表格似乎天生就是PPT的天敵，單調的線框、枯燥的數字，嚴重阻礙了信息傳達的效率，讓觀眾不想細看。
在必須使用表格的情況下，如果多花點心思，站在觀眾的角度，調整表格的顏色、線框、數字，使其更美觀、更有可讀性，表格將變成PPT的朋友。
什麼情況下應該使用表格
表格用得不好容易破壞PPT的美感，可是有的人卻一遇到數據就使用表格來體現。殊不知，不是所有類型的數據都需要表格，通常情況下，只有兩種情況需要用表格來展示內容。
❶ 展示多項目數據明細
與數據相關的內容，一般必須展示多個項目的數據明細時才會使用表格。換句話說，表格的作用在於，讓觀眾清楚地看到，不同項目的具體數據是多少，而不僅是讓觀眾對數據大小有個模糊的概念。
如下圖所示，為了展示不同產品具體的銷售數據而使用表格，這是合情合理的，展示的目的就是要讓觀眾了解具體的數據明細。
如果PPT中的數據僅是向觀眾傳達大致的數據對比、數據趨勢，那麼使用圖表效果會更好。如下圖所示，從標題就可以看到這頁PPT是想告訴觀眾產品的銷量大小及售價高低對比，需要傳達的信息是「哪種產品銷量最大、最小」等內容。並且圖表中的售價數據進行從高到低的排序，有助於觀眾一目了然地看到商品的銷量排序。雖然圖表上方標註了具體的數據，但是這不是重點傳達的信息。
如果將上圖所示的圖錶轉換成表格，效果如下圖所示，那麼觀眾能從這一堆抽象、枯燥的數據中快速地對比不同產品的銷量差距、售價差距嗎？
❷ 展示多項目情況
在特殊情況下，需要展示諸如調查問卷之類的信息，這類信息項目超過三項且分類情況複雜，難以用單純的文字、圖形、圖表來展示，此時表格是最佳選擇。如下圖所示，是一項關於不同商品在不同店鋪的銷售情況調查，用表格可以條理清晰地進行展示。
讓表格聽話的繪製方法
讓PPT表格能夠合理、美觀地呈現數據的基礎是正確繪製表格、編輯表格。這些基礎性的操作方法，有利於減少創建表格時的步驟，以及在美化表格時，能正確運用恰當的操作進行編輯，提高效率。
❶ 插入表格的方法
插入表格最常用的方法是直接插入，如下圖所示，在【插入】選項卡下【表格】菜單中選擇行列數，即可在介面中插入一個表格。
以上這種方法插入表格的缺點是，最大只能插入10×8的表格，如果想插入更多行列數的表格，需要下面的方法。
選擇【表格】下拉菜單中的【插入表格】選項，彈出【插入表格】對話框，在該對話框中輸入行列數單擊【確定】按鈕，就能插入固定行列數的表格，如左下圖所示。
插入表格後，如果發現行列數不夠，可以右擊單元格，單擊快捷菜單中的【插入】按鈕，然後在級聯菜單中選擇【在左側插入列】等選項，如右下圖所示。
❷ 選擇表格的方法
要對表格進行操作，前提是選中表格或表格中的部分單元格。用滑鼠單擊表格，即可選中整張表格。將滑鼠指針放到表格行的左邊或是列的上方，當滑鼠指針變成 形狀或是 形狀時，單擊滑鼠即可選中這一行或是這一列單元格。
如下圖所示，選中了「所屬部門」這一列所有的單元格。
如果不需要選中整行或整列，可以按住滑鼠左鍵，拖動選中單元格，如左下圖所示，拖動滑鼠選中了第3行，從「運營部」單元格到「組員」單元格區域。
還可以使用【Shift】鍵來選擇單元格。方法是單擊某一單元格，按住【Shift】鍵，單擊另一個單元格，即可選中兩個單元格及之間連續的區域。如右下圖所示，單擊第2行第1列的「運營部」單元格，再按住【Shift】鍵，單擊人數為「1」的單元格，此時兩個單元格及中間區域都被選中了。
❸ 設置表格行高/列寬
調整表格的行高和列寬，可以使文字在單元格中不會顯得太擁擠或太空曠。調整行高和列寬的方法有兩種：一是上下拖動表格橫向或豎向的框線，從而改變行高和列寬。如左下圖所示，往下拖動第2行下方的框線，可以增加第2行的行高。二是通過設置參數來調節行高和列寬。如右下圖所示，選中需要設置行高或列寬的單元格區域，在【表格工具 - 布局】選項卡的【單元格大小】組中，輸入具體的行高/列寬參數，實現行高或列寬的調整。
❹ 改變表格顏色/線框
表格是否美觀，很大程度上取決於填充色和邊框的設計。改變表格的填充色方法是選中單元格區域，在【表格工具 - 設計】選項卡下的【底紋】顏色菜單中，選擇一種顏色，如下圖所示。
與改變單元格填充色相比，邊框線的設置是很多新手的大難題。表格的邊框總是「不聽指揮」，如果想將部分邊框線設置成特定的顏色，更是不知從何下手。正確的邊框線設置思路如下圖所示。
按照這個邊框線的設置思路，下面對表格的部分行設置藍色框線。
步驟01 選擇單元格區域。選中第4行單元格區域，單擊【表格工具 - 設計】選項卡下【繪製邊框】組中的【筆顏色】按鈕，從中選擇一種筆的顏色，如下圖所示。
步驟02 選擇邊框線類型。單擊【表格工具 - 設計】選項卡下【邊框】按鈕 ，從彈出的下拉列表中選擇【上框線】類型，如下圖所示。此時選中行的上框線會變成藍色。
步驟03 完成其他行的上框線設置。單獨設置一行單元格的上框線並不美觀，因此用同樣的方法，為表格第1行、2行、6行、8行設置藍色上框線，為第9行設置藍色下框線。由於前面的步驟已經選擇了筆顏色，後面的步驟中可以直接選中單元格再選擇邊框線類型即可。最終效果如下圖所示。