第1章 總則
第1條 目的
為合理控制公司廣告費用的支出，特制定本規定。
第2條 適用範圍
本規定適用於公司廣告企劃部、各區域銷售分支機構。
第2章 管理職責
第3條 廣告企劃部
1．負責對各項廣告費用的計劃、申報、分配和下達。
2．負責對廣告費用執行情況的審核、跟蹤、監控和指導。
3．負責對廣告費用計劃的統籌、匯總和台帳管理。
4．負責對各階段廣告費用的已付和未付款情況進行跟蹤統計。
5．負責定期編制費用使用情況的分析報告。
6．負責組織對相關部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。
7．根據不同時期的要求，及時向營銷中心上報專項廣告費用計劃和物料需求計劃。
8．負責隨時跟蹤各區域資源使用情況的合理性，一旦發現問題及時指導並予糾正。
9．負責對專項費用執行情況的審核、跟蹤、監控和指導。
第4條 財務部
1．負責對廣告費用所發生的結算單據進行審核把關。
2．負責對廣告費用進行控制和核銷。
3．負責組織對相關部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。
第5條 各區域銷售分支機構
1．嚴格按審核好的費用指標執行，定期上報各階段各項費用的使用情況，建立詳細的費用台帳並定期上報。
2．嚴格按有關規定收集、整理和匯總已發生廣告費用的結算資料，及時將資料寄回費用對口部門進行審核及報銷。
第6條 採購部
1．嚴格按營銷中心企劃部已審批下來的項目費用指標採購物料、贈品和禮品.
2．定期上報各階段各項目的使用情況，建立費用台帳並上報營銷中心企劃部。
第3章 費用控制措施
第7條 廣告費用使用範圍
1．各區域銷售分支機構日常廣告費的使用範圍包括媒體費用、場外促銷活動、戶外廣告、終端廣告製作、改善、物料製作及其他費用等。
2．廣告企劃部費用的使用範圍包括各終端建設費用（如形象端架、店招製作或改造等）、各類物料、市場支持專項促銷費用等，以及公司品牌形象宣傳費用、在地方或中央級媒體的發布費用、公司各產品統一活動推廣費用等。
第8條 費用計劃的制訂與下達
1．費用項目分類（如表1所示）
表1 費用項目一覽表
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類別 |
費用項目 |
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廣告類 |
央視廣告、地方影視廣告、電台廣告、雜誌硬廣告、報紙硬廣告、戶外廣告、展覽展示、創意設計和廣告公司代理費等 |
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公關類 |
商超採購接待費、記者勞務費、新聞發布會、新聞稿酬、報紙軟文、雜誌軟文、電視節目製作費、贊助費、網絡維護費、各種記者採訪接待費用等 |
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促銷贈品類 |
終端採購的贈品、禮品等 |
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終端建設類 |
終端展示展具、專櫃費、店招費、賣場及促銷物料等 |
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其他 |
不在以上之列的項目 |
2．廣告企劃部每月25日前將次月整體廣告費用計劃向銷售總監、總經理提出申報，銷售總監、總經理於30日前批示費用計劃並下發至廣告企劃部。
3．根據各區域每月銷售回款額的實際完成情況，企劃部分別計核各區域的固定廣告費用，並確認上月各區域的變動廣告費用，於每月5日前下發至各區域銷售分支機構的銷售部經理、主管處。
第9條 費用申報和使用流程
1．費用申報
（1）企劃部費用，廣告企劃部提出申請，銷售總監審核，總經理批准。
（2）營銷中心各區域廣告的費用，先向營銷中心企劃部提出申請，銷售總監審核，總經理批准。
2．費用使用流程
廣告企劃部起草及申報合同，銷售總監審批，財務部備案，總經理簽字並蓋合同章後安排製作。
第10條 費用報銷規定
1．費用報銷應嚴格按公司的相關規定執行，報銷時《合同審批表》上必須附有綜合管理部統一編制的合同編號，同時準備好正式的發票、合同、送貨單、驗收單和照片等單據。
2．各區域銷售分支機構在各項廣告業務執行完畢後應立即收齊相關手續，務必於15天內將資料寄回總部核銷。如未在規定的期限內執行，總部有權視其為作廢，費用由區域人員自行承擔。
3．費用報銷的周期原則為發票入帳後一個月內付款，對於一些特殊費用可按合同相關協議付款。
第11條 費用控制與檢核
1．各區域必須嚴格按費用台帳格式要求，將當月廣告費用發生情況詳細填報和控制，並在每月5日前分別上報廣告企劃部，凡不在台帳範圍內的費用一律不予報銷。
2．總部將對各區域進行不定期抽查，發現不如實申報或製造虛假費用者，將給予經辦人及相關人員相應處罰通報，情況嚴重直至免職。
3．廣告企劃部每月負責將終端廣告費用使用情況及付款執行情況進行匯總分析，並上報相關領導。
第4章 檢查與考核
第12條 每季度對廣告費用的使用情況考核一次，費用虛報部分與各區域相關人員薪酬掛鈎。區域經理是廣告費用控制的主要責任人，將視情況對區域經理、主任進行經濟處罰。
第13條 對未經審核上報的台帳和不符合規定或隨意提出修改的，將對各區域經理和相關責任人進行通報，且對修改意見不予確認，發生額均以第一次上報的為準，由此產生的後果，一律由各區域銷售分支機構經理和銷售人員全部承擔。
第14條 對已交回的結算資料因把關不力、不符合結算要求，總部需要退回的，如核銷金額達5000元以上，每次扣罰各區域銷售分支機構經理及相關責任人100元。
第15條 對於不能按時上報費用使用情況的責任部門，廣告企劃部有權拒絕下月的場外促銷活動、終端廣告費用等的呈報。
第16條 對於不實申報或虛報費用等情況，一經發現，視其影響程度，給予行政處分，直至開除。
第17條 對一年內出現三次違規行為的，應提報人力資源部等相關部門進行處理。
第5章 附則
第18條 本規定由企劃部負責解釋、補充及修訂。
第19條 本規定自 年 月 日起實施。