電商ERP供應鏈模塊包括採購—倉儲—物流 3 個模塊，本文從下單採購、供應商供貨、入庫這三個方面，對採購—倉儲中的採購入庫流程的系統設計進行了概述，一起來看一下吧。
電商ERP供應鏈模塊包括採購—倉儲—物流 3 個模塊，本文對採購—倉儲中的採購入庫流程的系統設計做一個概述。
其中入庫部分，相較於 WMS，ERP 系統更注重數據在上下游流通，所以更注重記錄結果；WMS 更注重提升倉庫內作業效率，所以我在此模塊的重點傾向描述入庫過程發生異常時與採購的關係。
整個採購入庫流程涉及內外部 5 個角色：運營+採購+倉儲+供應商+財務。
- 運營（或銷售等業務部門）：根據銷售訂單和補貨效率生成申購單，提交給採購
- 採購：負責下採購單、採購異常處理等貨物採購工作
- 倉儲包括倉儲：收貨員、質檢員、上架員，具體視企業組織架構而定，負責貨物數量質量驗收和上架
- 財務：結合採購單與供應商結算和付款
文章我會分 3 個模塊進行描述，下採購單、供應商供貨、入庫。
一、下採購單
採購 5r 原則：在適當的時候以適當的價格從適當的供應商處買回所需數量和質量的貨品，在此環節，運營負責時間、數量的把控；採購員負責價格、 供應商和質量的把控。
下採購單有 2 個步驟，分別為生成申購單和下採購單。
1. 申購單
申購單一般由運營發起，需求倒推供給，結合銷售訂單和補貨效率確認是否需要補貨，避免缺貨和壓貨。
申購單內容包括：
1）需要採購的產品和數量
數量主要從 2 個方向考慮：
一是供給側，商家提供這批貨需要準備多長時間，即需要商家配置備貨規則，包括採購、質檢、物流（分為直接發往 FBA 或海外倉作為中轉倉 2 個時間）、安全天數、補貨頻率等。
二是需求側，這批貨按照過去的經驗大概賣多長時間，可以商家自行配置也可通過過去的訂單動態計算，其中還有銷量異常的波動，商家可決定是否去噪，如黑五網一等活動促銷的超額銷量。
2）期望到貨時間
在亞馬遜 ERP 中，運營會通過預期到 FBA 倉的時間，倒推到本地倉的時間。
3）期望對應渠道
提前將貨物綁定渠道（平台、線下），後續發貨只能發往該渠道訂單。
4）到達倉庫
倉庫根據目的劃分為 2 類，本地倉（海外倉）和 中轉倉，分別對應 2 個路徑：
- 貨物發往本地倉進行存儲。
- 貨物發往本地倉前，中間有中轉倉：跨境電商企業可能會有多個主體公司，如內地企業進行採購，香港企業進行銷售，中轉倉涉及跨境公司多個主體的交接；或是貨物的分散到整合以節省物流費用。
2. 採購單
採購單貫穿採購入庫全流程，向上游是對申購單、補貨建議（系統根據配置策略自動生成）的整合， 如多個申購單同一供應商和到達倉庫，可以將多張申購單合併為一張採購單；向下對後續貨物入庫的記錄管理，如處理收貨異常、質檢異常等。
1）內容
除了申購單帶過來的產品、數量、預計到達時間外，還對供應商和倉庫進行額外的處理。
①供應商
按照渠道分為線上網采如 1688 和 線下，採購處理前需在 ERP 進行供應商信息管理。
採購選擇供應商的標準：首先需要能提供想要採購的貨物，還要參考價格和質量。價格包括產品價格和其他費用（物流），可在 ERP 中發起供應商詢價；質量包括供應商提供的產品質量和服務質量，服務質量有穩定性（交期是否頻發調整、質檢良品率是否一直比較高）、準確性（到貨數量和時間是否是否符合預期）2 個維度的考慮。
②倉庫
如果是 ERP 對接的第三方倉， 採購員選擇倉庫後會通過三方倉 API 調取倉庫空餘，確認是否可存放。
2）變動
在採購過程中的變動可以用 3 種方式處理：
- 手動創建變更單：調整採購單的金額、產品數量和費用等。
- 拆分訂單：不修改採購單總產品數量，但可能需要修改供應商。如需求量大， 單一供應商供應不及時；貨期和價格之間的平衡，緊急的貨物以較高價格購入；供應商之間的平衡等情況， 對訂單進行拆分。
- 合併採購單：多筆採購單有共同元素，可合併採購量和供應商溝通更優惠價格，如供應商、倉庫（採購、中轉）、幣種、採購員、跟單員等。
還有涉及到後續的收貨異常、質檢異常情況， 也在採購單處理，等描述完入庫部分後補充。
3. 貨物分攤
上面提到的是單據的流轉，下面說下貨物的流通。
採購單是根據多個申購單的期望交貨時間、供應商和目的倉分類整合出來的。貨物就會出現一張申購的貨物和貨物數量都可能分攤到多張採購單中，如圖所示：
