【案例分析】制度發布的管理流程要怎麼做？
我們是一家小公司，以前所有的制度、通知發布都是由人事部統一完成。然而最近財務部來了一位新總監，他喜歡直接將財務制度發布到公司群，可群消息太多員工不一定會認真關注。像最近財務部做了報銷流程的改革，很多同事都不清楚導致報銷不了，結果這些員工卻來找我們部門麻煩，說我們HR沒有起到通知作用。我想問問老師們，制度發布的管理流程要怎麼做，是統一發布還是讓部門自己發布呢？面對這一案例大家又有哪些想說的？
摘要：制度是公司正常經營管理的保障。制度體系完善能夠體現公司規範化管理的水平。制度管理作為一項基礎管理工作，對基礎管理水平有非常高的要求。因為制度體系涉及面非常廣泛，如果不能進行有效約束，制度管理本身也會成為公司管理的重大問題。
（本篇請據實取用，計2200字左右。）
制度體系是公司管理水平的重要體現。為了讓制度管理工作正常運轉，在公司內部制度都是由某個部門作為制度歸口管理部門進行統一管理。
一、制度歸口管理部門的職責
我們知道，制度並不是簡單的文字堆砌，制度內部包含極強的邏輯性，並且在制度展示上也有一定的要求。
1、制定製度框架和制度建設計劃
1）制度需求不同
不同部門和不同管理人員對制度的理解不同，就造成對制度的需求不同。作為制度管理部門，應該貼合各部門實際需求，制定公司制度框架，並且根據框架確定製度建設計劃。
2）制度分級管控
不同規模的企業對制度管理的力度不同。一般情況下，如果是集團性公司，就會從集團層面開始設置制度，然後是公司層，最後是部門層級。根據組織架構層級的設置，可以多設置一層，比如增加事業部層；也可以少設置一層，比如非集團性質的公司就不必設置集團層。
3）制度建設可作為重點工作
對於制度建設需求比較高的企業，這一部分也可以作為績效的一部分。在進行年終總結時，通常會將制度建設情況一併向集團領導做匯報，體現公司規範化管理的水平。
2、審查制度合理性
1）審查合理性的原因
如果我們自己管理制度，就會認為制度本應該就制定成這個樣子。但是對別人來說，並不清楚制定製度的規則，甚至在違法的邊緣遊走。比如，和勞動者利益相關的制度，各個部門在制定時就一個勁的罰款，只要不服那就是罰款；人員不合適那就是辭退，從來不去考慮勞動用工風險。
所以，在這類制度發布之前，制度歸口管理部門應對制度的合理性進行審查。因為這不僅僅關係到勞動用工風險，還關係到公司的管理水平。要知道，沒有不透風的牆，一個以罰款為主的企業在行業中的名聲肯定是不好的。
2）審查合理性的內容
審查制度合理性包括兩方面內容，一方面是邏輯的合理性。對於同一類型的事務，處理的方式方法是不是一樣？對於同一件違紀事情，處罰的額度是不是相同？這是關係到邏輯的合理性。另一方面是制度的合理展示。制度並非簡單的文字堆砌，對於制度的文本、字號、行間距、頁面設置、段落標記等等，都有要求。如果不進行統一規範管理，那麼每個人都有自己的想法，有人會用「一、（一）、1、（1）、①」作為段落標記，也有人會用「1、1.1、1.1.1、1.1.1.1」作為段落標記，這樣給員工，甚至給外來人員展示的時候，是一家的制度嗎？豈不貽笑大方！
3、統一發布制度並進行宣貫培訓
制度歸口管理部門要統一發布公司的制度，這樣既避免各個部門或者業務模塊都有發布制度的權限，也避免了發布的制度樣式五花八門，各自為戰。
在制度發布完成後，應該進行制度方面的宣貫和培訓。在制度宣貫和培訓的過程中，應該注意過程痕跡的記錄，比如員工培訓簽到表，制度接收表等文件。
案例中就存在這個問題，制度由人力行政部統一發布，那麼財務部總監直接把制度發群里就屬於不妥，這種情況人力行政部的管理人員應該悄麼聲息的和財務總監溝通，制度發布有統一的歸口部門，不是這麼直接發群里就完事了。另外，報銷流程的改革也需要進行培訓，即便很簡單，有些員工就是不明白，所以制度培訓是必須的。
4、制度周期性管理
1）試行
剛開始發布的制度，因為沒有經過實踐的檢驗，所以很多人在制度名稱後面加上「試行」兩個字，確實是一個穩妥的方法。但是，制度不可能一直試行，所以在試行結束後，要根據試行期間的意見進行修改和完善，成為公司的正式制度。
2）廢止
制度也是有壽命的。當一項舊的業務被新的業務所覆蓋時，那麼舊的制度便無法滿足新業務的需求。那麼，就需要制定新的制度來保證新業務的正常運轉，舊制度就需要廢止。打個比方，新的薪酬管理制度下發後，一般會在新制度後面附上一句話「與此相悖的制度均廢止」就可保證新制度的權威性。
二、制度發布管理流程
不同制度發布流程不同，我們在此之前應該對制度做一個分類。
1、制度分類
基於是否和勞動者權益相關，制度可以分為和勞動者權益相關的制度和不相關的制度。
和勞動者權益相關是指的和勞動者的1)勞動報酬、2)工作時間、3)休息休假、4)勞動安全衛生、5)保險福利、6)職工培訓、7)勞動紀律和8)勞動定額有關的制度。其他的制度就是和勞動者權益無關的制度。
2、和勞動者權益相關的制度
依法建立的公司制度才能獲得法院的認可，對員工有約束力。和勞動者權益相關的制度，應當經過民&主管理程序討論協商才能合法有效，這一點在具體執行的時候可能會成為形式，但是沒有這個形式就不行。
3、和勞動者權益無關的制度
和勞動者權益無關的制度，經過公司領導的審批之後即可直接執行，無需再走一遍民&主程序。
三、制度重在執行
制度在制定之初就有一個重要的原則，就是可執行。如果制度從網上百度過來，然後稍事修改，無法和公司實際需求相契合，無法接地氣，就會讓制度淪為笑談。
制度發布只是開始，並非結束。我們倒著往前推，制度執行不好，可能是員工對制度不理解，那麼就是缺乏制度宣貫和培訓。如果是員工不配合，那麼就要有相應的獎懲機制，對於執行制度不配合的人員，自有一套機制去懲罰。
說兩句掏心窩子的話
一旦發現制度管理出現了問題，一定要及時的解決掉。因為破窗效應的存在，一旦財務開了這個不良口子，而不加以管理約束的話，那麼其他部門就會效仿，形成不良風氣，到時候出了勞動糾紛還是人力行政部的事情，你說氣不氣？
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（作者：李慶山）