編輯導語：會議紀要是職場人士用以輔助工作的一項工具，結合會議紀要，我們可以在需要多部門協調配合的工作中縷清工作線索，後續也可以更好地落實責任人等。本篇文章里，作者結合自己的十年工作經驗，就如何寫會議紀要一事做了分析，一起來看一下。
怎麼寫會議紀要?
漁歌思考了下這個問題，饒有興趣地翻了過往比較好的會議紀要，再回首歷歷在目的職場十年，嘗試做個小結。
各位朋友請根據自己的情況，選擇性使用，責任自負，哈哈。
文章將分成4部分：
- 為什麼要寫會議紀要？
- 是不是一定要寫會議紀要？
- 會議紀要的內容包括哪些？
- 會議紀要的關鍵是什麼？
一、為什麼寫會議紀要？
會議紀要的核心作用是把會議結果往下落。
往下落，則包括但不限於：周知、備忘、推進進度、落實責任人、尋求幫助、減少被甩鍋、主動甩鍋等。
周知：假設來開會的是3個人，3個參會人的老闆雖然沒來參會，但也關心會議結論。口口相傳總是容易造成每個人都挑有利於自己的信息傳遞，也有人不善和老闆溝通，直接不和老闆溝通了。所以會議紀要可以讓需要知道、和關心的人知道同一個信息，無論他是否參會。
備忘：我們每個人的工作千頭萬緒，不僅要擔心別人上不上心，自己也很可能忘了。那就記個會議紀要，隨時備查。
推進進度：工作卡殼，或大家不知道要幹什麼，為什麼要干？那就開個會，統一宣導，說清楚工作目標、工作計劃、各方職責，而後有計劃推進。
落實責任人：各方的工作邊界不清晰，責任人不明確，也或者合作夥伴不想干，那就明確各自的目標、責任、節奏。
尋求幫助：通過會議溝通達成一致，接下來該跟誰要資源，就跟誰要資源。這是會議討論決定，不是個人意志。
減少被甩鍋：人一多工作就難做。當工作需要多方協同的時候，每個人每個環節都可能掉鏈子。力往一處使的美好願景往往事與願違，那就需要一些手段保障，也不至於孤軍作戰，還被甩鍋。所以在會議紀要中明確每個團隊、每個人的職責，鍋就沒那麼好甩。會議紀要是一種自我保護的手段。
主動甩鍋：把歷史問題掰扯清楚，不是我們該承擔的，那就把鍋還給責任方，無論是運營、技術、財務、法務、還是數據；當然，也可能是有預謀的甩鍋，因為已經預期到後面會出事，但又無能為力，所以先留會議紀要為證據，誰沒按約定把活干漂亮，誰就可能是背鍋俠。
二、一定要寫會議紀要嗎？
當然不是必須寫會議紀要。寫會議紀要費神費力，我們的時間、精力有限且寶貴，不要浪費自己的資源。
而且一旦寫，就得寫得有質量，給大家留下「我很靠譜」的職業印象，更不能給自己挖坑，寫得不好就是在給自己挖坑。
會議紀要是我們工作中的輔助工具，用得好就挺好，用得不好，傷人傷己。用好會議紀要，但不要被會議紀要綁架。
根據開會的目的、結果確定是否要寫會議要。一般來說，會議議題重要、工作情況複雜、有爭議、參與的人多、部門多、協同有難度，就需要寫會議紀要。
但如果工作環境比較友好，只是為了備忘，這類會議紀要可以簡寫，也或者可以詳細寫，但只發給最小範圍的人。
三、會議紀要的內容有哪些？
會議紀要是為了說明為什麼要干，要和誰一起干，要干成什麼樣，現在有什麼問題，需要怎麼解決。
所以不記流水帳，突出關鍵。
會議紀要的內容包括會議背景、核心結論、詳細結論。其中，詳細結論中一定要明確到人和時間的行動計劃。
1. 會議背景
包括會議議題、參會人員、會議時間。
1）會議議題
會議奔著要解決問題而去。沒有會議主題的會議紀要是沒有主心骨的。如果會議目的不明確，會議也不會有什麼結論。
2）參會人員
表達對參會人員的尊重，也為事後查詢留底，免得有人說我沒參加、我沒說過這話、我不同意之類。如果是外部會議，需要的話列上雙方參會人的職務，畢竟從人名很難看出會議規格，人名也不好記。
3）會議時間
年月日小時。如果是爭議多的會議，不妨寫得詳細、具體些。
2. 核心結論
請言簡意賅。最多3條，每條不超過20個字。非要超過20個字的，請做好分行、斷句。
表達上，用序列號、字體、顏色突出重點，強調結構。
不要文字堆砌，不要文字堆砌，不要文字堆砌。重要的事說3遍。會議紀要要有可讀性。
3. 會議詳細結論
詳細結論同樣需要結構化呈現，並落實到事、落實到人。
詳細結論中，每一件事要體現出事情、進度、問題、負責人。
詳細結論示例：
可以用表格的，就用表格。因為表格能直觀的表達邏輯關係，閱讀和管理成本更低。同一段文字堅決不超過3行，控制在1行20個字以內。
會議詳細結論的內容，包含不限於：
1）序號：數字是一種能讓人條理清楚的表達，無論是對寫會議紀要的人，還是讀會議紀要的人。
