昨天同事小薇找我吐槽，說他們部門最近學習「時間四象限法則」，每天都要在早上的時候，根據自己這一天的任務特點，安排一天的工作進程。

部門的本意是想讓我們更好的利用工作時間，高效處理事情。

然而實行後自己的工作卻越來越忙，每天有很多臨時的事情突然安排進來，完全打亂自己的工作計劃。

導致一整天下來，計劃以內的任務一件沒完成，計劃以外的臨時事項卻也做不好。

好幾次，因為自己的任務質量下降，而受到上司的批評。

看到這裡，相信各位都心有感觸。

在知識爆炸的今天，網際網路帶來的便捷性，使得越來越多的知識進入我們的工作與生活中。

番茄時間管理法，四象時間管理法......能夠提高我們工作效率的方法，也不斷的被提起。

作為職場人，我們也想通過這些高效的工具提高我們的效率，然而知識的泛濫帶來一個問題：

我們越來越缺乏耐心深究知識，在一知半解時就把知識應用到工作場景中，其結果往往帶來負面影響。

回到同事的疑惑，為什麼作為讓人高效處理事情的「時間四象限法則」，在應用的時候，往往會取得相反的效果？

其根本原因，就是我們沒有釐清法則的重點難點，以及使用原則。

下面我們一起來探討一下！

01、什麼是時間四象限法則？

「時間四象限法則」，是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論。意思是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分。

根據這個原則，我們可以把一項工作劃分成四個象限：

• 重要緊急：比如即將到期的任務，客戶的投訴，公司的危機等，在你的目標計劃中，屬於必須解決，而且時間將近的任務，可以劃到這一象限；

• 重要不緊急：比如培養員工，自我學習，培養人際關係等，在你的計劃中屬於實現目標必要途徑，但有充裕時間解決的任務；

• 緊急不重要：比如電話，會議，突然來訪的客戶等，在計劃中不重要，但卻緊急的任務。這種任務大多有突發性；

• 不緊急不重要：比如我們在辦公室聊天，看手機，看小說等對於任務沒有幫助，而且沒有時間限制的任務。

在我們運用四象限原則的時候，需要把任務根據不同的情況，分配到不同的象限中，然後根據輕重緩急進行排序，分配時間處理。

比如你今天的任務是：開一次總結會議、準備會議資料、完成項目PPT（今天要上交）。

那我們今天的工作安排就是把大部分時間去完成項目PPT，因為這是重要而且緊急的事情；然後抽一部分時間完成會議資料和開會上，因為這兩者是緊急但相對不那麼重要的事情。

一般來講，我們在實踐實踐四象法則中，都會有三個步驟：

• 評估：對今天要處理事情的輕重緩急進行判斷；

• 排序：根據評估進行事情的安排，準則是：緊急的事情安排先做，重要的事情給多點時間做；

• 執行：根據規劃，一件件完成安排好的事情；

在這個基礎上，我們執行的時候先處理重要緊急的事情，將重要但不緊急的事情放在後面處理。其次對於緊急但不重要的事情，用碎片時間處理，不緊急不重要的事情不要花時間處理。

