如何判斷文檔管理系統是否面向未來
沒有人能預測未來五年、十年或二十年技術進步的方向。致力於與時俱進和使用最先進的成熟技術是培養前瞻性思維和為未來做好準備的最佳方式。
如果您正在為您的企業選擇文檔管理系統 (DMS)，或者正在考慮系統升級，那麼選擇能夠解決您現在和未來的業務問題的解決方案非常重要。
以下列表概述了您在可擴展文檔管理系統 (DMS) 中需要考慮的內容。
面向未來的文檔管理系統的功能
1、現代基於 Web 的移動界面：文檔管理系統應該在 Mac 或 Windows 作業系統以及員工所依賴的各種行動裝置上表現同樣出色。「自帶設備」計劃的發展使這一點變得更加重要。您的員工應該能夠在他們的工作筆記本電腦、手機和平板電腦之間無縫對接，不錯過任何一個細節。選擇僅適用於一個平台的文檔管理系統會極大地限制您對硬體的選擇和員工的工作效率。
2、原生移動端應用程式：面向未來的文檔管理系統應提供針對 iOS 和 Android 優化的原生移動端應用程式。為特定移動端平台創建的原生應用程式具有更快的響應時間和熟悉的外觀。移動端基於瀏覽器的應用程式可能無法正確顯示並且用戶友好性不高。
3、開放式通信標準：在面向未來的文檔管理解決方案中，界面必須能夠在 Windows 程序、HTML5 Web 客戶端和本地移動應用程式之間進行通信。尋找一個使用開放通信標準以及 HTTP/HTTPS 與 REST（具象狀態傳輸）結合的系統。
4、與雲和本地伺服器的兼容性：本地文檔管理系統應支持領先的資料庫伺服器技術，從最新的 Windows 版本到 MS SQL、MySQL 和 Oracle。
您還應該選擇提供基於雲的選項的解決方案，即使您還不打算將文檔移動到雲中。雲可用性確保您為未來做好準備。然後，當您過渡到基於雲的軟體時，不會出現業務中斷。您的工作流程無需修改，管理員和最終用戶無需額外培訓。
遷移到基於雲的軟體無需購買新硬體。此外，維護安全性、確保數據備份以及開發可與您的組織一起發展的技術基礎架構的責任從您的 IT 團隊轉移到了雲服務提供商。
5、可擴展的架構：全面的文檔管理系統使您可以從單個部門的幾個用戶開始，逐步將系統擴展到其他部門的用戶，不會影響其性能。這種靈活性和可擴展性的關鍵是使用 Web 服務處理文檔訪問和用戶操作的系統架構。
基於雲的文檔管理軟體使可擴展性更進一步。雲支持所有類型和所有規模的團隊。當您雇用更多員工或您需要的存儲容量增加時，可以輕鬆增加其存儲量和用戶許可證數量。
選擇本地或基於雲的軟體、開放通信標準和本地移動應用程式的選項是高性能、面向未來的文檔管理系統的重要組成部分。無論您的公司發展得有多快，DocuWare 都是一個面向未來的解決方案，它將隨著您的需求而發展，而無需進行大量更改或耗時的重新培訓。