企業內容管理（ECM） 集成如何為您的 IT 環境增加價值
為了釋放企業內容管理 （ECM）的真正潛力，您的系統必須無縫地融入公司現有的 IT 環境。例如，當員工在會計程序中工作時，他們應該能夠將會計文檔直接存檔到企業內容管理（ECM）系統中，並且在不離開會計應用程式的情況下檢索其他內容。
首先花點時間考慮一下構成您當前 IT 環境的所有的組件。這些組件可能包括：
- 業務線工具，如企業資源計劃（ERP）系統、客戶關係管理（CRM）系統和會計平台；
- 生產力應用程式，如Microsoft Office，SharePoint和Outlook；
- 電子郵件伺服器，如 Microsoft Exchange；
- 行動裝置，包括具有各種作業系統的平板電腦和智慧型手機；
- 桌面掃描儀、多功能印表機和其他硬體；
- 外部資料庫，包括SQL，Oracle，MySQL和OBDC；
- 本地和雲中的數字存儲。
企業內容管理 （ECM）集成方式
提供多種集成選項的企業內容管理 （ECM）或文檔管理解決方案可幫助您充分利用現有資源，從而為您的公司提供競爭優勢。這些集成分為兩個基本類別：配置和編程。
1、通過配置集成
配置模塊提供了便捷方法將ECM系統與其他軟體程序和硬體集成。通過將掃描儀和多功能設備連接到企業內容管理 （ECM）系統，您可以在掃描過程中直接存檔。
配置的另一個示例是印表機驅動程序，它允許您使用 print 命令直接從任何應用程式歸檔文檔。其他選項包括自定義集成到另一個軟體用戶界面中，例如添加一個按鈕，用戶可以查看與當前流程相關的所有存檔文檔。
通過資料庫級別的自動數據同步，可以將來自其他系統的信息合併到ECM 中，反之亦然。在某些系統中，可以使用簡單的嚮導類型工具設置這種類型的配置。
2、通過編程集成
對於更廣泛的集成，您的公司可能需要自定義編程。軟體開發工具包 （SDK） 也可用於更廣泛的集成。例如，URL 集成是輕鬆集成ECM 系統各個元素（如結果列表、電子購物籃或直接文檔顯示）的一種方法。
一個好的ECM系統應該使用REST平台，它提供了一個可以從所有現代開發人員環境訪問的關鍵編程接口，這使得與伺服器/客戶端作業系統以及各種設備上運行的程序集成變得非常簡單。
通過這種類型的編程集成，企業內容管理 （ECM）系統中的任務列表可以直接合併到會計程序中。智慧型手機和多功能印表機/複印機也可以從ECM系統中接收文件或將文件傳輸到系統中。
避免 ECM 集成中代價高昂的錯誤的 3 個技巧
1、選擇支持這兩個集成級別的 ECM 供應商：
您的供應商應提供低級集成（如列印或保存選項）、應用程式級配置和支持最複雜集成的編程接口。通過所有這些選項，您可以為不同類型的集成選擇最合適的工具。
您不想僅僅為了集成簡單的任務而在自定義編程上花費大量資金，但您還希望可以選擇使用高級編程。如果您自己的 IT 員工無法處理您與特定供應商的大部分集成需求，請尋找其他ECM供應商。
2、尋找與各種業務應用程式集成的 ECM 解決方案：
ECM 項目通常從會計部門開始，但它們往往會發展到業務的其他領域。與其嘗試為會計（ERP 集成）找到最佳的 ECM 解決方案，不如選擇包含其他業務線系統的接口和集成功能的系統，讓您的投資經得起未來考驗。
3、確保用戶集成儘可能無縫：
將 ECM 與其他系統集成時，應將用戶參與和所需知識降到最低。例如，將電子郵件存檔到 ECM 系統中只需單擊一個按鈕，而不是多個步驟。順利集成有助於確保用戶的採用並提高效率。
如何充分利用您的 ECM 投資
最後，無縫集成是獲得ECM 解決方案全部優勢的關鍵，因此選擇與公司現有軟體和硬體兼容的系統非常重要。
提供廣泛配置和編程選項的系統使您可以靈活地將ECM與幾乎任何程序集成。這使員工可以輕鬆地在中央存儲庫中捕獲、索引和存儲文檔，便於快速檢索，從而提高整個組織的效率和生產力。
如需了解更多ECM信息，請在評論區留言或私信我。