如何通過更好的文檔管理減輕小型企業的壓力
企業如何處理企業文檔在很大程度上體現了企業以目前的形式茁壯成長的能力以及在當今的市場中成長為成熟的、有競爭力的實體的能力。
具體來說，在小型企業中，許多員工都需要承擔多種職責，每一分鐘對他們都是重要的、有價值的。員工從主要職責中抽出時間來尋找可能被錯誤歸檔的文件會增加員工的加班時間和員工的加班工資。
讓我們看一下小型企業的文檔管理方法以及以經濟高效的方式擴展業務需要做出那些改變。
創業公司常用的文檔存儲庫應用程式
隨著企業業務的發展，他們很快就會對在線文檔存儲和檢索應用程式（如Dropbox和Google Drive）有需求。
在小型企業中，這些應用程式在即取即走的數字文檔場景中發揮著重要作用。這些在線文件共享應用程式對於存儲數字文件（包括文檔模板和其他參考資料）非常有用。
但是，一旦公司從五名員工增長到十名員工，或者協作成為企業一項至關重要的功能，無論哪個首先出現，文檔管理系統就是企業的重要補充。
在線文件共享與文檔管理軟體
雖然在線文件共享可以集中文檔，但它是在孤島中進行的——無法了解誰接觸了文檔，對文檔進行了哪些更改或文檔在工作流程中的「準備」情況。
隨著企業的發展並創建源自文檔的數字工作流程，需要一個中央系統來收集這些文檔並指出運營的瓶頸，對於保持工作順利開展和業務高效運行非常有用。
剛開始，這些類型的數字文件存儲應用程式是非常有用的數字文檔存儲庫，在某些情況下需要使用它們。然而，這些類型的應用程式對建立或監管數字工作流程和公司內部的協作毫無幫助。
高效的文檔管理與流程息息相關
當業務信息存儲在多個文檔存儲庫中，並且這些信息需要在員工之間共享時，儘早開始集成此類技術（不是積累技術）極其重要。
無論企業是希望利用早期付款折扣，還是利用幫助了某個客戶的商業研究來幫助另一個客戶，他們都需要一個有組織的系統來促進這種知識交流的流動。
與其使用各種技術來存儲信息集（客戶數據，業務研究，銷售詳細信息和電子郵件）， 資源嫻熟的企業應該致力於通過一個系統集中這些信息，追求更高效的流程，更快的協作和更有利可圖的交易。
發展業務的能力植根於正確的流程和正確的系統，儘早實施文檔管理軟體有助於將這些流程落實到位。
滿足常見的業務文檔管理需要
在尋找軟體時，企業可能會發現各種有吸引力的選擇。對於企業來說，將購買文檔管理軟體視為尋找合作夥伴關係非常重要。詢問軟體背後的公司：「您們是否會在足夠長的時間內來幫助我們度過企業成長階段？對於任何規模的企業來說，建立更好的文檔管理流程都是一種優勢。然而，這樣做會帶來某些複雜性，因為改變這些過程始終是一種範式轉變。從長遠來看，與能夠長期幫助您公司完成實施的軟體企業合作，幫助您公司從小規模開始，並在整個業務中慢慢推出更好的文檔管理產品。這是軟體支持，超越軟體，建立更好的業務實踐。
文檔管理供應商提供的這種服務級別是滿足您在業務生命周期中不斷發展的需求的關鍵方面。