項目無論規模大小，都要處理許多任務，管理項目文檔，監控任務進度等。
有一個方法可以幫助項目經理在制定計劃和項目推進時確保一切保持井井有條。
項目管理軟體是最有用的工具之一，通常被用於項目計劃、時間管理等，能在項目不同階段幫助項目經理監控項目進度。
1、創建項目，任務分解，讓工作明晰化
項目經理可以使用項目管理軟體進度貓，在系統中新建項目，並且將項目成員加入項目。
創建項目後打開甘特圖，將項目目標分解成小顆粒度的、可被執行的任務
任務分層，管理才能分層，將計劃要按層級或者分類別，劃分為幾個階段。項目計劃內容根據項目計劃層級的需要可以是粗略的或精細的。
任務分配，任務分配要根據能力來分配，能力強的做複雜的功能，能力弱的做功能簡單的工作，所以項目經理要清楚項目成員的能力怎麼樣，只有了解每個人的能力如何，你才能把握項目成員能否完成任務。
2、項目工作透明，信息共享
不能僅僅項目經理和責任人需要了解任務的進展，項目組所有成員也都需要了解項目進度，要讓項目相關人員也能隨時看到每個人的進展。
使用項目管理工具制定項目計劃，設定權限給項目成員，由甘特圖顯示開始和結束日期，條形圖清晰易懂，直觀顯示項目的進展。
由於項目的每個環節都通過系統直觀的展示出來，因此項目內部的所有人都能看到各個環節任務的進展。哪個環節有變動，項目成員您可以在項目甘特圖中看到任務的最新進展。
利用項目管理軟體，不僅可以規範了項目管理流程，還能提高項目成員的執行力。
3、計劃與實施合二為一，實時跟蹤項目進度
項目跟蹤主要是了解計劃、任務和項目成員三個方面。對項目的計劃、任務以及成員充分了解，才能清楚地知道項目計劃是否可行，任務是否被執行以及人員能否完成自己的任務。
在項目管理中，不能只關注短期任務的進展，同時要關注離目標還有多遠。進度貓的燃盡圖、是一個很好的監督目標進展的工具，便於大家對項目進展有一個明確的共識。
同時，實時跟蹤項目狀態，也能儘早暴露風險。