這樣的時間管理方式，看似能夠把一天的事情都安排好。實際上，這種嚴禁的時間管理方式，很容易因為一件事情，就把整天的安排打亂。

比如案例中，小薇的上司經常給她安排臨時性重要的任務，對於這種緊急又重要的任務，小薇只能不斷壓縮自己原來安排好的時間去處理。

問題看似是我們在執行上，沒有做好調整所導致的。實際是我們在對今天一天的事情的評估和排序上安排不當，導致這種情況出現。

02、時間四象限法則的局限

可能你會問，是不是我在評估和排序階段，預留好突發事件的時間，就可以避免這種情況出現？

是的，但這很難實現！

因為我們在實際使用時間四象限法則的時候，會有一定的局限性，具體有這幾種：

· 突發緊急事情太多，使我們失去對時間的「掌控」

在現實的工作環境中，我們每天的工作事項越來越不確定。

其次，對於普通員工來說，任務的不確定性，導致上司經常安排臨時的任務。

在地位不平等的情況下，上司安排的任務，就變成了自己緊急而且重要的事情，我們不得不打亂自己的事務排序，重新安排。

· 環境變化頻率越來越快，事物安排很難調整

其次，對於企業來說，環境變得越來越不確定，越來越多的突發情況會出現，延後了我們處理重要不緊急事情的時間。

最終使得一些不緊急的事情，慢慢變得緊急起來。

《稀缺》中提到「窺管效應」心理學現象，意思是說，當我們把注意力，過度在我們稀缺事情的時候（比如時間，金錢），我們的視野，腦力，思維就很難從這件事情中抽離。

緊急的事情，就是時間嚴重稀缺的事情，因為時間不斷的臨近，導致我們正在處理其他事情，大腦的注意力也會不知不覺的被它所吸引。

而不管是時間管理法也好，還是高效工作法也罷，其根本就是注意力的分配方法。在不同的時間，用不同的方法，最大限度把自己的注意力放在某件事情上。

因此緊急的事情，從另外一個角度上，會加重我們大腦的負擔，使我們無法很好分配任務注意力，影響任務質量。

我們在運用時間四象限法則的時候，如果不注意控制好緊急的事情，反而會讓我們陷入更加繁重的工作中。

03、要用好時間四象限法則，首先釐清他是什麼

很多人會把時間四象法則放到「時間管理」的範疇，因為這種方法的目的是讓我們的時間安排更加合理。

所謂的時間管理法，一定是以時間為順序，然後在不同的時間段，安排不同的事務。

然而個人認為，時間四象限法則，其實更像一個「任務表管理」的方法，是根據任務為線索，安排時間去處理事情。

時間四象限的劃分核心，是根據事情的重要性，經濟性劃分，其劃分的主體是任務而非時間，時間是根據任務的大小緊急所安排。

在任務不可控的情況下，時間也變得不可控了。

因此，我們要用好時間四象限法則，應該從任務入手，將任務變得儘量可控。

而不是不斷壓縮處理任務的時間，或者加班加點，延長自己的工作時間處理任務。這樣會讓自己的事情永遠都做不完。

04、根據這個原則，我們在運用的時候可以用這幾種方法

· 把時間想像成箱子，規劃好每天箱子的數量

我們使用時間四象限管理法，在評估階段需要做到儘量準確，預計好今天所需要執行的任務數量，以及所需要的時間。

比如我今天有3件事情，每件事情處理所需要的時間大概就兩個小時，那麼我們必須在這六個小時內處理好這些事情。

假設我們一天的工作時間是8個小時，那麼每個小時，就像1個箱子，我們要做的，就是把每個任務放在對應的箱子內。

其次，我們在評估任務的時候一定要做到細緻，一些比較複雜的任務，可以把他進行拆分，再放到不同的箱子中。

比如我今天要完成一份調研報告，那麼可以拆成，數據收集、數據篩選、報告撰寫這幾個小任務，再把這些小任務放到不同的箱子。

· 延長規劃時間線

我們在做時間規劃的時候，可以從一周的時間中進行規劃，而不是按照每天的任務規劃。緊急的事情在周一周二做，不那麼緊急的事情可以留到周三周四去做。

這樣，我們對於任務和時間，可調整的地方就會多很多。

其次，因為我們可調整的時間變多，我們要給每天預留一點可以調度的時間。

因為我們的腦力是有限的，長期把自己的注意力放在重要事情中，會大量消耗我們的腦力。

適當的把這件事情延期，或者直接調到第二天執行。把不需要消耗太多腦力的任務箱子放前來，這樣有助於確保任務的注意力。

· 多加一個條件

我們都知道，時間四象限管理法，是把事情劃分成四個象限。但當每天緊急重要的事情很多的時候，反而每件事情都好像是自己今天必須要處理的事情。

這時候我們可以加多一個條件：必要性。

根據這些事情，在進行一次必要性的排序，思考哪些事情，能為自己帶來效益。

比如這周上司安排了你幾個任務，而且在要求時間內你只能處理一件事情，這時候我們思考的，就是這些事情哪一件對自己的職場真正有幫助。

做效益最大的事情，也做自己最有把握的事情。

其次，對於對自己有影響的任務，我們可以適當的拒絕，做減法不做加法，保證自己的注意力和腦力放在真正重要的事情中。

總結一下

所謂的時間管理法，和高效工作法，從根本上是注意力的分配方法。

因此，我們在運用時間四象限法則的時候，要注意一個原則：以任務為主導。把任務變得可控，我們對時間的把控感，才會更足。

在具體實施的時候，我們可以從評估階段出發，規劃好每天的「箱子」；

在排序的時候，延長規劃的時間；

最後通過思考必要性，減少不必要的任務安排，以保證自己的腦力。