精益生產管理
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長期以來精益管理思想一直局限於生產車間中，但是在企業中存在大量的消除浪費的機會於管理與辦公過程之中，而我們可以通過VSM管理進行價值流管理分析進行找出這些管理浪費，從而實現精益辦公。
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一個精益辦公室管理體系可以影響到整個企業中的各個層級的管理流程，通過價值流管理分析實現建立一個精益辦公室的好處在於：
優化企業層級的流程：和外部客戶及供應商打交道的流程，如訂單入口、客戶服務、支付帳戶、收款帳戶、市場/銷售、調研開發、產品開發、以及分銷。精益管理工具能夠用來簡化、加速這些流程。
優化組織層級的流程：在你的企業里關鍵的支持性流程，如信息技術、人力資源、工程部門、以及採購部門。精益能夠簡化這些流程，並提升它們的效率。精益爭霸
優化部門層級的活動：精益能夠減少那些增加時間但是價值極低甚至沒有價值的活動。它能根據客戶拉動來建立流、減少途中傳輸、提高部門的整體業績。
優化個人層級的任務：精益能夠減少文書工作、手工登記、以及標準化工作步驟中的錯誤，幫助改善企業車間，分清每個人的角色及責任。
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首先，開始在將精益工具應用於辦公環境之前，我們必須理解整個工作流程。正如我們繪製價值流圖、集中極力縮短生產中的提前期、消除生產中的浪費一樣，我們必須通過價值流管理分析，繪製出管理流程，以更好地理解他們並消除浪費。
如下訂單、報價、做計劃、採購、產品開發、以及其他的流程中，到處都是浪費。事實表明，服務和管理流程中，有75-90%的步驟是不增值的，這在精益的定義中就是浪費。這些造成浪費的步驟就導致了延遲和客戶的不滿意。因為精益思維中一個關鍵的規則就是將收到客戶訂單到完成這個訂單之間的時間縮到最短，所以查看整體提前期是非常關鍵的。
要發現這些流程中的浪費，我們必須將它們繪製成圖。在我們找到浪費（不增值的步驟）並確定了要對此做什麼之後，我們就可以應用原始的精益工具了。例如拉動式系統、持續流、協同定位、使用站點存儲、5S、可視化管理、以及防錯。
其次，我們必須要收集數據，但是我們可以從管理流程中能收集的數據將非常有限。辦公室精益不像生產精益，生產精益是基於數據的，它是驅動決策的。對於辦公和管理流程，決定使用什麼數據取決於想要回答那些與價值流相關的問題以及是如何通過這些流程來定義產品或者服務的。
例如，如果我們的目的是要減少工程改變訂單（ECNs）的數量，那麼就要將ECNs定義為產品，同時找出所有ECN的數量、周期、在流程中排隊的時間、以及整體的循環時間。通過這些信息，我們就能找到問題最有可能出在哪裡，然後在你「未來狀態」的流程中消除浪費區。精益爭霸
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精益管理是一個已經被證實過的系統化的方法，能夠被用於消除或減少產品製造或服務提供中的浪費，同時將成本儘可能降到最低。它不僅僅能夠被用於車間，精益管理可以用於企業中每一個系統、每一個流程、以及每一個人。
1、優化組織機構。如果能適當將組織機構扁平化，儘量去除一切多餘的環節與人員，就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時有效，快速回應市場動向，提高管理效率。其次，要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現象，實行資源共享。精益爭霸，跨部門人員的再學習，不失為一個有利舉措，更易讓大家換位思考，使每個機構組織之間，更加緊密配合。
2、強化辦公室5S管理。辦公空間安排的合理與否，通常也會影響工作效率。經常有業務接觸的部門可以安排辦公地點近距離，減少「搬運」浪費；對文件進行歸檔分類管理；減少工作中分散注意力的信息數量，如垃圾郵件和私人聯絡；清理「視覺污染「，如過期的文件、不用的信箋等等……如此種種，對辦公室進行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養，就可營造「亮麗」的工作環境，讓人心情舒暢，更添工作信心。
3、消除日常浪費。其實，在辦公室的行政流程里，往往有很多難以定義的浪費，沒有生產區域那麼顯而易見，所以，我們更應從細節處著手，識別辦公室浪費。我們要培養自我節儉的意識，減少電力、紙張等能源消耗，努力營造大家共同遵守的「隨手」氛圍，如紙張重複利用、離開xx分鐘關掉電腦顯示器、白天關閉走廊亮燈、洗手後隨手關掉水龍頭等，從每一個細節中發現浪費、消除浪費。同時要治理人浮於事的現象，上班時間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次，還要適當授權，簡化行政審批手續、減少等待時間。
此外，辦公室浪費還有一種很嚴重的浪費—會議。召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。通過採取會議管理方法圍繞此四個問題進行會議討論，相信會收到意想不到的效果：究竟出了什麼問題？問題的起因是什麼？這些問題可能有哪些解決辦法？你建議用哪種辦法？
4、轉變工作方法，提高效率。細數一天8小時中所做的工作，可以發現，有大部分是瑣碎卻是必要的。我們應學會合理安排、簡化、並集中處理：將許多分開的工作步驟加以整合，變成單一任務，以減少工作的複雜度；相似的工作排在一起，集中在同一個時段來處理等。通常工作時數的多寡並不是與工作成果成正比，因此對於重點的，精益爭霸，帶高附加值的工作，我們應該投入最多的時間與心力。
5、提升客戶服務質量。我們知道僅僅是以最好的態度、最強的責任心為客戶考慮周到，實行「關懷服務」也已不能順應時代要求，得到內外客戶滿意度的認可，更重要的是要提升個人的業務素質，勤練內功、不斷學習，業務素質的提高，必將有利於從全局出發，為客戶謀取更高的未來價值，也必將與客戶形成更加堅實的事業夥伴關係。
客戶期望越高，削減成本的壓力、如何謀取更高的利潤、以及縮短提前期就成為了一些企業每天都要面對的問題。圍繞精益價值流管理建立起來的管理體系能夠使企業完成卓越運營，同時在流程的管理方法上又多樣靈活。企業需要健全的、沒有浪費的、靈活的辦公管理流程來幫助它們滿足客戶需求並在這個全球化的市場環境中生存下來。
考慮到在成本結構中，有60-80%與滿足客戶需求相關的成本是來自管理或辦公，不需要很先進的科學，通過價值流管理分析，我們就能知道通過在辦公和管理流程中應用精益的規則來簡化和消除浪費，能夠幫助我們將成本降到最低。
【精益內訓課】VSM價值流分析與實踐
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