如是正常流程， 2 張採購單收貨都可以完成申購單 A 和 B 想要的貨物。而在系統設計中總要考慮異常情況，如採購單 A 因供應商原材料短缺，無法在預期時間內完成全部產品 b 的生產，採購員變更採購單，這時系統要把已完成的部分產品 b 分配給哪個申購單？
筆者有看到部分系統解決方案是採購單發生變更時，去更新採購單的數量。但筆者認為這是不合理的，申購單在生成採購單後不可變更， 強制覆蓋原有的記錄不利於後續追溯原因。如有操作，可在採購單變更，留下變更記錄。如因缺貨發生爭執時，如覆蓋申購記錄會認為是運營人員申購少了，但保留採購單變更記錄可以看出問題是供應商的履約有問題，而不是運營員的問題。
因此在處理這類採購問題時，系統應該解決的是貨物分配的申購單優先級和每個申購單分配數量。因此筆者建議在申購環節可通過預期到達時間或人工手動標記緊急優先級，出現缺貨問題時可優先分配給優先級高的申購單，未完成的申購單可重新生成採購單處理。
二、供應商供貨
1. 交貨計劃
1）流程
採購員向供應商下採購單後，供應商會根據生產計劃和採購員確定交貨計劃，供應商或採購員將交貨計劃錄入系統（具體誰操作看供應商系統是否對接 ERP及雙方合作方式）。
2）交貨計劃和採購單關係
一個採購單的貨物可能分為多批貨物，交貨計劃會寫明這一筆採購分成幾批交貨，每批貨的數量、交貨時間。
採購單時間是所有貨物到達的期望到達時間，交貨計劃時間是每一批貨物到達時間。
2. 供應商預檢
此環節不是必須的，預檢是避免貨物到採購方處才發現質檢問題，為保險起見，供應商在發貨前自己先質檢一遍。
同樣提升採購方效率的還有供應商提前貼標服務，採購方將商品和箱標提供供應商，供應商貼標後，採購方可直接按箱收貨和發頭程，不需要再額外處理。
3. 採購跟蹤
供應商發貨後，會向採購方提供物流跟蹤號提示發貨，採購方可據此進行物流跟蹤準備收貨。
三、入庫
1. 貨物到倉
標記一批貨物到達倉庫，已和送貨司機完成貨物交接。
2. 收貨入庫
1）入庫單
收貨員以入庫單為依據進行收貨動作。
入庫單由採購單自動生成，一張採購單只會生成一張入庫單。但一張入庫單可能按照收貨情況分為多個批次（批次自動生成），每個批次的預期到達時間和數量以交貨計劃為依據。
2）流程
這時可能出現收貨異常，如預計時間沒有到貨、到貨比預期多、到貨比預期少，收貨員需要將異常情況反饋給採購員。
3）採購處理異常
預計時間沒有到貨：確認供應商是否可繼續供貨，如不可繼續供貨，強制完成採購單。
到貨比預期多：採購方需確定多到的貨是入庫還是退貨 → 如果是退貨需要明確承擔方是供應商還是我方 → 如是我方，採購單發生變更， 更新產品數量和總金額；未支付單據可直接更新採購單，已支付單據需新增單據請款。
到貨比預期少：採購方需確認是否需要倉儲繼續等供應商供貨→ 如供應商繼續交貨，需要明確交貨時間和數量；如終止來貨，剩餘貨物未付款可通過強制完成採購單結束流程；如已付款，需要和供應商溝通退款。
3. 質檢
質檢為非必須操作，商家可根據自身需要配置。
1）質檢單
質檢員以質檢單為依據進行質檢動作，質檢單主要有確認送檢數量和實際質檢總數，包括合格品和不合格品數量。
質檢員還可通過查看產品資料了解該產品的質檢項和對應質檢內容。
2）採購處理異常
如是質檢過程中發現不良品，質檢員需反饋採購員質檢異常。
發現不良品，採購員有 4 種處理方式：
- 退貨：倉庫掃碼退貨返回給供應商
- 換貨：倉庫掃碼退貨，採購單生成新的發貨計劃，倉庫掃碼生成新批次再次入庫
- 不良品上架：採購員和供應商溝通優惠收購，倉庫將貨物存放在不良品區
- 銷毀：確認費用承擔方後銷毀
4. 上架
1）確認上架位置
①確認分區
根據貨物性質確認分區：標準、不良品、退貨、中轉。
根據存貨類型確認放置揀貨區還是存儲區：這兩類分區是 B2C 電商特點，電商SKU多，揀貨區1個貨架可以放多個 SKU，提高揀貨效率。
②確認庫位
如該貨物不是第一次進入此倉庫，可直接使用系統推薦的貨物存放庫位。
確認該庫位是否有空餘位置：系統根據庫位長寬高（容積）和貨物體積確認當前庫位是否可以繼續上架。
註：一個倉庫可以包含多個分區，一個分區可以包含多個庫位。
2）上架
上架員通過手動輸入或使用掃碼槍/PDA 的方式錄入SKU碼/箱碼和對應存放的庫位碼，兩碼綁定確認上架。
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