導讀

10大經典的項目管理工具：①項目組成員表、②項目範圍說明書、③Project & WBS、④項目進度計劃表、⑤項目風險管理表、⑥項目溝通計劃表、⑦項目會議紀要、⑧項目狀態報告、⑨項目變更管理表、⑩項目總結表。簡簡單單的10張工具表格，濃縮了項目管理的知識與方法。

《10大經典的項目管理工具》系列，用一張思維導圖回顧往期精彩內容

那麼，這節，我們接下來分享，10大經典項目管理工具之第八張工具表《項目狀態報告》。

第八張工具表：《項目狀態報告》

項目的實施，實際上，就是通過階段性的推進，產出一個個的交付物，最終實現項目的目標，也就是我們常說的"過程管得住、執行看得見、成果留得下"。

那，過程怎麼管控呢？其中，很重要的一個機制，就是定期地、主動地向公司匯報項目的實施狀態，通常是每周/每月/每季度/每個階段節點，向公司領導、PMO匯報當前項目的進展情況。

既然是匯報，就要站在公司領導的角度上，分析領導想知道的信息：

項目進展是否順利？項目到哪個階段了？預算使用情況如何？下一步的工作計劃是什麼？之前的問題是否跟進了等等。末枝細節的內容，就免了，領導也不會關心。

因此，就有了《項目狀態報告》，一個周期性、階段性的總結報告，總結當前的工作進展、制定未來的工作計劃。

通過《項目狀態報告》這張工具表，定期（每周/月）向領導/PMO匯報項目的進展情況：

如下示例：

《項目狀態報告》包含了：項目基本情況、當前任務狀態、本周期內主要活動、下一周期內的活動計劃、財務狀況、上期遺留問題、本期發現的風險和問題、需要的支持。

①項目基本情況：含，項目名稱、項目編號、製作人、審核人、項目經理、製作日期、當前項目狀況、匯報周期幾項內容；

你可能也發現了，除了項目的基本信息，此表，還新增了"當前項目狀況和匯報周期"兩項內容；

是的，由於是向上匯報，所以，在工具表的開頭部分，新增了對項目當前狀況的總結和匯報周期，直接告訴領導項目的整體情況，項目是按照計劃進行呢，還是提前了，或者是落後了？項目是，每周匯報呢，還是每月匯報？領導一看，就能知道，項目是否順利進行。

②當前任務狀態：描述下這個周期的關鍵任務、任務的狀態、並對狀態做一個簡單描述，尤其是對狀態異常的任務。這裡的任務，要與《WBS表》相對應，也是對項目當前進展是否順利的一個論證。

③本周期內主要活動：對本周期的具體工作做一個總結回顧，描述這個周期內，項目組都做了什麼事情、產出了哪些交付物。實際上，就是細分關鍵任務，描述具體的工作。

④下一個周期內的活動計劃：根據當前項目的實際情況，並對照《WBS表》和《進度計劃表》，制定下一個周期的工作計劃。

⑤財務狀況：截至當前周期，統計項目已產生的成本/費用/人力情況，並與項目的預算進行對比分析，建議使用圖表形式展示。

⑥上期遺留問題的處理：跟進上一個周期的遺留問題，本周期是否都解決了，怎麼解決的，如果未解決，則說明原因，並填寫到下一個周期的遺留問題上，待處理。

⑦本期發現的風險和問題：發現了什麼樣的新問題或新風險，並簡要描述解決方案。需要注意的是，新發現的風險項/問題，要同步至《項目風險管理表》中。

⑧需要的支持：是否需要公司的支持，如果需要，則需要什麼樣的資源。如果需要，項目經理，就可以利用匯報的機會，向公司爭取更多的資源。

在使用《項目狀態報告》時，要注意如下要點：

要點①、報告每個周期製作一份，並且存檔：報告也是項目質量管理的重要交付物，它記錄了項目管理的過程，將是質量度量和復盤的重要依據，因此，保存這些過程文檔，非常重要；
要點②、報告要有連貫性：每個周期的報告都是相互關聯的，比如，這期的計劃，就是下期的工作內容；這期的遺留問題，在下期需要跟進；每期報告的項目狀態是持續漸進的，這一期期的報告，也就構成了項目的實施過程；
要點③、《狀態報告》、《WBS表》、《進度計劃表》相互驗證：WBS是工作結構分解，進度計劃是整體工作計劃，而狀態報告則階段性總結了計劃的實施情況。正常的計劃實施，應該是按照進度計劃持續推進的，如果，某階段出現了嚴重的無法調整的偏差，則，應考慮變更進度計劃；
要點④、《報告》的編寫需要項目組內先達成共識：《報告》一般由項目經理填寫，但，需要項目組內先達成共識，再向上匯報。

《項目狀態報告》，不僅，解決了項目經理向上溝通的問題，還通過這一期期的階段性總結，記錄了項目的完整實施過程，為項目的復盤和公司財富的沉澱，提供了原始依據。這是，過程管理的重要管理工具。

《項目狀態報告》，概括如下：

①工作總結：總分結構匯報方式，先描述項目整體進展，再細分階段任務情況，最後描述具體工作內容。對應表中的當前項目狀況（整體）+關鍵任務狀態（階段）+主要活動（具體）+財務狀況（預算與實際對比）；
②工作計劃：制定未來工作計劃，對應表中的下一個匯報周期的活動計劃（下一個周期正常的工作計劃）+風險/問題/支持（未來需要去跟進）；
③工作跟進：對遺留問題的跟進情況，對應上期遺留問題的處理，就是對上期的跟進。

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