項目採購管理

hk8090 發佈 2022-11-28T08:50:40.461811+00:00

項目採購管理包括從項目團隊外部採購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程項目組織既可以是買方(甲方),也可以是賣方(乙方)項目採購管理過程圍繞協議來進行,協議是買賣雙方之間具有約束力的法律文件項目經理通常無權簽署協議,需要組織中具有相關職權的人員執行鑑於合同或協議的法律約束力,通常

項目採購管理包括從項目團隊外部採購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程

項目組織既可以是買方(甲方),也可以是賣方(乙方)

項目採購管理過程圍繞協議來進行,協議是買賣雙方之間具有約束力的法律文件

項目經理通常無權簽署協議,需要組織中具有相關職權的人員執行

鑑於合同或協議的法律約束力,通常需要更多的審批程序,且通常會涉及到法務部

複雜項目中,可能需要同時或先後管理多個合同,不同合同的生命周期可在項目生命周期的任何階段開始與結束


[供應商的項目管理]

如果採購涉及的不只是現貨物資、商品或普通產品,則賣方通常應把採購作為一個項目來管理,這種情況下:

l 買方=客戶,是賣方的一個關鍵項目干係人

l 賣方的項目管理團隊必須關注項目管理的全部過程,而不只是本知識領域(採購管理)的那些過程

l 合同條款和條件以及採購SOW成為賣方許多管理過程的關鍵輸入,並成為賣方項目的制約因素

l 賣方本身也可能成為更低層級的產品、服務和材料分包商及供應商的買方


過程構成:

規劃採購管理 –> 實施採購 –> 控制採購


規劃採購管理

過程定義:記錄項目採購決策、明確採購方法、識別潛在賣方的過程

過程作用:確保是否需要從外部獲取貨物和服務,如果是,則還要確定何時、何種方式獲取何種貨物和服務

貨物或服務可以從執行組織的其他部門採購,或者從外部渠道採購

在規劃採購的早期,確定與採購相關的角色和職責,配備具有所需採購專業知識的人員

採購策略要和進度計劃相整合


[典型的採購步驟]

1. 準備採購工作說明書(SOW)或工作大綱(TOR)

2. 準備高層級的成本估算,制定預算

3. 發布招標廣告

4. 確定合適賣方的短名單

5. 準備並發布招標文件

6. 有賣方準備並提交建議書

7. 對建議書開展技術(包括質量)評估

8. 對建議書開展成本評估

9. 準備最終的綜合評估報告(包括質量和成本),選出中標建議書

10. 結束談判,買方和賣方簽署合同


[合同類型]


總價加經濟價格調整合同:這個是一種特殊的總價合同,允許根據條件變化(如通貨膨脹、某些特殊商品的成本增加或降低),以事先確定的方式對合同價格進行最終調整。

工料合同:兼具成本補償合同和總價合同的某些特點的混合型合同。適用場景是無法快速編制出準確的工作說明書的情況下擴充人員,聘請專家和尋求其他外部支持。適用於範圍相對明確(但工作量不易確定),規模不大,比較簡單,有需要快速簽合同的項目


[合同類型與(成本)風險]


實施採購

過程定義:獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程

過程作用:選定合格賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議

在本過程中,項目團隊將會收到投標書或建議書,並按照事先擬定的選擇標椎,選擇一個或多個有資格履行工作且可接受的賣方

對於大宗採購,可以重複進行尋求賣方應答和評價應答的全過程


[常用採購談判技巧/戰術]

公平合理(Fair and reasonable)

共同探討(Reasoning together)

紅臉白臉(Good guy / bad guy)

最後期限(Deadline)

出其不意(Surprise)

權力有限(Limited authority)

關鍵人物缺陷(Missing man)

攻擊(Attacks)

撤退(Withdrawal)

戰略拖延(Strategic Delay)

過分要求(Extreme demands)

沒有道理(Unreasonable)

既成事實(Fait accompli) = accomplished fact


控制採購

過程定義:管理採購關係、監督合同績效,實施必要的變更和糾偏,以及關閉合同的過程

過程作用:確保買賣雙方履行法律協議,滿足項目需求

買方和賣方都必須確保雙方履行法律協議,滿足項目要求

買方和賣方都必須確保雙方履行合同義務,確保各自的合法權利得到保護

合同關係的法律性質,要項目管理團隊清醒地意識到其控制採購的各種行動的法律後果

對於有多個供應商的較大項目,合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的溝通


[索賠管理]

如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見,甚至對於變更是否已經發生都存在分歧,那麼被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更

此類有爭議的變更也稱為索賠,如果不能妥善解決,它們就會成為爭議或訴求

在整個合同生命周期中,通常應按照合同規定對索賠進行記錄、處理、監督和管理

如果合同雙方無法自行解決索賠問題,則可能不得不按照合同中規定程序,用替代爭議解決方法去處理

談判是解決所有索賠和爭議的首選方法

關鍵字:

同事常常問我:你這是什麼香水呀~味道好香哦~

2021-10-04T04:08:46.370429+00:00

一聽到我說「沒噴香水」都不相信!! 散發自然體香的蜜密 而且我連那邊都是香香的唷