使用文檔管理系統結束內容混亂
在我們目前所處的混合工作新環境中，數據和文檔量快速增長而導致的「內容混亂」是效率和有效協作的常見障礙。管理這個問題可能是現代企業面臨的最大挑戰。
根據分析公司IDC發布的預測，2020年至2024年間創建的數據量將超過過去30年創建的數據量。如果你現在不開始制定戰略來應對這種增長，你什麼時候開始呢？
您花多長時間查找信息？
通常，我們啟動任務並將其本地保存到我們的計算機上。舊的數據共享方法（如USB存儲設備）已被證明是不安全的，不再被廣泛使用。但是，許多公司的員工仍然通過文件託管服務上傳文件進行協作，在邀請同事審查他們的工作時通過電子郵件發送連結。然後，團隊成員通過評論、電子郵件反饋和即時消息服務分享他們的建議——每個人都可以看到手頭的任務，但每個人都清楚嗎？當我們需要文件時，我們確切地知道在哪裡可以找到我們的文件嗎？這些文件是在我們的郵箱裡或是在同事的郵箱中呢？
想想僅在您的郵箱中尋找所需的信息都是多麼的耗時和令人沮喪。Microsoft Outlook 和其他電子郵件程序的目的不是為了處理您每天大量的電子郵件。它們專為通信而設計，而不是為有序的存儲、安全性或快速查找而設計。如果您很難找到電子郵件中收到的信息，那麼通過實施DocuWare提供的電子郵件管理功能，您可以在改善信息流方面向前邁出一大步。
電子郵件管理可以使您將電子郵件的正文文本及其附件保存為單獨的文檔，為每個文檔編制索引，將它們放在文檔管理系統中的正確文件夾中，並將附件集成到業務流程中。此外，您還可以向授權的團隊成員提供存檔的電子郵件和附件來增強協作。
無論您屬於哪個部門，您都不可能在孤島中工作。您的工作需要與同行、客戶、供應商或客戶合作，他們都有自己的工作方式。在沒有數位化的情況下，以適合所有人的方式訪問信息是棘手的。使用數字工具進行協調非常重要，這樣您的工作和項目才能向前推進。
擺脫文檔無組織狀態
許多公司因為缺乏集中、安全的存儲庫，也沒有強制實施一致性的軟體解決方案而對業務關鍵型文檔失去了控制。您可能遇到過那些組織超級強且在其文檔目錄中有自己的命名約定的企業。這種歸檔適合他們，但如果沒有一個智能的文檔管理系統，企業就會對其企業內容失去控制，而企業內容是每個企業智力資本（智力資本是指一個公司兩種無形資產的經濟價值：組織資本和人力資本。）的基礎。
使用文檔管理解決方案，您可以利用通過創建公共數據欄位來連結屬於同一業務流程的文檔的功能。版本控制可確保文檔保持其原始完整性，這樣您就不必擔心需要管理多個紙質副本或由不同的人離線編輯多個電子副本的問題了。
最重要的是，管理不善、未數位化的文檔和數據造成了 DocuWare 所說的內容混亂。我們知道，這種情況直接影響您在項目上進行有效協作的能力，增加您的安全風險，並最終抑制您提供卓越客戶體驗的能力。
整合是一種戰略優勢
您的文檔管理解決方案將涉及您企業中的每個系統。為了防止內容混亂，您需要一個系統，該系統可以在大多數（如果不是全部）信息系統中捕獲、識別、分類、分發和歸檔文檔。
您的文檔管理系統需要與您的技術堆棧高效集成，以便它可以將信息傳遞給您的其他業務軟體，並從第三方應用程式收集和管理數據。從本質上講，您的文檔管理系統將與您的環境同化並簡化您管理公司文件和資料庫的方式，同時為處理大量數據的團隊提供更大的控制。
DocuWare專為在您的IT生態系統中工作而構建。與電子郵件、團隊門戶、CRM、ERP、人力資源系統、自主軟體等 500 種不同應用集成，我們的成功不言而喻。DocuWare還與掃描儀、多功能設備等關鍵業務硬體集成，可輕鬆將紙質文檔轉換為數字文檔。
現實世界中的文檔管理
我們最近幫助奇切斯特學院集團部署了 DocuWare，重新設計了一些長期存在的、過時的基於紙張的流程，提高了合規性，增加了存儲容量，並鼓勵更環保的新思維方式。該解決方案是在繁忙的人力資源部門實施的，處理人事文件並確保員工數據的搜索速度與檢索速度一樣快。「觸手可及，我現在就是這樣描述員工數據的。能夠將文檔從 Outlook 拖放到 [文檔]
托盤中是一個真正的遊戲規則改變者，「該集團的人力資源項目協調員 Sara Barrett 說。
這只是一個案例，說明了DocuWare客戶如何自動化和改進流程，增強協作並消除對繁瑣、昂貴的紙質流程的依賴。