數字文檔管理與免費文件共享服務：了解關鍵差異
「我為什麼要為我可以免費獲得的東西付費？」
有沒有發現自己這麼說？ 拿免費的在線音樂流媒體服務舉例子，廣告會不斷地打斷你最喜歡的播放列表。也許獲得網站會員資格，會您發現它可以讓您享受免費送貨服務，從長遠來看可以為您省錢。通常，為服務付費實際上是比免費使用模式更好的決策。
數字文檔管理也不例外。花錢購買的高級版本可能比免費版本更有效，對用戶更友好。此外，如果您不考慮員工在搜索文檔和重新創建丟失文件上所浪費的時間，您可能意識不到「免費」軟體為您的公司帶來了多少成本。
藉助數字文檔管理，您物有所值。
了解文件共享與文檔管理
文件共享軟體已成為眾多企業為辦公協作存儲和共享文檔的流行方式。許多員工正在處理無法通過電子郵件發送的大項目文檔或者需要其他團隊成員審查和修改的文檔。Google Docs、Dropbox、Box 等文件共享服務經常被使用，因為它們支持協作並且是免費的。這些解決方案使團隊能夠在某個時間點出於特定目的在共享文檔上進行協作。
另一方面，文檔管理軟體具有更強大的功能集。除了支持信息的數字存儲和歸檔外，文檔管理軟體還支持對文檔中的關鍵信息進行索引，以便輕鬆搜索和檢索。文檔管理軟體通過數字工作流程管理所帶來的辦公自動化還提供了額外的優勢。
考慮文檔生命周期的重要性
協作是許多文檔的第一步。這就是為什麼企業經常使用像 Google Docs 這樣的服務。有人創建一個文檔並在內部與需要參與的人共享，項目就開始了。但是，接下來會發生什麼？ 協作只是文檔生命周期的開始。
對於重要的公司文件，您需要的不僅僅是在線協作工具。您是否知道，當 Google 文檔的創建者從您的公司離職後，他們仍可以訪問該文檔？ 這可能會給公司人員帶來很大的麻煩。這就是為什麼使用數字文檔管理系統至關重要的原因，該系統可確保文檔的所有權保留在公司內部。
文檔管理的最佳實踐：完整的數據沿襲
在使用免費的文件共享軟體（如 Google Docs 或 Dropbox）時，公司的每個人通常都可以訪問相同的文件。但是，很容易看出這會導致一些問題。例如，當文檔被錯誤編輯時會發生什麼？
但是，通過數字文檔管理，您可以訪問完整的數據歷史記錄。這意味著您可以清楚地看到誰進行了哪些編輯，以及何時進行了編輯。更重要的是，您首先可以控制誰能夠訪問文檔，這使企業能夠在錯誤發生之前防止代價高昂的錯誤。
當涉及第三方時會發生什麼？
許多文件共享服務在共享和協作方面比在控制、安全、工作流程和版本管理方面更強大。這也很快成為許多企業的問題。另一方面，文檔管理是用於安全和受控文件管理的強大工具。
許多不同類型的企業允許第三方來源訪問他們的文檔，使用像 Dropbox 這樣的系統來管理他們的數字文檔。不幸的是，Dropbox 中涉及的人員、公司、版本和文件夾越多，它的用戶友好性就越差。您是否知道您的員工經常浪費時間在 Dropbox 文件夾中挖掘他們需要的內容，或者將舊文件版本誤認為是最近更新的文件？
簡化的可搜索性是選擇數字文檔管理系統最有用的方面之一。文檔越複雜，公司以外的人就越有可能訪問他們不應該看到的文檔，這很危險。個人文件，例如家庭照片，甚至可能與您公司的智慧財產權混在一起。
業務流程自動化增加了真正的價值
安全地捕獲、索引、路由和歸檔信息是提高業務效率的關鍵。當組織仍然依賴手動步驟來執行重複的常規任務（例如輸入數據、搜索信息或完成審批流程）時，他們會浪費時間並增加成本。
通過全方位服務軟體進行的數字文檔管理旨在滿足您公司的許多特定需求。您可以控制任何人對任何文檔的訪問——這當然不是像 Google Docs 或 Dropbox 這樣的免費服務可以做到的。歸根結底，當您考慮所獲得的結果時，數字文檔管理的成本是一項值得的投資。