需求管理做不好,怎麼能管好項目?

pmo前沿 發佈 2022-05-24T02:25:40.334831+00:00

需求管理,說起來似乎也沒那麼難,但在各個項目中具體做起來時,往往會出現各式各樣的問題,導致實際的需求管理效果並不理想。

需求管理,說起來似乎也沒那麼難,但在各個項目中具體做起來時,往往會出現各式各樣的問題,導致實際的需求管理效果並不理想。

那麼,如何保障需求管理成功?與其羅列保障成功的諸多因素,不如找到最容易導致失敗的幾個關鍵問題,從而提前規避。

本文梳理了需求管理中最容易忽略的10大隱患問題,這些問題在項目開展過程中,大部分情況是「重要但沒那麼緊急的」,能否將項目管理的功夫花在平時,是保障項目需求管理成功的關鍵。


01

沒有制定項目的整體管理計劃

項目整體管理計劃是要確定項目如何執行、監控和結束的方式、方法。定義項目開展過程中,有哪些規則、標準。比如哪些是必須做的、哪些是可以省略的,需要明確出來。

從落實層面上看,可能是平時溝通沒到位,或者啟動會上漏了幾句提醒/聲明;也可能是組織、團隊在流程機制、管理方面的缺失。

具體而言,整體管理計劃中,往往需要關注的有:範圍管理計劃、需求管理計劃、進度管理計劃、成本管理計劃、溝通管理計劃、變更管理計劃、配置管理計劃等。比如,溝通管理中,溝通的渠道/形式/頻率,日報/每日例會、周報/周例會、階段性報告等,有哪些規則必須遵守等等。

關於項目計劃的可以查看以下文章:

  • 圖解項目經理必備目標拆分和制定計劃步驟方法
  • 2022項目計劃進度管理表:文末可下載直接編輯使用的甘特圖
  • 還在為項目管理規劃發愁嗎?這是我見過的最高逼格的項目管理體系和落地計劃
  • 制定項目計劃不是你想像中的那麼容易

02

沒有制定有效的範圍和需求管理子計劃

如何制定有效的範圍和需求管理子計劃呢,最關鍵的一點,最基本的流程和標準要清晰:

  1. 收集需求
  2. 範圍定義
  3. 創建WBS
  4. 範圍核實
  5. 範圍控制

其中範圍定義,要明確以下基本信息,輸出項目範圍說明書:

  1. 項目目標
  2. 產品範圍描述
  3. 項目可交付物
  4. 項目邊界
  5. 產品驗收標準
  6. 項目的約束條件
  7. 項目的假設

關於如何創建WBS,可參見如下往期文章:

  • 一圖掌握項目管理的核心工具WBS工作分解結構,PM必備技能!
  • 一張圖掌握WBS任務分解法


03

沒有制定合理的整體變更流程和需求變更控制流程

變更基本流程可以參考以下幾個方面:

  1. 提出與接受變更申請
  2. 項目干係人都可以提出變更,提出可以由不同的方式,口頭、書面均可,但變更應及時以正式方式記錄
  3. 對變更的初審
  4. 這個環節主要是通過對變更申請文檔的審核來實現。項目經理、項目關鍵相關方對變更施加影響,確認變更的必要性,確保變革是有價值的
  5. 針對變更記錄的格式、完整性做校驗,確保變更評估所需的信息是準備充分的
  6. 與干係人一起,就供評估的變更信息達成共識
  7. 變更方案的論證
  8. 項目管理委員會審查
  9. 發出變更通知並組織實施
  10. 變更實施的監控
  11. 變更效果的評估
  12. 判斷發生變更後的項目是否已納入正常軌道
  13. 關於需求變更的可以查看以下文章:
  14. 如何應對項目需求變更?應對變更的流程步驟和方法
  15. 項目經理如何應對客戶的需求變更?
  16. 如何在敏捷項目中管理範圍變更?
  17. 如何應對頻繁的需求變更?


04

對客戶的需求獲取不充分

對客戶的需求獲取不充分主要有兩種情況:

  1. 對客戶干係人的識別不完整
  2. 網際網路軟體項目,通常客戶干係人除了用戶之外,還是甲方的高層領導、IT、運維等部門;往往很多項目只關注用戶需求的調研,而忽視了比如客戶高層、IT、運維關鍵相關方的需求,導致在系統性能、質量、安全等非功能性需求被忽視,開發過程中不斷變更,甚至無法通過驗收。
  3. 對客戶需求收集、調研不充分
  4. 通常客戶也比較忙,這就需要在客戶關係、需求收集的方法/技能上多下一些功夫。比如收集之前做好充分的準備,通過訪談、觀察、原型、標杆對照、系統交互圖、文件分析(方案文檔、合作協議、招投標文件、業務流程圖、數據模型、功能清單、用例文檔等)技術方法提高需求收集的效率和質量。

05

需求分析工作不充分,缺乏需求定義環節

往往僅有初步的需求說明書,沒有定義出詳細的需求規格說明書。甚至存在一些公司或項目團隊,不寫需求說明書——這不僅不利於需求的管理,更是公司組織資產流失的一種隱患。

需求定義是收集到客戶的需求之後,對需求的進一步確認。因為客戶提出的往往是基於某一方面的需求意見,至於放在整個軟體系統中,有無與其他需求的關聯、影響、衝突、限制,有無明確具體的度量和驗收標準等等,這些都需要結合需求完整性進行進一步的定義。

