智能貨架是採用了RFID技術進行自動採集資產管理的貨架，為了優化庫存，提高資產管理效率，實時掌握庫存狀況，準確掌握資產動向。RFID技術實現庫存管理的智能化、科學化和自動化管理。以RFID電子標籤作為信息存儲載體並粘貼在資產設備上，實現資產的登記、入庫、查找、清點、出庫、在線檢測等工作過程的信息化管理。RFID智能貨架管控識別提高資產管理效率。
設備管理系統具有信息快速採集功能，利用固定在貨架上的固定式讀寫器和天線陣對貨架上的設備RFID電子標籤進行實時的數據採集並傳輸到平台系統。RFID手持式PDA也可以進行實時採集設備的信息，包括名稱、所屬貨架、管理人等內容。
狀態跟蹤利用資產應用程式或者PDA，可以實現對資產設備進行狀態跟蹤。即可以快速的獲知該設備的狀態比如是使用中、已外借、已歸還還是已報廢等。設備定位可以利用PDA在一定範圍內對貨架上的設備進行定位，即可以在大量的設備或設備中尋找特定的設備，當PDA發現該設備時，將會發出提示。外借歸還管理可以對設備的外借或歸還進行管理，借用人在外借某設備時，需要在管理系統出進行申請，管理系統將會對相關操作予以記錄，當設備逾期未還時，系統將會予以提示，管理員還可以通過系統的查詢功能對在借設備進行查詢。進出入管理在庫房門口安裝有固定式讀寫器、天線以及紅外感應裝置，當帶有標籤的設備到達進出區域時，該設備的信息將會被管理系統記錄，對於沒有辦理外藉手續的設備，系統將會發出報警。
利用RFID手持式PDA可以實現設備的快速盤點，並能一鍵生成相關的盤點記錄，省卻傳統利用紙筆進行盤點記錄的繁瑣與低效。貨架上各個設備均安裝的RFID無源抗金屬標籤、貨架上安裝的固定讀寫器和天線組、PDA手持機、位於出入口的固定讀寫器及天線以及資產借還器組成了RFID智能貨架管理系統，其管控流程如下：
發標籤：
當有新的設備進入時，應首先為設備配發標籤，利用管理客戶端的發卡程序和資產借還器，可以給設備配發標籤，標籤內存儲著該設備的編號，同時該設備的信息將會寫入後台的資料庫伺服器中。
安裝標籤：
利用3M背膠或其它固定方式將已寫入編碼的標籤粘貼在設備表面。隨後設備可放置在相應的貨架上。
信息採集：
設備定位：
利用RFID手持式PDA可以在一定距離內對設備進行定位，在PDA中輸入想要查找的設備的編號或者名稱，隨後在貨架周圍搜尋該設備，當RFID手持式PDA發現與待查詢設備匹配的設備時，會發出相應提示。
外借歸還管理：
當設備需要外借時，可以利用在管理客戶端處辦理相關手續，在辦理相關手續之後，設備的狀態將會更改為已外借，並會將相應的外界人信息、外借時間與歸還時間等內容更新至後台，在到達歸還時間時，系統將會發出提示。在設備歸還後，相關內容會予以更新。
防盜管理：
當人員在持有未辦理外藉手續的設備經過門口的進出區域時，安裝在門口的天線和固定式讀寫器將會捕獲到該設備的信息並發出報警提示。所有進入該區域的設備都會在系統里進行記錄。
快速盤點：
利用RFID手持式PDA可以進行設備的快速盤點，只需要掃描貨架上的所有在線設備，PDA將會自動進行盤點，並生成相應的盤點報告。
RFID智能貨架進行實時對在位資產的物、帳、卡進行清查、清點，定期進行統計列印報表，實現了現有庫存物品管理方式，大大地提高管理水平，降低管控的難度。規範化倉庫貨物的管理，實時掌握基礎數據，讓倉庫貨物操作更簡便；不斷強化物流與信息流的同步實時性，這樣有效提高貨物的管控流程和使用狀態，讓資產管控得到更有效的保護。
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