項目採購管理

項目採購管理包括從項目團隊外部採購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程

項目組織既可以是買方（甲方），也可以是賣方（乙方）

項目採購管理過程圍繞協議來進行，協議是買賣雙方之間具有約束力的法律文件

項目經理通常無權簽署協議，需要組織中具有相關職權的人員執行

鑑於合同或協議的法律約束力，通常需要更多的審批程序，且通常會涉及到法務部

複雜項目中，可能需要同時或先後管理多個合同，不同合同的生命周期可在項目生命周期的任何階段開始與結束

[供應商的項目管理]

如果採購涉及的不只是現貨物資、商品或普通產品，則賣方通常應把採購作為一個項目來管理，這種情況下：

l 買方=客戶，是賣方的一個關鍵項目干係人

l 賣方的項目管理團隊必須關注項目管理的全部過程，而不只是本知識領域（採購管理）的那些過程

l 合同條款和條件以及採購SOW成為賣方許多管理過程的關鍵輸入，並成為賣方項目的制約因素

l 賣方本身也可能成為更低層級的產品、服務和材料分包商及供應商的買方

過程構成：

規劃採購管理

過程定義：記錄項目採購決策、明確採購方法、識別潛在賣方的過程

過程作用：確保是否需要從外部獲取貨物和服務，如果是，則還要確定何時、何種方式獲取何種貨物和服務

貨物或服務可以從執行組織的其他部門採購，或者從外部渠道採購

在規劃採購的早期，確定與採購相關的角色和職責，配備具有所需採購專業知識的人員

採購策略要和進度計劃相整合

[典型的採購步驟]

1. 準備採購工作說明書（SOW）或工作大綱（TOR）

2. 準備高層級的成本估算，制定預算

3. 發布招標廣告

4. 確定合適賣方的短名單

5. 準備並發布招標文件

6. 有賣方準備並提交建議書

7. 對建議書開展技術（包括質量）評估

8. 對建議書開展成本評估

9. 準備最終的綜合評估報告（包括質量和成本），選出中標建議書

10. 結束談判，買方和賣方簽署合同

[合同類型]

總價加經濟價格調整合同：這個是一種特殊的總價合同，允許根據條件變化（如通貨膨脹、某些特殊商品的成本增加或降低），以事先確定的方式對合同價格進行最終調整。

工料合同：兼具成本補償合同和總價合同的某些特點的混合型合同。適用場景是無法快速編制出準確的工作說明書的情況下擴充人員，聘請專家和尋求其他外部支持。適用於範圍相對明確（但工作量不易確定），規模不大，比較簡單，有需要快速簽合同的項目

[合同類型與（成本）風險]

實施採購

過程定義：獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程

過程作用：選定合格賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議

在本過程中，項目團隊將會收到投標書或建議書，並按照事先擬定的選擇標椎，選擇一個或多個有資格履行工作且可接受的賣方

對於大宗採購，可以重複進行尋求賣方應答和評價應答的全過程

[常用採購談判技巧/戰術]

公平合理（Fair and reasonable）

共同探討（Reasoning together）

紅臉白臉（Good guy / bad guy）

最後期限（Deadline）

出其不意（Surprise）

權力有限（Limited authority）

關鍵人物缺陷（Missing man）

攻擊（Attacks）

撤退（Withdrawal）

戰略拖延（Strategic Delay）

過分要求（Extreme demands）

沒有道理（Unreasonable）

既成事實（Fait accompli） = accomplished fact

控制採購

過程定義：管理採購關係、監督合同績效，實施必要的變更和糾偏，以及關閉合同的過程

過程作用：確保買賣雙方履行法律協議，滿足項目需求

買方和賣方都必須確保雙方履行法律協議，滿足項目要求

買方和賣方都必須確保雙方履行合同義務，確保各自的合法權利得到保護

合同關係的法律性質，要項目管理團隊清醒地意識到其控制採購的各種行動的法律後果

對於有多個供應商的較大項目，合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的溝通

[索賠管理]

如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見，甚至對於變更是否已經發生都存在分歧，那麼被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更

此類有爭議的變更也稱為索賠，如果不能妥善解決，它們就會成為爭議或訴求

在整個合同生命周期中，通常應按照合同規定對索賠進行記錄、處理、監督和管理

如果合同雙方無法自行解決索賠問題，則可能不得不按照合同中規定程序，用替代爭議解決方法去處理

談判是解決所有索賠和爭議的首選方法