「採購管理」先做了再說,做完了以後怎麼「說」?

採購從業者 發佈 2019-12-31T08:22:43+00:00

現在正值冬天,開始招標做方案是四個月前的事了,真是天有不測風雲,美國西海岸的當下天氣特別冷,河道被冰封上了,走不了船,只能改用卡車,裝上卡車上路才發現,期間要通過的橋樑超重,只能折返,又臨時聯繫火車繞道,再換卡車。



【背景】


川普高舉「美國優先」大旗,鼓吹「製造業回歸」,對外舉起制裁和關稅大棒。在此戰略下,美國對進口的鋁等金屬徵收懲罰性關稅,基本堵死了進口這條路,促使了美國本土鋁廠的興旺。鋁加工需要冶煉爐,這下搞火中國內地一家專業生產鋁冶煉爐的中美合資鍋爐廠。鍋爐的特點是體積大、重量沉,客戶並不固定且分布廣泛。幾乎所有客戶都要求DDP(完稅後交貨到指定目的地),鍋爐廠需將備好的貨物在進口國指定地點交付,而且承擔將貨物運至指定地點的一切費用和風險,並辦理進口結關。他們的鍋爐屬於訂單式生產,每一次大小、重量、到貨地點都不一樣,所以每次都會將這些信息發布給貨運代理進行招標,並對供應商提供的標書(包括出口國進口國運輸路線、方式、周期,價格、保險條款、進出口的報關代理等)進行評估,逐一與各個貨代確認,討論方案,核估價格,再就價格進行談判,最終確定中標者。


話說某一貨代中標一單到美國的鍋爐訂單運輸。現在正值冬天,開始招標做方案是四個月前的事了,真是天有不測風雲,美國西海岸的當下天氣特別冷,河道被冰封上了,走不了船,只能改用卡車,裝上卡車上路才發現,期間要通過的橋樑超重,只能折返,又臨時聯繫火車繞道,再換卡車。這一折騰,都是急活,運費超出一百多萬人民幣。在發現河道冰封時,這家貨代就立刻聯繫了鍋爐廠的物流部,說明了情況,認為這是不可抗力,要求鍋爐廠承擔根據實際增加的費用。


物流部說價格做不了主,要找採購部,貨代又找採購部談,採購部說,這麼大金額,採購部也不可能做主,要上面領導才能拍板,但領導近期不在辦公室。採購話鋒一轉:任何理由也不能耽誤客戶的交付。有事好商量,你們先想辦法將貨運到,任務完成了我們再討論費用的事。


無奈之下,這家貨代只能先墊錢,將鍋爐運到客戶現場。回過頭來和鍋爐廠核算額外產生的費用,貨代將所有原始憑據都帶上,詳細說明了原因及由此產生的費用。但這時候的採購卻說應該嚴格按照合同執行,合同規定,任何的變更都要經過雙方的確認才能生效,這是執行合同的基本準則。沒有我們這一方的授權人的同意,無法向領導交代呀,哪怕是我方任何人的簽字確認也行呀。貨代代表氣的七竅生煙:這是耍無賴呀!回去發了一份律師函,要求立刻付款,否則將向法院起訴。


採購部里不少老油條,對貨代的律師函根本不予理會,理由是貨代不會起訴,也要不回那一百多萬。拿腳指頭都能想出來:如果起訴,各種費用要十幾二十萬,還不一定能打贏,現在是中美關係微妙時期,法院不會不考慮這個要素。就算打贏了,我們賴著,他也無奈與我。


果然,貨代並沒有起訴,相反到鍋爐廠和領導交流溝通,表示這次就算了,希望下次能夠多給些訂單多照顧一下,採購也順水推舟,表示友好,未來有訂單一定優先考慮,開出了一張空頭支票。會後雙方吃飯握手告別。


當事採購員常向別人誇耀著自己為公司挽回了一百多萬的損失。


【討論】


1. 總結採購方所使用的技巧。您贊同哪些技巧?又不贊同哪些技巧?為什麼?

2. 您同意貨代的說法:這是「耍無賴」嗎?為什麼?

