如何合理布局Excel表格?

新精英充電站 發佈 2022-07-04T07:39:18.851356+00:00

圖表布局指的是圖表的組成元素,如圖表的坐標軸、標題、網格線等。不同的布局元素有不同的作用。這就相當於人類的形象設計,時尚人士只選擇最有必要的服裝搭配,就能顯得高級。而不懂時尚的人,會戴上帽子、耳環、項鍊,穿上複雜的外衣,恨不能將所有東西都掛在身上,卻變得繁瑣俗氣。

圖表布局指的是圖表的組成元素,如圖表的坐標軸、標題、網格線等。

不同的布局元素有不同的作用。

這就相當於人類的形象設計,時尚人士只選擇最有必要的服裝搭配,就能顯得高級。

而不懂時尚的人,會戴上帽子、耳環、項鍊,穿上複雜的外衣,恨不能將所有東西都掛在身上,卻變得繁瑣俗氣。

許多粗糙圖表的錯誤都在於布局功能重複,或是布局元素太多,沒有選擇最有針對性的布局來表現圖表主題。

明白圖表不同布局的作用,是圖表製作專業化的必經之路。

今天的文章就會告訴大家,圖表的11項布局元素對圖表來說有什麼意義。


1 坐標軸

坐標軸指的是圖表的X軸和Y軸。

如左下圖所示,圖表內容表現了A、B兩分店的營業額大小對比。

因此需要X軸來確定月份,用Y軸來確定不同月份內哪一個店的營業額更大。

當圖表有坐標軸時,還需要考慮是否要添加坐標軸單位,如果沒有單位,可能會讓觀眾對數據的單位或是項目名稱產生疑問。

當圖表數據項目添加了數據標籤,此時觀眾就不再需要通過Y軸來確定數據大小,那麼可以考慮不用添加Y坐標軸,如右下圖所示。



2 軸標題

軸標題的作用是顯示X、Y軸分別代表什麼。

例如X軸代表時間,可添加名為「時間」的軸標題。很多時候,X軸通過項目名稱就可以輕鬆判斷出這是什麼數據,因此在不影響圖表解讀的前提下,X軸標題也可不添加。

對軸標題進行命名時,要注意單位的添加,如Y軸代表銷量,那麼標題應該為「銷量(件)」或「銷量/件」。

在特殊情況下,坐標軸標題必不可少。

典型的例子是雙坐標軸圖表,有兩根Y軸,此時如果不為Y軸添加軸標題,觀眾就很難理解哪根軸代表哪項數據,如下圖所示。




3 圖表標題

圖表標題說明這一張關於什麼數據的圖表,標題一定不能少。

當圖表只是為展示數據狀況時,可以擬定一個概括性標題,如「2018年3月,產品在各地的銷量」。

但是,如果圖表是為了展示一個結論、強調一個觀點,標題也必須與之對應。

如下圖所示,圖表的目的是強調銷量最多的三個地區,因此標題擬定隨之發生改變。




4 數據標籤

數據標籤可以顯示項目的具體數值和名稱。

添加數據標籤,可以讓觀眾在閱讀圖表時更好地區分數據項目、了解數據的具體數值。

如下圖所示,為餅圖中的各扇形添加了包含名稱和百分比數值的數據標籤。

這極大地方便了觀眾了解每一個扇形代表的是什麼數據。

注意在下圖中,添加了數據標籤後,就刪除了圖例。

因為觀眾不再需要對照圖例來了解各扇形區域代表的是什麼數據。


5 數據表

圖表與表格不同,表格顯示的是數據明細、具體值,而圖表顯示的是一個數據整體的形象。

如果需要讓圖表也顯示各項目的明細值,可以添加數據表。

數據表是圖表中的表格,其作用就是向觀眾精確展現各數據項大小。

在進行數據分析工作匯報時,為了讓圖表有「數」可依,讓觀眾在必要時能查看到具體數據,可以添加數據表。效果如下圖所示。


6 誤差線

誤差線顧名思義就是顯示誤差範圍的輔助線。

當數據分析存在一定誤差範圍時,需要添加誤差線來幫助觀眾準確理解圖表數據。

如下圖所示,該數據標題中標註了生長長度有10%的誤差,既然數據存在誤差,就應該將這10%的誤差用誤差線表現出來,才算是準確表現數據。


7 網格線

網格線分為垂直網格線和水平網格線。

其作用是引導觀眾視線,幫助觀眾找到數據項目對應的X軸和Y軸坐標,從而更準確地判斷數據大小。

圖表是否需要添加網格線,添加什麼網格線,取決於圖表所表現的數據項目如果離開了網格線能否準確地引領觀眾視線的走向。

如下圖所示,是散點圖,該散點圖目的在於向讀者傳達的城市房價和工資的對應關係。

因為點數較多,如果沒有網格線,觀眾可以將數據點混淆。因此在這張圖表中添加了網格線,將每一個數據點定位在「蜘蛛網」中。


8 圖例

圖例在圖表中的作用是告訴觀眾圖表中不同顏色、類型的數據系列分別代表了什麼數據。

說簡單點,就是為數據命名。

如下圖所示,圖表上方添加了圖例,告訴觀眾:藍色數據系列代表商品A,紅色數據系列代表商品B,黃色數據系列代表商品C。

如果圖表數據系列使用了數據標籤等方式清楚準確地說明了各數據項,則可以不用添加圖例。

此外,只有一種數據系列時也可以不用添加圖例。


9 線條

線條是圖表輔助線中的一種,目的在於輔助觀眾讀取數據項目對應的X軸坐標。

當數據項目較多的情況下,為了準確地表現數據,可以添加線條有效避免觀眾視線「跑偏」。

如下圖所示,趨勢線上的點較多,為讓觀眾找到趨勢點對應的日期號數,於是添加了垂直向下的線條。


10 趨勢線

趨勢線從字面意思來理解就是顯示數據趨勢的線。

例如在散點圖中,數據系列或者是數據點較多時,很難從密密麻麻的數據點中看出數據系列的發展規律、趨勢,這時添加趨勢線,可以幫助展示數據趨勢。

如下圖所示,為「奶茶」和「可樂」數據點添加了趨勢線,兩種商品的銷量趨勢便一目了然,觀眾可以方便地對比這兩種飲料的銷量趨勢。


11 漲/跌柱線

漲/跌柱線的作用是突出顯示雙變量之間的漲/跌量大小的。

如下圖所示,從圖表標題中就可以得知該圖表的目的是顯示A商品最高和高低售價的變化差值。因此,為了突出高價和低價之間的漲/跌值,便添加了漲/跌柱線。

兩條趨勢線中的藍色漲/跌柱線有效地強調了高價與低價的差值。

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