在企業的快速發展過程中，採購正在作為一個獨立的行業走向市場的前台。高效的採購管理對干企業優化運作、控制成本、提高質量以及持續性盈利等方面至關重要。
一般來說，中小企業往往會面臨著以下2種採購痛點：
- 沒有採購計劃或者採購標準流程，每次採購都是根據需要下單，採購過程混亂；
- 要麼過度採購，導致資金的浪費和庫存積壓，要麼採購不足，導致滯銷。
一、要做好採購管理，先了解清楚採購的基本流程
採購需求---採購計劃---尋找供貨商----詢價、比價、議價----採購洽談----合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售後服務）----交貨驗收（倉管）---質檢（不合格退貨）---入庫---計劃對帳---財務結算
- 採購計劃：採購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂採購計劃。
- 供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，並定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。
- 詢價、比價、議價 。
- 合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最後雙方簽訂有關協議，合約即告成立。採購合同的簽訂要根據採購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、採購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售後服務等情況。
- 交貨驗收：採購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以採購員的確定和合同為驗收數據。
- 質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。
- 財務結算：貨物入庫後，財務結算
二、及時、準確地下達採購計劃，避免採購過多過少
以原材料性的生產採購為例，在如今機遇與挑戰並存的時代，我們不得不儘可能地採取一切手段把握先機，這樣才能在採購物資緊張的大漩渦里突出重圍。
我們既要大膽地洞察需求變化，及時做出反應，也要準確地落實採購計劃的真實性，這就需要做到以下幾點：
1.主動了解材料銷售變化
通過與供應商的及時溝通，了解材料的交期變化、價格走向。值得注意的是，我們與供應商的及時溝通，應該建立在雙贏互利的基礎上，而不是你忽悠我備貨，我忽悠你交期和報價，否則得到的採購計劃預測會是無用功，不是訂多了，就是訂少了。
2.明確基本信息
作為採購管理者，在指導制定採購計劃時，一定要令採購員明確以下基本信息：
生產計劃需求；現有在庫庫存；到貨在檢數量；現有採購訂單；單價；月用量；訂貨周期；最小+包裝量；最小+訂貨量。
這9個基本要素的綜合分析，才能為採購計劃的準確預測提供可靠依據。
3.建立合格供方管理機制
採購部門應打破傳統單一的貨比三家的指導模式，而是優先建立合格供方管理機制，為有效詢價提供合理策略。這就需要優化以下幾點因素：
1）篩選合格供應商
建立合格供應商名錄，規範企業採購供應商的引入與選用，避免造成不必要的成本上漲和質量問題。
2）多方面發展具有競爭力的供應商，避免一家獨大，導致被動
許多企業的採購主管都不願意過多引入供應商，但這樣會導致供應商持驕而狂，想漲價就漲價，想延期交貨就延期，十分被動。
採購管理應化被動為主動，建立其多家齊頭並進的競爭模式，就能為企業材料穩定供應提供切實有效的保障。
4.與供應商建立長期的戰略性採購關係
不再沿用傳統的只是單次合同的最低採購價格，而是與供應商建立長期的戰略性採購關係，以總成本最低來提升企業成本把控力度。
1）綜合考慮成本：顯性成本+隱性成本
合理的採購機制，不能只考慮單價的優惠力度，而忽略了其他如運輸費用、模具費用、修模費用、質量損耗費用等成本。應該有整體觀念，對採購材料實行戰略性的分析和統籌。
2）建立良性的採購付款機制；
作為採購，當然希望供應商越遲收款越好；作為供應商，當然希望採購方現款現貨甚至預付。
但綜合企業資金的雙向互利，我們應該建立一個平衡的付款機制，即採購企業能夠按照協議每月支付貨款，供應商也適當放寬收款條件，形成良好的合作機制。
採購計劃制定完畢後，就是合同簽訂、交貨驗收和後續財務環節了，這些環節都包含在進銷存系統當中哦～
三、利用進銷存管理系統：實現採購全流程管理
- 對企業生產經營中物料流、資金流進行條碼全程跟蹤管理，從訂單合同開始，進入物料採購、入庫、領用到產品出庫交貨、回收貨款、支付採購款等，每一步都提供詳盡準確的數據。
- 集合財務管理、客戶管理、業務管理等相關內容，成為進銷存財一體化的管理系統，實時掌握庫存信息，規範企業流程，實現數據可視化，提高企業工作效率。
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下面，就讓我們具體來看下進銷存管理系統是如何進行採購管理的。
1.無紙化審批：自動發起採購流程，統計採購費用支出
沒上系統前，採購人員通過Excel管理物料，旺季事情過多時常出現物料錄入不及時的情況，導致其他採購人員再次採購；如果物料採購不及時，生產過程因物料不足，導致生產擱淺延期；
通過採購管理系統可以實現：採購人員根據庫管補貨提醒，發起內部的採購流程。
相關領導線上審批後，系統還會自動統計出每月/季度採購費用支出情況。
2.供應商管理：供應商分級精細化管理
上系統前，企業採用excel表格管理供應商，優秀供應商無法得到很好的沉澱；
現在，通過系統可以將供應商的名稱、地址、結算日期、聯繫人姓名聯繫方式、採購金額、待附金...履歷信息線上留檔，分級精細化管理。
3.庫存智能預警，按需採購
庫存明細報表實時更新，避免庫存同步不及時；且在庫存中設置安全警戒線，當剩餘庫存達到警戒標準，發送通知給相關負責人，提醒及時採購。
4.採購到貨掃碼一鍵質檢，不合格品快速退貨
手機端，採購人員可以通過app一鍵掃碼進行質量檢查，如果有不合格的產品，可直接在線發起退貨審批流程。
5.手機掃碼，自動生成庫存檔點單
手機APP掃碼僅需填入盤點倉庫、數量等信息，系統就會依據獲取的編碼自動生成盤點數據。並與已有庫存數據對比，自動計算盤點結果盈虧
6.採購分析報表：多維度數據統計分析
除了統計每月/季度採購費用支出情況情況外，通過系統儀錶盤，可以實時生成數據分析圖表，如供應商金額採購排行、產品採購排行...輔助我們進行採購決策。
企業採購與供應鏈管理是企業內部管理系統的重要組成部分，是企業提高運營效率和質量、節約成本的關鍵。
企業應以提高產品質量和效益為中心，打造大數據支撐、網絡化共享、智能化協作的智慧供應鏈體系，從而提高採購方、上下游供應商及客戶等多方的業務效率，實現信息的數位化、可視化，增強信息的準確性和實時性。