的「選擇欄位」框中從下拉列表中選擇一個欄位。）
- 請執行下列操作之一：
- 從日期或時間列表中選擇(手動篩選)
- 在日期或時間列表中，選擇或清除要作為篩選依據的一個或多個日期或時間。
如果該值列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的值。
（提示：要加寬或加長「篩選」菜單，請單擊並拖動底部的抓握控點。）
- 按日期或時間值篩選
- 指向「日期篩選」，然後執行下列操作之一：
公用篩選器
（注釋：公用篩選器是基於比較運算符 （比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於等於、<= 小於等於和 <> 不等於。）的篩選器。）
- 單擊其中一個比較運算符命令（「等於」、「早於」、「晚於」或「介於」），或者單擊「自定義篩選」。
- 在「日期篩選」對話框的左側框中，選擇一個比較運算符。
例如，要按日期或時間的上下限進行篩選，請選擇「介於」。
- 在「日期篩選」對話框中，在右側的一個或多個框中，輸入日期或時間，或單擊「日曆」按鈕以查找和輸入日期。
例如，要按較早的日期「3/1/2006」和較晚的日期「6/1/2006」篩選，請輸入「3/1/2006」和「6/1/2006」。或者，要按較早的時間「8:00 AM"」和較晚的時間「12:00 PM」篩選，請輸入「8:00 AM」和「12:00 PM」。
動態篩選器
（注釋：動態篩選器是您在再次應用它時條件可以變化的篩選器。 ）
- 請單擊預定義日期命令之一。
例如，要按當前日期篩選所有日期，請選擇「今天」，或者要按下個月篩選，請選擇「下月」。
- 單擊「確定」。
注釋：
- 「以下時期內所有日期」菜單下的命令，如「一月」或「第 2 季度」，將會按指定時期進行篩選，而不管年份是哪一年。這一點是很有用的，例如，在需要按若干年中的某個時間段進行對比時。
- 「今年」和「本年度截止到現在」對將來日期的處理方式不同。「今年」可返回當前年份的將來日期，而「本年度截止到現在」只返回截止到現在且包括當前日期的日期。
- 項目
- 在數據透視表中，右鍵單擊該項目，指向「篩選」，然後單擊「日期篩選」。
- 在「日期篩選 <欄位名稱>」對話框中，請執行下列操作：
- 在左側的框中，選擇一個比較運算符。
例如，要按日期或時間的上下限進行篩選，請選擇「介於」。
- 在右邊的一個或多個框中，輸入日期或時間，或單擊「日曆」按鈕以查找和輸入日期。
例如，要按較早的日期「3/1/2006」和較晚的日期「6/1/2006」篩選，請輸入「3/1/2006」和「6/1/2006」。或者，要按較早的時間「8:00 AM"」和較晚的時間「12:00 PM」篩選，請輸入「8:00 AM」和「12:00 PM」。
五、前幾項或後幾項的篩選
- 標籤
- 在數據透視表或數據透視圖中，單擊列標籤（系列欄位）或行標籤（分類欄位）中的篩選下拉箭頭。
（提示：要在不關閉「篩選」菜單的情況下更改欄位，請在頂部的「選擇欄位」框中從下拉列表中選擇一個欄位。）
- 指向「值篩選」，然後選擇「前 10 個」。
- 在「前 10 個篩選 <欄位名稱>」對話框中，請執行以下操作。
- 在左側的框中，單擊「前」或「後」。
- 在中間偏左的框中，輸入一個數字。
- 在中間偏右的框中，請執行下列操作之一：
- 要按項目數篩選，請單擊「項」。
- 要按百分比篩選，請單擊「百分比」。
- 要按總計篩選，請單擊「總計」。
- 在右側的框中，從下拉列表中選擇一個欄位。
- 項目
- 在數據透視表中，右鍵單擊該項目，指向「篩選」，然後單擊「前 10 個」。
- 在「前 10 個 <欄位名稱>」對話框中，請執行以下操作：
- 在左側的框中，單擊「前」或「後」。
- 在中間偏左的框中，輸入一個數字。
- 在中間偏右的框中，請執行下列操作之一：
- 要按項目數篩選，請單擊「項」。
- 要按百分比篩選，請單擊「百分比」。
- 在右側的框中，從下拉列表中選擇一個欄位。
六、按選定內容篩選
可以使用與活動欄位的內容相同的條件快速篩選數據。
- 在數據透視表或數據透視圖中，選擇您要按選定內容篩選的欄位中的一個或多個項目。
- 右鍵單擊選定內容中的項目。
- 單擊「篩選」，然後單擊「僅保留所選項目」或「隱藏所選項目」。
七、刪除篩選
- 請執行下列操作之一：
- 要刪除「選項」選項卡上的所有篩選，請在「操作」組（數據透視表）中或「分析」選項卡上的「數據」組（數據透視圖）中單擊「清除」，然後單擊「清除篩選」。
- 要刪除特定欄位的篩選，請單擊行標籤或列標籤中的箭頭 篩選下拉箭頭，然後單擊「從 <欄位名稱> 中清除篩選」。
（提示：要在不關閉「篩選」菜單的情況下更改欄位，請在頂部的「選擇欄位」框中從下拉列表中選擇一個欄位。）
下一節：《輕鬆辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖（十五）對數據進行篩選、排序並設置條件格式（2）》
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