針對這一環節的綜合建議是清晰定義需求分析工作的輸出標準,規範需求說明書、需求規格說明書模板,並按要求嚴格執行。


06

缺乏需求驗證環節

當「完成」需求收集時,不少人認為接下來就是要馬上進行需求分析、產品設計,而忽略了什麼才叫做「完成」。

當需求收集之後,只能算作是自認為的完成,實際上並沒有得到客戶的綜合確認,因為通常情況下,需求的收集是來自於多個客戶,多個相關方的,對於每個客戶而言,他們並不一定清楚需求收集「完整」之後是怎麼樣的,對於客戶A收集的需求是否與B的需求有衝突,有沒有他們認為需要調整、補充的地方,都是待定的,因此,請客戶代表一起進行需求評審,得到干係人對需求的一致理解,得到干係人對需求的承諾,這一步非常重要,是對需求驗證的關鍵,是減少後續需求變更的重要保障。

關於需求管理的可以查看以下文章:

如何應對項目需求變更?應對變更的流程步驟和方法

PMO項目集管理中客戶需求挖掘的方法和步驟?【慕哲系列25】

項目管理的最重要的一環需求管理該如何做?

項目經理如何應對客戶的需求變更?


07

沒有有效地管理需求變更控制

關於需求變更常犯的錯誤是,這個需求變更不大,直接做了吧,當一個個小的變更不斷累計,造成里程碑目標不能按時達成時,才發現為時已晚。

關鍵問題在於:變更無記錄,全憑感覺管理,這是不行的。正式的變更記錄是基礎(參見第3點變更流程);其次是變更的控制,缺少變更控制的標準。需要提前達成共識,什麼情況下可以由項目經理直接決定,什麼情況下必須走變更控制委員會審批。

這裡需要注意的一個點是:當變更走到變更委員會審批時,其宗旨不是為了一味地拒絕變更、減少變更,而是更加完整的評估變更的影響,從而保障必要的變更能夠在合理的時間、資源、成本下得以實現。(往往重大的變更會帶來資源、 成本、時間等方面的調整,多數情況是是增加的投入)

08

範圍沒有管好,導致不斷地範圍蔓延

這一環節強調的是在需求管理的基礎上,綜合時間、資源、成本等多方面因素,對範圍的進一步確認、核實與控制。並且需要注意的是,這項工作不僅僅只在需求完成後進行,而是在整個項目開展過程中,需要持續地關注。

這一步往往沒做好也是可能由於多方面因素造成的,但主要原因在於:

  • 沒有流程規範,工作環節遺漏,比如沒有按照收集需求、範圍定義、創建WBS、範圍核實、範圍控制的流程步驟開展工作
  • 有流程規範,但往往造成不容易控制的關鍵在於前一步WBS工作不到位,導致評估出現偏差,不能夠有效支撐範圍的核實與確認


09

未做好需求與進度的管理

當需求範圍變更時,沒有充分評估對進度等其他方面的影響,導致進度延誤。尤其在需求、進度被分配為項目團隊中兩個人分別負責又沒能夠有效統籌時,更容易被忽略。


10

項目生命周期模型選擇不當

通常瀑布模型、敏捷疊代模型大家比較熟悉,此外,還有V模型、原型化模型、螺旋模型等。幾種模型各有特點,尤其在目前網際網路軟體行業高速發展的階段,結合不同的場景選擇適當的模型,合理地規劃項目里程碑計劃,也是影響需求管理成敗的一個不可忽略的因素之一。


以上需求管理相關的10大隱患,也是往往會被認為有必要參考但又往往容易被忽視的問題,總認為不用搞那么正式地執行,但至於要執行到什麼程度,又沒有一個清晰的標準和界限——這就是導致頻頻出問題的關鍵所在。

需求管理中,我們不能因為團隊成員總有更緊急重要的事情要做,而忽略了更重要但沒那麼緊急的事情,偏離「規矩」,從而埋下一個個隱患;更不能想當然地認為大家可以結合時間、資源來自由發揮。


以上,供各項目經理們參考,謝謝~

需求管理做不好,怎麼能管好項目?

關鍵字:

【老公超有感】老婆變得好『水』 💦 💦

2021-10-04T05:57:29.097413+00:00

已經結婚7年的我們,有了兩個小孩 說實在的跟新婚時期比,現在洗完澡就是各自默默去睡覺

但很懷念交往時的溫度,畢竟要顧小孩,使她疏於打扮

感覺生過之後,沒有以前潤,會很卡,光前戲就滿頭大汗!結局是兩個人都想提早結束

知道老婆生小孩很辛苦,所以捨不得跟她說這些想法...

前陣子我卻突然發現,她皮膚變亮了!

晚上剛到家也很主動的邀請我『加班』

但感覺卻跟過去幾個月很不同!自己好像遇到了『年輕女孩』加班加的超愉悅哈哈... 她說是吃了朋友介紹的保養品

【蜜嫩香-水感膠囊】不止可以幫助那邊變水變有彈性,連味道好像都香香的!靠這小小一顆,居然提升到好像『沒生前』的程度

現在我自己也開始健身,總不能讓老婆一個人在努力

夫妻就是這樣吧!能讓兩個人都重拾火花,做這些是非常值得的

商品資訊

 

蜜嫩香_私密液態膠囊

 

私密問題好煩~擦的抹的都用過了啊⋯

私密凝膠、清潔噴霧那些根本治標不治本!

 

【口服式保養 液態膠囊吸收更加倍】

蜜嫩香 ▶ 吃的私密肌精華🌹

專為 搔癢 X 臭臭味 X 暗沈鬆弛 研發

             (營養師 王維君 認真推薦)

 

\ 3天吃出香香女人味 魅力自信加倍提升 /

緊緻私密嫩彈保水 緊實幸福更有感

減少感染 淨化分泌發炎 妹妹清爽不癢癢

香氛催慾 異味退散 從內散發淡淡女人香

嫩彈美白 淡化黑色素 好美的粉嫩色!

https://www.cashin.tw/product/000000000035022