文檔管理使人力資源部門受益的 7 種主要方式
在 COVID-19 大流行期間，人力資源 (HR) 必須迅速調整工作重點，將其活動重點重新放在遠程勞動力的需求上。儘管許多員工繼續在家工作，但安全的工作場所重新開放也是人力資源部議程上的重要項目。隨著您的組織應對不斷變化的經濟和社會條件，用數字工作流程取代紙質流程將使您能夠專注於幫助員工應對新的工作挑戰。
當 HR 的管理職能是基於紙質的或依賴於諸如 Excel 電子
表格、共享驅動器和無法共享數據的軟體等不連貫的技術時，工作既費時又費力。藉助辦公自動化軟體，您和您的人力資源團隊可以專注於諸如員工敬業度等戰略問題，通過安排虛擬活動和培訓來維護公司文化，並在出現工作場所問題時提供快速響應。
辦公自動化影響的關鍵領域
用自動化取代紙質流程意味著提高從招聘和入職到離職等流程的效率。這裡簡要概述數位化的文檔管理系統對某些功能產生的重大影響。
1.疾病控制中心健康篩查管理要求：
人力資源部門通常發揮領導作用，提供一種安全的方式來篩查員工和訪客，以便在他們進入您的辦公室之前確定他們的健康狀況。這些預防措施非常明顯，並向員工保證重返工作崗位是安全的。通過電子表格和自動化工作流程自動化此功能可提供非接觸式入住/退房、特定時間誰在大樓內的記錄以及州和聯邦準則得到遵守的證明。如果需要追蹤接觸者，這些信息將被保存、可搜索並且隨時可用。
2.為遠程員工提供服務：
數字文檔管理在加密存儲庫中保護員工文件，並通過受控訪問權限保護他們。在家工作的員工可以輕鬆訪問福利信息，包括醫療保健和兒童保育靈活支出帳戶、員工援助計劃和休假請求。您的人力資源團隊不僅可以在任何地方和任何設備上查看文檔和工作流程狀態，而且員工可以安全地訪問他們的個人記錄。員工自助服務和對信息請求的快速響應為員工和您節省了時間和精力。
3.員工記錄管理：
4.管理政策和程序：
當 HR 推出新的政策和程序時，文件管理軟體使分發更容易，並提供審計跟蹤。電子表格使獲得員工簽字的速度更快、更容易且更具成本效益。
5.招聘：
現在大多數招聘都是在線進行的，自動處理通過電子郵件發送的簡歷、查看簡歷並將適當的簡歷發送給招聘經理就更有價值了。內部電子簡歷分發可確保面試求職者的每個人都可以訪問這些信息。在人力資源工作流程效率方面，以電子方式設置招聘審批使流程一致且可重複，同時創建所有招聘活動的審計軌跡。
6.入職：
新員工在組織中度過的前 90
天通常決定了員工成為敬業成員的速度。一些在網上接受面試的新員工在開始工作之前可能沒有機會見到你或他們的上司。入職程序自動化可確保新員工感到受歡迎並做好準備，使他們在工作的第一天沒有壓力且富有成效。為確保涵蓋所有基礎信息，您可以創建所需任務的入職清單，包括就業確認、保密協議、員工手冊和初始培訓計劃。您可以輕鬆管理新員工配置，為員工提供開始工作所需的所有物品——即使這些物品被送到他們的家中，而不是送到辦公室。
7.績效管理：
通過自動化，您可以自定義績效評估模板並設置自動審查的日期，同時捕獲和存儲所有信息。招聘審查、工資批准、年度加薪和基於績效的加薪都被簡化為高效的工作流程，有利於企業和員工的提升。另一方面，如果您正在處理績效問題，您將擁有清晰、一致的文檔記錄，詳細說明員工的工作記錄。
Young Automotive公司如何將遠程員工的招聘和入職工作自動化
DocuWare 的客戶 Young Automotive集團由遍布猶他州北部和愛達荷州南部的 15 家汽車經銷商組成。該公司需要一個文檔管理系統來管理其人力資源入職和招聘工作流程，這曾是一個複雜的紙質流程。員工需要出差到公司辦公室完成入職任務。員工和企業普遍都有挫敗感，而且訪問文件也受到限制。
當 Young Automotive 集團實施 DocuWare Cloud 時，求職者和新員工的所有電子表格都被上傳到他們的簡歷中心軟體中。然後，管理人員可以在決定雇用申請人後，自動將表格發送給申請人。每個表單都用於觸發 DocuWare 中的自動化工作流程。現在HR和員工之間有了可靠的溝通； 本地經理通過遠程訪問數位化方式，對員工的記錄有寶貴的洞察力。
DocuWare 允許人力資源和工資部門從一個集中的數字位置控制文檔和信息的流動，從而提高了他們的生產力。使用 DocuWare 表單和工作流，他們擁有在入職期間捕獲所有員工信息的完整流程，創建所需的文檔進行處理，並將關鍵任務交付給所有遠程員工，使流程高效且可預測。
人力資源的角色將隨著新常態的到來而演變
即使我們達到新常態，人力資源部門仍將繼續滿足遠程工作人員和返回工作場所的人員的需求。根據普華永道 2020 年 6 月的一項美國遠程工作調查，辦公室工作人員表示，即使在 COVID-19 不再構成威脅之後，他們也希望能夠更頻繁地在家工作。調查受訪者還報告說，他們懷念與同事的互動，並且正在或計劃至少部分時間回到辦公室。
在當前充滿挑戰的環境中，企業不能再因紙質流程而放慢速度。這在人力資源部門尤為重要。將與簡歷、申請、入職表格、工資單報告和稅務表格以及績效評估相關的流程數位化可以節省時間並且更具成本效益。當您的部門被要求在不增加人員的情況下承擔新職責時，工作流程數位化能使您的工作生活更輕鬆。