3. 如果採購方以「不能耽誤客戶的交付,完成後再討論費用」這樣的理由來搪塞,對方的可能反制措施有哪些?

4. 如果真的起訴,採購方的勝算有多大?哪些要素、文件、合同條款、紀錄支持採購方的立場?



【點評】


在南方出差時,街邊打車,遇到一個計程車司機在和一個乘客爭執,也就是乘客不付錢,司機也無奈,就揮揮手,讓那個人離開了事。我問計程車司機為什麼放他走?司機回答說:「糾纏下去,如果我被這傢伙揍一頓,倒霉的還是我,如果報警,警察不一定站在我這一邊,就算贏了,最多也就拿回這幾十塊的車費,我耽誤這麼長時間,損失的是載客機會,不合算,還是拉到算了,忘記不愉快,繼續掙錢吧」。這段談話讓我覺得這位司機就像一位哲學家那麼偉大。如何處理糾紛,給出了風險評估後的最佳理性解決方案。


許多人都喜歡將《亮劍》作為管理的經典案例,以主角李雲龍的事跡作為管理者的學習榜樣。這是李雲龍與楚雲飛的一段對話:

楚雲飛:謝謝上次老兄幫助我平息兵變,不過,您答應還我的那批裝備什麼時候還給我?

李雲龍:哎呀,我這記性,忘得死死的,以前要是還,也就還了,現在我擴充了一個營,如果還了,弟兄們就要拿著木棍去打仗了。

楚雲飛:上司怪罪下來,我要進軍法處的。

李雲龍:我教你一個法子,上司查,就說我李雲龍人品不好。

楚雲飛:... 這人品是有點問題。

李雲龍:唉,馬瘦毛長,人窮志短呀。以後我的部隊發生兵變,你拿我的裝備,我絕不吭聲。

楚雲飛:算了,過去的事就不提了。

...


政委趙剛在開始說李雲龍像奸商。在《亮劍》中,確實有李雲龍非常剛強、果斷,值得傳頌的經典篇章。但這一段有點不敢苟同。組織中,堅持正直、誠信的價值觀才有可能獲得同事、夥伴、對手和社會的認同,也是組織長青基業發展的基石。


一次兩次可能得逞,可「好事不出門壞事傳千里」,不知道的人可以接著再忽悠,知道的人今後或者不和你做生意,或是再和你做生意時,會變得小心謹慎,一朝被蛇咬十年怕井繩,將會同條款扣的死死的,防止出現任何可乘之機,並將風險預先扣到你的頭上,最終的結果會是你的路子越走越窄。當以「不能耽誤客戶的交付,完成後再討論費用」這樣的理由來拖延時,對方的理由也很充分:對你們來說,交期要比錢更重要吧,如何拖著,說明還是不著急之類的拖延來對付你。如果以後再說,明確什麼時候,什麼方式?紀錄在案。對付這樣的對手,絕不可以接受空頭支票,認同《亮劍》中的楚雲飛,不理會空頭這支票,而要求李雲龍幫助打鬼子,作為償還,而這也是對方能做到的。



出來混最終首要還的。對方也有更多的惡劣手段,預先在合同里設定變更條件,再挖個坑,預埋一個陷阱,到時通知你變更不得不做。害人之心不可有,防人之心不可無。而防止合同欺詐的有效方式之一是尋求長期合作,避免短期行為,在這個案例中運輸貨代採用每次招標的方式,有利有弊。招標理由非常充分,訂單個性化,不連續,客戶不固定且分布廣泛,貨物差異大,單次運費價值高,招標還可以得到好價格。但弊端並非沒有,貨代不熟悉,各種風險發生的可能性顯著增大,這個案例也是一個實證,貨代不熟悉運輸路線,造成報價和運輸路線的錯誤,雖然是採購方占了便宜,但失去的是信譽,或是通過談判技巧,將損失丟給了供應商,但並不能保證每一次的結果天平都是向著採購方。靠運氣、靠技巧並非長久可靠之戰略手段。招標這種一次性的採購方式,對雙方都存在著不可知的風險。


作者:王為人 來源:CPSM博潤顧問

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