2）問題分類：當詳細問題超過3點時，請對問題進行分類，每個細分類型的問題不要超過3點。分類建議從業務結構或項目職能的角度來分，比如需求調研、產品設計、開發進度、運營、銷售。分類要體現MEMC的原則，且重要的放在前面。
3）詳細問題：明確、聚焦的一個問題單獨成一個問題，儘量不要把多個問題柔和在一起。
4）當前進度：比如已解決、業務調研中、出產品方案中、已完成需求評審待排期中、技術開放中等，根據實際需求拆分節點；
5）後續行動方案：比如「通過XX，實現XX」，「待XX與XX討論確定，目前暫無解決方案」，描述中能有方法的體現方法，沒有方法的暴露問題。
6）完成時間：需要具體到日期的千萬別到周，需要明確到周也別到具體日期，收放都在文字間，壓得太重會反彈，放得太寬沒用。
7）負責人：能明確到人的務必到人。
8）備註：比如需要誰幫助，或者需要和誰討論，或者有什麼待定點，未盡的重要事項都可以在備註中體現。
四、會議紀要的原則
會議紀要秉持客觀的心態，突出重點，非重點也不偷懶的原則來寫。
1. 客觀
切記用情緒表達會議結論，一定要用客觀、平穩的情緒，人的情緒會體現在文字中。職場中大家都喜歡情緒穩定、看問題客觀的人，偶爾可以有情緒，也可以利用情緒，但關鍵場合、多數場合都要表現出職場人的客觀、穩定，而不是像祥林嫂或者一頭暴躁的獅子。儘量用客觀數字表達，慎用個人主觀觀點。
在漁歌剛入職場時，寫了一份客戶訪談的會議紀要，自覺目標明確、有重點、有可閱讀性。在漁歌郵件發出會議紀要後，同部門一起參加會議的小姐姐在漁歌的會議紀要郵件上，回復了一封她寫的會議紀要，當時我驚呆了，這是我負責的項目，我兩是平級關係，她憑什麼這麼幹，內心憤怒的火團竄竄竄就燒了起來。
後來，漁歌把自己的會議紀要和小姐姐的會議紀要一起發給了資深職場朋友，請他指點。朋友說我的會議紀要雖然事情說清楚了，但文字中傳達了一種剛入社會的似火熱情，比如客戶需求很強，會安排好和客戶的溝通，客戶也很滿意等字眼。
而實際上我只是整件事情的參與者中，最稚嫩，稚嫩到都沒冒芽的豆苗，隨時都可能被別人掐掉，我的意見並不重要。而那位小姐姐的會議紀要寫得比我客觀，更容易讓人信服，比如她的紀要里會寫追問3次客戶後，客戶依然認為這個需求很強，而漁歌寫的是反覆追問客戶這個業務的必要性，客戶表示非常需要。類似這類字眼之間的差異，還是能明顯看出來小姐姐更客觀、專業。
所以會議紀要要秉持客觀、平穩的心態、用平實的文字、數字去寫。雖然寫會議紀要往往為了達成一些目的，但這個過程要做的客觀、有理有據，彰顯我們的大氣、平和、可靠，而不是情緒或個人意見。
2. 突出重點
尤其內容繁雜，且面向高層的會議紀要，一定要在開篇，用幾十個字概括出問題、方案和希望尋求的幫助。因為管理層太忙，沒時間看一大堆文字。沒有重點的文字堆砌，浪費自己的時間，還誤事，因為老闆們很可能直接忽略不看了。
重點要放在前面，開頭好了，才會有下文。有時候老闆們也不看下文，看了開頭，就直接一個電話或郵件，讓大家當面匯報。
我們寫會議紀要雖然是為了達成自己的目的，但要站著目標用戶的角度來寫，怎麼樣能讓管理層、合作夥伴快速關注，並且認為我們專業、靠譜，並幫我們解決問題。
3. 明確到人和時間
會議紀要的重要目的是推進工作，減少甩鍋與被甩鍋，所以一定要明確到人和時間。
能明確到1個人的，就不要@2個人；能明確到日期的，就不要明確到周；需要明確到幾點幾分的，就不要明確到天。
在人和時間的指向上，務必做到精準指向，精準打擊。除非是有目的、有策略的故意模糊處理。
4. 詳情部分不可偷懶
雖然大家重點關注的是會議紀要的概要，但詳情部分一樣不可偷懶。
因為這才體現了我們工作的系統性、專業度，詳情是底層的支撐，也是一次梳理。如果覺得關鍵點寫好了，詳情就可以多快好省，那就是在給自己挖坑。
五、最後
以上是通用的會議紀要，最重要的還是要大家根據實際情況來。比如有的會議紀要需要中英文多個語言版本，有的要求事無巨細。也有的會議既要兩三行字即可。
大家根據實際情況調整。
祝大家每次寫會議紀要都能有一種小小的成就感，理清自己的思路，事情才能幹得更順，寫會議紀要是為了自己的工作更順滑。
#專欄作家#
西湖漁歌，微信公眾號：西湖漁歌，人人都是產品經理專欄作家，2019年度作者。11年經驗的某大廠產品經理，專注產品和大數據。
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